Realizing Paperless Office Experience with LTI's e-Office Solutions
תוכן עניינים:
- עומס מסמכים
- הדבר הראשון שאנחנו צריכים לעשות היה לחסל את ההסתמכות של החברה על ארונות קבצים ונייר. כדי לספרת את כל הניירת, התקינו קודאק פעמיים צדדית הזנת סורקים. כל אנשי החיוב עכשיו יש סורקים משלהם על השולחנות שלהם, ושני סורקים קודאק i1220 גדול יותר נמצאים כעת במיקום מרכזי לשימוש נפוץ. לעובדים מרוחקים יהיו גם סורקים קטנים יותר, ויסרקו ישירות לשרת מרחוק.
- EMS הלאומי גם יחזרו בערך 80 שעות עבודה בשבוע, שכן העובדים לא יהיה עוד צורך באופן ידני קובץ לאחזר מסמכים נייר. בינתיים, תכונות מעקב אלקטרוני ב- CNG ישפרו את אחריות העובדים. כל מסמך נייר שיש להם כעת ניתן לסרוק ו לגרוס. במהלך השנים הקרובות, החברה תוכל בהדרגה לשנות את שטח המחסן שלה כמו הארכיונים הקיימים להגיע לתקופת האחסון הנדרשת של שבע שנים.
- לקבלת פתרונות טכנולוגיים נוספים בעולם עבור עסקים קטנים ובינוניים - כולל שירותי ענן, וירטואליזציה ושינויים מלאים ברשת - עיין ב- PC World's Tech Audit.
כאשר המגיבים הראשונים ב- Georgia- מבוסס EMS הלאומי ללכת לעבודה, הם מצילים חיים. הם גם מייצרים הר של ניירת, אשר כולם חייבים להיות מנוהלים במדויק ומאוחסנים היטב במשך שבע שנים לפחות. האחסון של כל המסמכים הללו היה משימה מונומנטלית, המחייבת את החברה להשתמש במרחב מחסן גדול כדי לאחסן את כל זה. ואת שעות העבודה מבוזבז לאחסן ולנהל את כל זה, ואחזור מסמכים לפי הצורך, היה מכריע צוות 12 אנשים במשרד.
כדי לקבל את כל הניירת תחת שליטה, לאומי EMS בשם מחשבים פותר בעיות NRD. הערכנו את התשתית הקיימת של החברה והגענו לפתרון שמפשט את התהליך של ניהול כל התיעוד, תוך עמידה בדרישות המחמירות של חוק הפרטיות והניידות של ביטוח הבריאות ותקנות ממשלתיות אחרות.
עומס מסמכים
עד שהם התקשרו אותנו, EMS הלאומי היה עובד מתוך תיבות קבצים וארונות קבצים גדולים. חדר תיקים עם שישה ארונות קבצים אנכיים שימש לאחסון קבצים, וכל כמה חודשים היו אלה ארונות מתמלאים. בשלב זה, הקבצים יועברו לאחסון ארוך טווח במחסן, שם הם יושבים במשך שבע שנים. בינתיים, החברה שוכרת שליחים כדי לאחזר מסמכים ולשלוח אותם בין המשרד לבין המחסן. [
כמו כן, מאז החברה עובדת עם Medicare ו Medicaid, הם צריך לעשות עותקים מרובים של מסמכים לשימוש במספר קבצים. כמה עשרות פעמים ביום, העובדים צריכים למשוך קבצים קיימים מן האחסון, וזה לוקח בערך 15 דקות לקום, ללכת לחדר הקבצים, למצוא את הקובץ, למשוך אותו, ולחזור לשולחן שלהם. אנו מחשבים כי הם היו מבזבזים את המקבילה של שני עובדים במשרה מלאה מושך קבצים כל יום.
הגענו עם תוכנית לעצור את כל הנייר דשדוש לפשט את זרימת העבודה של החברה, לקצץ בעלויות העבודה, ולשפר את היעילות. > ניהול מסמכים חכם יותר
הדבר הראשון שאנחנו צריכים לעשות היה לחסל את ההסתמכות של החברה על ארונות קבצים ונייר. כדי לספרת את כל הניירת, התקינו קודאק פעמיים צדדית הזנת סורקים. כל אנשי החיוב עכשיו יש סורקים משלהם על השולחנות שלהם, ושני סורקים קודאק i1220 גדול יותר נמצאים כעת במיקום מרכזי לשימוש נפוץ. לעובדים מרוחקים יהיו גם סורקים קטנים יותר, ויסרקו ישירות לשרת מרחוק.
לקבינט NG יש גם את היכולת למשוך מידע מהמערכת הקיימת, לכן המלצנו על אפשרויות הסינכרון והרטריבר לשלב לתוכניות ולתשתיות הקיימות. בדרך זו הם יוכלו למשוך את הקבצים שהם צריכים עבור לקוח מסוים, כי הם משכו את התוכנה החיוב שלהם מבלי לחפש את זה הלקוח ב- CNG. Synchronizer מאפשר גם יבוא חד פעמי או סינכרון מתמשך של מסד נתונים קיים, כמו זה של תוכנת החיוב שלהם. הרטריבר מאפשר להם לקשר את הקבינט NG לתוכניות הקיימות שלהם או ליישומי אינטרנט, כך שכאשר הם מושכים לקוח בתוכנית רטריבר זה מושך את המסמכים CNG. זהו יתרון עצום משום שהוא איפשר להם לשלב את ניהול המסמכים בתוכניות הקיימות שלהם מבלי לשדרג או להחליף אותם.אנחנו גם recommending כי הם לנצל את זרימת העבודה של פונקציות CNG כדי להפוך חלק משימות נפוצות יותר שלהם. עם זאת הם להעביר נייר ברחבי המשרד עכשיו ניתן לעשות זאת באופן אלקטרוני. זרימת העבודה החדשה מאפשרת להם לבצע משימות חשובות במהירות, כגון ניתוב כל גליונות הזמן למנהל יחיד לאישור והעברת תיקיות שלמות למישהו ספציפי לבדיקה. תוכניות עבודה עתידיות כולל אוטומציה של יצירת המסמך שלהם ניתוב אותם באופן אוטומטי לאדם צריך לאשר אותם או לערוך אותם הבא. נוכל ליצור התראות ותנאים עבור כל מסמך שהם זקוקים לו.
כדי לשמור על עלויות הרישוי בשליטה, המלצנו על רישיונות NG 20-seat עם שילוב של משתמשים רשומים ורשיון משתמש בו זמנית. בדרך זו ניתן להקצות את הרישיון בו זמנית למספר משתמשים, כגון אלה שעובדים במשמרות שונות.
The Payoff
היתרון הברור ביותר של הפתרון שלנו הוא ש- EMS הלאומי יוכל לחסל את כל הנייר עלויות הקשורות לאחסון זה. תאימות עם תקנות HIPAA ותקנות אחרות תהיה קלה יותר לתחזוקה, וקלה יותר למעקב. על ידי הפחתת כמות הנייר שהם מייצרים, כולל להיפטר מכונות העתקה בנפח גבוה הם השתמשו כדי ליצור עותקים מרובים עבור כל קובץ, החברה תחסוך כ 6,000 $ בשנה.
EMS הלאומי גם יחזרו בערך 80 שעות עבודה בשבוע, שכן העובדים לא יהיה עוד צורך באופן ידני קובץ לאחזר מסמכים נייר. בינתיים, תכונות מעקב אלקטרוני ב- CNG ישפרו את אחריות העובדים. כל מסמך נייר שיש להם כעת ניתן לסרוק ו לגרוס. במהלך השנים הקרובות, החברה תוכל בהדרגה לשנות את שטח המחסן שלה כמו הארכיונים הקיימים להגיע לתקופת האחסון הנדרשת של שבע שנים.
פגוש את המקצוענים
דאג סמית 'הוא הבעלים והבעלים של פותר בעיות המחשב NRD, חברת IT של קובינגטון, ג'ורג'יה, עם יותר מ -50 שנות ניסיון IT משולב בצוות. יחד, הקבוצה מחזיקה יותר מ -50 אישורים סטנדרטיים בתעשייה, כולל MCSEs מרובים. צור קשר בטלפון 404-477-1302 או באמצעות אתר האינטרנט שלהם.
לקבלת פתרונות טכנולוגיים נוספים בעולם עבור עסקים קטנים ובינוניים - כולל שירותי ענן, וירטואליזציה ושינויים מלאים ברשת - עיין ב- PC World's Tech Audit.
PC World Tech Tech, שלח דואר לכתובת [email protected]. אנחנו תמיד מחפשים מקצוענים מוכשרים יותר. Tech Audit נכתב והופק בשיתוף עם אנשי IT בתחום. כל ההמלצות והדעות המובאות מייצגות את שיקול דעתם העצמאי של המחברים ואינן משקפות בהכרח את אלו של
PC World או צוות המערכת שלה.
Salesforce.com הודיעה היום על תוכנית ביתא עבור שירות ענן שלה המשלבת טוויטר. ענן השירות הוא תוכנית לעסקים אשר מנצל את בסיסי ידע מקוונים, קהילות, רשתות חברתיות, ועכשיו לצפצף לספק שירות לקוחות ועזרה. עכשיו, השירות ענן יהיה לסרוק את Tweetosphere עבור tweets החלים על עסק מסוים. נציגי שירות הלקוחות יכולים אז להתערב בשיחה של Twitter כדי לספק עזרה מיידית.
לדוגמה, חברת תוכנה המשתמשת ב- Salesforce.com עשויה להתקל בשיחת Twitter שבה סטיב מתלונן בפני חברו על באג מסוים בתוכנית מחשב הוא משמש בשנה האחרונה. עם טוויטר וענן השירות, חברת התוכנה יכולה לשלוח מיד לסטיב פתק על איך לפתור את הבעיה שלו או מתי לצפות לתקן.
נציגים אדוארד מארקי, דמוקרט מסצ 'וסטס, אנה אשו, דמוקרטית בקליפורניה, הציג את חופש שימור אינטרנט חוק ביום שישי. הצעת החוק אומרת שחובה על כל ספקי שירותי האינטרנט "לא לחסום, להתערב, להפלות, לפגוע או לפגוע ביכולתו של כל אדם להשתמש בשירות גישה לאינטרנט כדי לגשת, להשתמש, לשלוח, לפרסם, לקבל או להציע כל תוכן חוקי, יישום או שירות באמצעות האינטרנט. "בנוסף, החקיקה תאסור על ספקי פס רחב לחייב ספקי תוכן אינטרנט, שירות או יישום כדי לאפשר את המוצרים שלהם, מעבר לחיובים הרגילים של משתמשי הקצה עבור שירות
USTelecom, קבוצה המסחר המייצג ספקי פס רחב, קרא את חקיקה "מאכזבת". "ספקי שירותי הפס הרחב של המדינה מחויבים לאינטרנט פתוח וחופשי", אמר וולטר מקורמיק ג'וניור, נשיא ומנכ"ל USTelecom. "למרות שאנו עדיין בודקים את השפה, ברור כי חקיקה זו לא תשמור על חופש האינטרנט, אלא תוביל לרשת אינטרנט המנוהלת על ידי הממשלה, ותיצור אי ודאות רחבה ותערער את ההשקעה שמייצרת כיום מקומות עבודה, , והורדת מחירים עבור הצרכנים ".
חתימות אלקטרוניות: המדריך המלא לחתימת נייר ללא נייר
מסמכי Click-to-sign הם פשוטים כמו גירסאות עט ונייר . הנה איך ליישם חתימות דואר בעסק הקטן שלך.