חתימות אלקטרוניות: המדריך המלא לחתימת נייר ללא נייר

התוכניות הטובות ביותר שלך הניח של נייר ללא צורך לבוא לחריקת עצירה כאשר אתה צריך לקבל חתימה של מישהו על מסמך. תהליך זה כרוך בדרך כלל בהדפסת המסמך, בחתימה עליו בעצמך, שליחתו בפקס אל הצד השני, והמתנה לדפוס, לחתום ולשלוח אותו בפקס - במקום שבו הוא הודפס בפעם השלישית והושלח בארון לעד. > זה משטר מיושן. זה עבודה עסוקה. אבל יש

הוא דרך טובה יותר. תוכניות החתימה האלקטרונית הפכו לעסק גדול. למעשה, ענף החתימה האלקטרוני נמצא על המסלול לצמוח של 5 מיליארד דולר עד סוף העשור, על פי חברת DocuSign CMO Dustin Grosse. כלים לחתימה על דואר אלקטרוני מייצגים תגובה עתירת ידע וחשיבות רבה לחוסר היעילות הרב של התמודדות עם חתימות פיזיות. [

[קריאה נוספת: כיצד להסיר תוכנות זדוניות ממחשב Windows שלך]

כאשר מערכות משתנות מספק לספק, הרעיון הכללי מאחוריהם הוא אותו הדבר. עליך להעלות מסמך - Word, PDF או אפילו קובץ תמונה - לשירות מקוון, ולאחר מכן לתייג אותו עם הערות מיוחדות שבהן חתימות בסופו של דבר צריך ללכת. השירות שולח קובץ מסומן זה לנמענים שציינתם, ולאחר מכן "לחתום" עליו עם כמה לחיצות, או עם גופנים מלאי גס או עם שרטוט הם לצייר באמצעות העכבר שלהם (או אצבע, באמצעות טאבלט) על לטוס. בסיום, הקובץ החתום נשלח בחזרה אליך, המשימה הושלמה.

משתמשים חותמים על חוזים אלקטרוניים בהמוניהם. EchoSign אומר שזה עכשיו עיבוד 1.5 מיליון מסמכים בחודש, ומספר זה עולה.

האם זה באמת חוקי?

זה בטוח נשמע מהיר ונוח - וזה מכה את לעזאזל מתוך להתמודד עם דואר רשום, אבל הם חתומים על חוזה אלקטרוני חוקי? האם הם יחזיקו מעמד בבית המשפט בדיוק כמו נייר נייר מוכתם דיו? על פי רוב, אם אתה יוצר מסמכים דיגיטליים כדי להיות חתום, או צרכן החתימה אותם עם העכבר לחץ, התשובה היא כן סופי.

ההגדרה EchoSign יכול להקליט את החתימה בפועל עם העכבר או חרט.

ממשלת ארצות הברית למעשה נקטה את הצעד הגדול ביותר של פתרון בעיות משפטיות של חתימות דואר בחזרה בשנת 2000 עם חוק ESIGN, אשר נתן חתימות אלקטרוניות באותו משקל משפטי כמו בכתב יד אלה. חוק המדינה, על פי רוב, יש בעקבותיו תביעה להכיר בתוקף שלהם.

כמו עורך דין לואיזיאנה אנדרו לגראנד מציין, באותה מדינה "על מנת להוות חתימה אלקטרונית, את הסימן האלקטרוני חייב להיות 1) שנעשו על ידי אדם עם 2) הכוונה לחתום על התקליט, זה לא שונה בהרבה מחתימה בכתב יד, זה בעצם לא הסימן האמיתי אלא המשמעות מאחורי הסימן החשוב. "

האם חתימות דואר טובות מספיק לכל דבר? כִּמעַט. לגראן אומר, "המסמכים היחידים שאני שומרת עליהם הם צוואות ושטרי חוב, אלה שני המסמכים היחידים שהייתי מודאג מהם רק בהעתקים דיגיטליים, הם פשוט חשובים מדי".

עד כמה ברצינות לקחת חתימות אלקטרוניות? אומר לגראנד, "חשוב להכיר בכך ששופטים פדרליים משתמשים בחתימות דיגיטליות על כל פקודותיהם, וכפי שאתם מודעים או לא מודעים לכך, בתי משפט אלה הם חסרי נייר.כאשר שופט 'מסמן' צו, הם משתמשים בתוכנת PDF כדי להציב אלקטרונית חותמת החתימה על ההזמנה.האם בתי המשפט הפדראליים ישתמשו בחתימות אלקטרוניות אם הם חשבו שהם נושאים פחות משקל מאשר חתימה בכתב יד? "

אכן, רוב בתי המשפט תמכו בכך בפסיקות שהחתימות האלקטרוניות הן בדיוק כמו אבל מה זה החתימה?

הגדרת DocuSign.

מלבד כמה מסמכים משפטיים מרכזיים - אם אתה סיים את prenup שלך אתה בטח רוצה לעשות את זה על הנייר, רוב חוזים ניתן לטפל בבטחה באמצעות אמצעים אלקטרוניים. היוצא מן הכלל הוא דבר הדורש נוטריוןאכן, חתימה היא לא רק סימן שאומר שאתה מסכים לתנאי חוזה או עסקה פיננסית. זה גם משמש כדי לאמת את הזהות שלך, זה למה אתה צריך לחתום על קבלות כרטיס אשראי, אחרי הכל. אבל בהרבה מקרים אלה, הזהות היא לא ממש גדולה של עסקה. במקרים בהם מדובר בעסקאות פיננסיות מרכזיות, בפעולות עסקיות או בתיקים משפטיים - נוטריון נדרש כדי לוודא שאתה, האדם החותם על המסמך, הוא למעשה מי שאתה טוען שהוא.

זו בעיה עם חתימה אלקטרונית. נכון להיום, שירותי חתימה אלקטרונית לא לבוא עם חלופה מצוינת נוטריון, אשר נשאר ארכאי זמן רב נסיגה כי צפוי להיות איתנו במשך עשרות שנים. לעת עתה, בעסקאות רבות בדולרים, חתימות אלקטרוניות מקיימות כיום קשרים פיזיים - ובמקרים מסוימים תמצא שתצטרך לחתום על מסמך בשני הכיוונים. נסה לקבל משכנתא חדשה ותראה מה אני מתכוון.

אפשרויות החתימה האלקטרונית

DocuSign מאפשר לך לבחור איזו חתימה להשתמש.

חתימות אלקטרוניות נמצאות בבית בכל סוגי המסמכים העסקיים. החל מחוזי שירות פשוטים ועד עסקאות נדל"ן מורכבות, מסמכים חתומים אלקטרונית נהפכים כעת לנוהל תפעולי.

Cheronn Collins, המפעילה חברת השכרת תמונות בוושינגטון, אומרת כי היא השתמשה בהסכמים אלקטרוניים לסגירת 30 פלוס השכרות תַאֲרִיך. "עד כה", היא אומרת, "לא קיבלתי שום משוב שלילי מהלקוחות שלי". אם יש לך מסמך שדורש חתימה, אין צורך לקבץ אותו ביחד בעצמך. בעוד שאתה מבחינה טכנית יכול לשלוח מישהו קובץ PDF או Word ולבקש מהם להוסיף את זה עם חתימה עם העכבר, זה עשוי להיות חוקי, אבל זה דרך clunky לעשות את העבודה.

מגוון רחב של שירותים מבוססי ענן יש popped למעלה כדי לעזור לך לנצל את עליית דואר חתימה, מה שהופך את התהליך כולו פשוט הוספת תכונות נוספות שהופכות את ניהול החוזה קל יותר, באופן מקוון לחלוטין. שירותים רבים אפילו מציעים יישומים ניידים המאפשרים לנמענים לחתום דרך האצבעות על הטלפון החכם או הטאבלט שלהם (במיוחד שימושי עבור עסקאות פנים אל פנים). התמחור עשוי להיראות כאילו הוא בכל מקום, אבל רוב השירותים הללו מציעים 20 $ לכל משתמש לכל חודש התוכנית נועדה לכסות עסקים קטנים. ניסיון בסיסי, חמישה מסמכים בחודש, כדי לקבל משתמש יחיד, הוא גם הנורמה.

הנה השחקנים המרכזיים בחתימה אלקטרונית, וכאן הם פועלים.

DocuSign

Docusign

ספק שירות מרכזי לענף הנדל"ן, GoogleSign הנתמך על ידי Google הוא שירות פשוט ומלא תכונות שכל עסק צריך למצוא פשוט. העלה קבצים ל- DocuSign (DocuSign מעביר את הקבצים שלך ל"מעטפות "שאתה יכול לשלוח כקבוצה), ולאחר מכן גרור ושחרר תיבות חתימה על המסמכים שבהם אתה רוצה את החתימות. לאחר מכן, DocuSign שולח את המסמכים לנמענים שציינת. ניתן גם להגדיר תזכורות כי לדחוק את הנמענים שלך e eign, ולהגדיר מסמכים לפוג אם הם לא נחתמו במועד. לוח מחוונים מאפשר לך לעקוב אחר כל החוזים הממשיים והשלמים שלך. iOS ו- Windows 8 גרסאות Tablet זמינים.

EchoSign

אפשרויות חתימה ב EchoSign

שנרכשה על ידי Adobe בשנת 2011, EchoSign נראה ופועל הרבה כמו DocuSign, והוא דומה לה במובנים רבים. אתה מעלה מסמכים, קובע מיקומי חתימה (או רק לציין חתימה אחת בסוף), ולשלוח חוזים באמצעות דוא"ל. לוח מחוונים פשוט מאפשר לך לעקוב אחר הסטטוס של כל החוזים היוצאים והנכנסים.

כמה תכונות מעניינות ב- EchoSign כוללות את היכולת לשלב חתימות בפקס עבור נמענים המעדיפים לחתום ביד, ושכבת אימות נוספת המאפשרת לך לדרוש מהנמען להזין סיסמה שתספק או פרטים אישיים אחרים, כגון ארבע הספרות האחרונות של מספר תעודת הזהות החברתית שלהם. באופן טבעי, אינטגרציה עם מוצרים שונים של Adobe עושה את זה אופציה appealing עבור PDF-centric חנויות. iOS ו- Windows 8 גרסאות Tablet זמינים. תוכניות נע בין שירות חינם (בסיסי מאוד) ל $ 399 לחודשSertifi

זה שירות קצת יותר פשוט לא יפה, אבל Sertifi יש את רוב התכונות הבסיסיות שאתה צריך במערכת דואר חתימה אם שני השחקנים העיקריים לעיל אינם לטעמך. ניתן לחתום על מסמכים בצורה אלקטרונית מלאה, או להדפיס, לחתום ולשלוח בפקס. לא תמצאו כאן לוחות מחוונים מהודרים, אבל עדיין ניתן לעקוב אחר קבצים באמצעות Sertifi והם מאוחסנים בארכיון באתר. התוכניות נעות בין שירות חינם מאוד (בסיסי מאוד) ל $ 199 לחודש.

RightSignature

בולט כאלטרנטיבה זולה יותר לאמור לעיל ($ 14 לחודש מקבל לך לשלוח ללא הגבלה עבור משתמש יחיד במקום 20 $ הרגילים), RightSignature יש את כל התכונות של עמיתים יקרים יותר שלה, ומאפשרות לך להגדיר מיקומי השדה עבור חתימות, ראשי תיבות, ותאריכים על חוזים מורכבים ולציין כאשר חוזים לפוג - אם כי כל החתימות צריך להיות מצויר ביד במקום הקלדת.

RightSignature כולל גם בונה טופס מקוון, המאפשר לנמענים למלא מידע מפורט יותר על החוזה (מספר טלפון, כתובת וכדומה), אם אתה מעוניין להשתמש בשירות החתימה האלקטרוני שלך כדי ליצור מספר רב של מסמכי Boilerplate הדרושים לחתימות, כגון הסכמי חברות עבור חדר כושר או ויתור על נזק שכירות. לוח המחוונים כלול. קיימת גרסת iOS. תוכניות נע בין שירות חינם (בסיסי מאוד) ל $ 49 לחודש (שירות ללא הגבלה עבור 10 שולחים)