סקירה: Adobe Acrobat XI Pro מקדם את הרעיון משרד ללא נייר, אבל גם מדגיש מכשולים

ממשק ברירת המחדל של Acrobat XI Pro נראה הרבה יותר כמו שזה היה בגירסה הקודמת, אבל עכשיו אתה יכול ליצור ולשמור ערכות כלי מותאם אישית, לייצא אותם, ולהפיץ אותם ברחבי הארגון. ניתן להוריד ערכות כלי עבודה מותאמות אישית שאחרים יצרו גם כן.

בעוד הגרסה Pro, המכילה את כל תכונות התוכנית, זמינה עבור Mac ו- Windows, הגרסה הרגילה ללא תכונות מסוימות מסוימות זמינה עבור Windows בלבד.

אנא שלח eSign here

היכולת לחתום על מסמכים דיגיטליים אינה חדשה, אך כעת באפשרותך לבקש, לקבל ולנהל חתימות דיגיטליות באמצעות אתר האינטרנט של EccSign שנרכש לאחרונה של Adobe. צור את המסמך ב- Acrobat XI Pro, ולאחר מכן לחץ על הלחצן Sign (הירשם) ולאחר מכן על Send for Signature (חתימה). Acrobat XI Pro מעלים את המסמך ל- EchoSign.com ולאחר מכן מפנה אותך להשלמת העסקה שם.

John Hancock here, please: לאחר Acrobat XI Pro שולח את המסמך שלך ל- EchoSign, פשוט הזן את הנמען שלך, שם מסמך, הודעה, ולחץ על שלח.

באפשרותך לשלוח עד חמישה מסמכים בחודש באמצעות חשבון EchoSign בחינם, או שתוכל לבחור סוגי חשבונות שמאפשרים מספר גדול יותר של משתמשים ותכונות נוספות - לדוגמה, מיתוג חברות בכל הודעות האימייל שלך -העלות נע בין $ 15 לחודש ל -400 $ לחודש.

אם כבר נכנסת ל- EchoSign, פשוט הזן את כתובת הדוא"ל של הנמען שלך, בחר שתי אפשרויות (שלח אותו בחזרה אליך או שלח אותו בחזרה לפקס אתה), ולחץ על שלח. עכשיו המעקב, והשעון, מתחיל: האתר שולח את המסמך לנמען שלך ודוא"ל לך דיווח כי הוא נשלח, ולאחר מכן הוא שולח לך הודעת דוא"ל כאשר הנמען או חתימה או מסרב את המסמך. לנמענים אין צורך בחשבונות של EchoSign; הם פשוט צריכים ללחוץ על הקישור בדוא"ל שנשלח על ידי המערכת. אתה יכול לראות מתי נשלחו המסמכים ואת הזמן הממוצע שנדרש כדי לקבל אותם בחזרה.

הרבה שלטים על הקיר: EchoSign מראה לך לוח מחוונים של מסמכים שבו נמצאים בתהליך החתימה.

הדוא"ל כי המערכת Sends מכיל קישור כללי וקישור למשתמשי התקנים ניידים. לצערנו, הקישור לניידים לקח אותי לדף אינטרנט עם תמונה של המסמך שלי שנדחסה עד כדי כך שלא יכולתי לקרוא טקסט של גוף כלשהו, ​​גם בטלפון החכם המבוסס על Android או בטאבלט Google Nexus 7 של Android. הדף מכיל גם קישורים שאפשרו לי להוריד את מסמך PDF המקורי, ו- PDF היה קריא למדי בגרסה הניידת של Acrobat Reader, אך לא הצלחתי לחתום על המסמכים שלי; הייתי צריך לחזור לדף האינטרנט כדי לחתום על המסמך. אתה יכול לחתום דיגיטלית ולהעביר מסמכים ביישום הנייד EchoSign של Adobe, אבל זה זמין רק עבור iOS, לא אנדרואיד.

אתה עוזב עכשיו Acrobat: לאחר שאתה מעלה מסמך לחתימה על EchoSign, אתה מסיים עם Acrobat XI אתה צריך Acrobat XI Pro להשתמש EchoSign. באפשרותך לטעון מסמכים שנוצרו באמצעות Microsoft Word, גרסאות ישנות יותר של Acrobat או יישומים אחרים לאתר של EchoSign. השילוב של Acrobat XI Pro ו- EchoSign מוסיף נוחות מינימלית בלבד; אתה לא יכול לשלוח משהו לחתימה ישירות Acrobat XI Proחתימה על חיי: הקלד את שמך לתוך תיבת חתימה של EchoSign, והאתר ממיר אותו לתסריט די.

טופס קו כאן

כדי לשפר את יצירת הטפסים של Acrobat, Adobe נקטה גישה אחרת. Acrobat XI Pro מגיע יחד עם FormsCentral, יישום שולחן עבודה נפרד אשר אינטראקציה עם Adobe FormsCentral.com האתר. FormsCentral.com אינה חדשה, אלא השילוב שלה עם Acrobat XI Pro - או ליתר דיוק, האינטגרציה שלה עם היישום FormsCentral הוא. ל- Acrobat יש יכולות יצירת טפסים של כוכבים, אך הן היו רק עבור טפסים בתוך מסמכי PDF; עכשיו עם FormsCentral, אתה יכול ליצור טפסים מבוססי אינטרנט מתוחכמים, trackable.

אתה יכול ליצור טפסים בסגנון מיושן להישאר ב- Acrobat XI Pro אבל Adobe מוביל אותך לכיוון FormsCentral. אתה יכול לבחור בין 50 תבניות מעוצב מראש, או שאתה יכול לבנות אחד מתוכן קיים או מאפס. ניתן להתאים אישית כל אחת מהתבניות הללו, וכמובן לשמור אותן כפריטים משלך לשימוש עתידי, וכאשר תסיים, תוכל לפרסם אותה כקובץ PDF או כטופס מבוסס אינטרנט.

נוצר באופן מלא: פורמט של FormsCentral הוא קל לשימוש ויוצר טופסי PDF או אינטרנט.

גרסאות קודמות של Acrobat אפשרו לך ליצור טפסים שיפעלו עם Acrobat.com כדי לאסוף ולדווח תשובות טופס, אבל הטפסים יכולים להיות רק קובצי PDF. באמצעות טופס אינטרנט, תוכל לקשר לטופס שלך ב- FormsCentral.com, או שתוכל להטביע אותו בדף האינטרנט שלך או בדף בפייסבוק. ניתן לחבר חשבון PayPal כך שתקבל גם תשלומים.

אבל החלק המעניין ביותר של FormsCentral הוא הנתונים שאתה מקבל בחזרה. ניתן למיין ולסנן את תוצאות ההגשה, להוסיף פונקציות בסיסיות של Excel (כגון Sum, Average, Count, Min ו- Max), ולראות דוח סיכום מהיר מלא עם תרשימי עמודות. ניתן לייצא נתוני הגשות בפורמט Excel או.csv, כך שתוכל לייבא אותו לתוכנית CRM או יישום אחר. באפשרותך לבצע שדות נדרשים, כפי שציפיתי, ולדרוש ששדות קלט הם טקסט, מספרים, מטבעות, אחוזים, תאריכים או כתובות אימייל, אך אם לא תשתמש בתפריטים נפתחים, לא תוכל לאלץ עיצוב (כגון מקפים במקום סוגריים במספרי טלפון), כלומר, ייתכן שיהיה עליך לבצע כמה ניקוי נתונים לפני ייבואו למסד נתונים.

התוצאות הן ב: FormsCentral נותן לך תוצאות מיידיות של הגשות טפסים.

ישנן דרכים אחרות לייצר ולנהל טפסים מבוססי אינטרנט, אבל רוב אם לא כל לבוא במחיר. חלק מהאתרים של מערכת ניהול תוכן האתר מציעים את זה, וכמה שירותי אינטרנט - לדוגמה, Jotform- להציע את זה, יותר מדי. FormsCentral עולה 15 דולר לחודש עבור שירות בסיסי, הכולל 5 טפסים לחודש ומספר מרבי של 500 תגובות, או 144 דולר לשנה עבור שירות פלוס, המאפשר מספר בלתי מוגבל של טפסים ומספר מרבי של 5000 תגובות לכל טופס. כמו עם EchoSign, אתה לא צריך Acrobat XI Pro להשתמש FormsCentral. לעניין זה, אינך זקוק גם ליישום FormsCentral, מכיוון שאתר האינטרנט של FormsCentral נראה ופועל בדיוק כמו האפליקציה.

עריכת מסמכי PDF

אני מודה שלעתים קרובות אני משתמש ביכולות עריכה ראשונית של Acrobat כדי לשנות PDF במקום לחפור את המסמך המקורי נהגתי ליצור אותו. אבל Acrobat XI Pro מאפשר יכולת עריכה רבה יותר, כך שלא תצטרכו לחזור למסמכים המקוריים האלה, אפילו לעריכה משמעותית.

הסיוט הגרוע ביותר של מנהל הקריאייטיב: עכשיו אתם יכולים לקוף עם טקסט או תמונות של מסמך PDF ללא צורך לחפור את המסמך המקורי.

בנוסף לעריכת טקסט בשורה, כפי שאתה יכול קודם, עכשיו, אתה יכול להוסיף, להעביר ולשנות את גודל גושי טקסט ותמונות, ואתה יכול לשנות את תכונות גופנים. ל- Acrobat XI Pro אין את כל התאמות הטקסט המדויקות של InDesign, אך יש לה מרווח קו אנכי ואופקי וריווח תווים בסיסי. באפשרותך למצוא ולהחליף טקסט (אך היישום לא יאפשר לך להחליף את כל המופעים בבת אחת, עליך ללחוץ על החלף לעתים קרובות ככל הנדרש).

במסמכים שיצרתי מ- Word, פסקאות נשארו יחד, אך במסמך נוצר עם Adobe InDesign, רבים של השורות של המסמך נראו כמו אלמנטים נפרדים Acrobat XI Pro, אז כדי לסדר מחדש את הדף, הייתי צריך להעביר את גודל כל שורה. יתר על כן, אם מעבירים תמונה או בלוק טקסט למקום שבו נמצא רכיב אחר, האלמנט לא יזוז; הם יחפיפו. ל- Acrobat XI Pro יש פקודת 'סדר' כדי להעביר אלמנטים קדימה או לשלוח אותם אחורה, אך אין לה יכולות גלישה, לכן עליך לשנות את גודל הטקסט או להעביר אותו כך שלא יסתיר את התמונה. Acrobat XI Pro אינו מספק יכולות מעקב עבור תכונות העריכה החדשותאשף פעולה חדש מסייע לך ליצור קבוצות הגדרות סטנדרטיות. ניתן להשתמש בהגדרות אלה עבור הגדרות שונות רבות ב- Acrobat, כולל אבטחה; לשמור את הפעולה על סרגל הכלים בצד ימין של Acrobat XI Pro, ולאחר מכן בכל פעם שאתה לוחץ על כפתור, היישום צעדים לך את ההגדרות הנדרשות. באפשרותך לייצא את הפעולות ולהפיץ אותן בכל רחבי הארגון.

ראה מה אתה PDF: תיבת הדו-שיח 'שילוב קבצים' של Acrobat XI מציגה תמונות ממוזערות של המסמכים שלך ומאפשרת להשמיט דפים בתוך מסמך.

מיזוג של Acrobat XI Pro גם יכולות משופרות. עכשיו, לא רק אתה יכול לראות תצוגה מקדימה של רוב המסמכים, אתה יכול לסדר אותם מחדש בתצוגה סמל להרחבה, לראות איך כל דף של כל מסמך נראה, ואתה יכול לקבוע אילו דפים של מסמך כלולים בקובץ המיוצא הסופי. ניתן גם לשנות את מסמכי PDF למצגות Microsoft PowerPoint הניתנות לעריכה.

שורה תחתונה

יחד, Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign ו- FormsCentral יש יכולות מרשימות, אך הקישורים עבור EchoSign ו- FormsCentral הם רק קישורים; כי היא מידת האינטגרציה שלהם לתוך Acrobat XI Pro. הם רכיבים נפרדים עם אינטגרציה מינימלית, ואני חושד כי צורך להתמודד עם שלושה מרכיבים שונים יהפכו את הרעיון למשרד ללא נייר נראה טוב רק על נייר …