כיצד לבצע גיבוי וסנכרון של מסמכי zoho

כשמדובר בבחירה בין Google Docs, Zoho Docs (Writer) או MS Word Online, והדאגה העיקרית ביותר שעולה בראש היא הזמינות החוצה פלטפורמות. כל מה שאתה צריך זה חיבור אינטרנט הגון, ואתה יכול להמשיך בעבודה שלך כמעט מכל מקום. ותכונת שיתוף הפעולה היא הדובדבן שבמעלה.

תרגיש תחושת ביטחון נוספת אם אתה יודע שיש לך עותק גיבוי שאפשר לחזור עליו, אם בנסיבות בלתי צפויות אינך מצליח לגשת לקבצים הראשיים. מצב עצוב, אך כידוע לכולנו, זה קורה לטובתנו.

כיום, נטילת גיבוי בענן של הקבצים הלא מקוונים נחשבת כמעט לנורמה. ומיותר לציין שהדרך השנייה נכונה גם. אחרי הכל, לא תרצה לאבד את הנתונים היקרים שלך.

למרבה המזל, Zoho Docs מאפשרת לך לסנכרן את הקבצים שלך מול שירותים כמו Dropbox או מאפשרת לך לשמור את קובץ ה- Writer בחשבון Google Drive שלך.

בואו נראה איך זה מתקדם.

גם בהדרכת טק

10 טיפים לשימוש במחברת Zoho כמו מקצוען

מסנכרן עם Dropbox

Zoho Docs מאפשרת לך גם להגדיר את חשבון ה- Dropbox שלך. התפיסה היחידה היא שמדובר בסנכרון דו כיווני, כלומר כל הקבצים שלך בחשבון Dropbox שלך יסונכרנו עם Zoho ולהפך.

כדי להגדיר את תצורת חשבון ה- Dropbox שלך, בצע את הצעדים שלהלן.

שלב 1: פתח את Zoho Docs ולחץ על סמל Dropbox בפינה השמאלית העליונה. לחץ על הגדר את חשבון Dropbox שלך.

כעת, תנותב לדף כניסה חדש. כל שעליך לעשות הוא להזין את פרטי חשבון Dropbox שלך ולהיכנס.

שלב 2: לאחר אימות החשבון, תראה את שם המשתמש שלך ב- Dropbox. לחץ עליו, ותופנה לדף התצורה של הסנכרון.

מבני התיקיות של Dropbox וגם של Zoho Docs יוצגו, וכל שעליך לעשות הוא לבחור את התיקיה המתאימה למשימה שלך. לאחר שתסיים, לחץ על כפתור סינכרון התיקיות וזהו. הסנכרון יתחיל מייד.

אתה יכול אפילו לבחור את תזמוני הסנכרון. בהתאם לעדיפות שלך, אתה יכול לבחור סנכרון באופן רציף. אבל, אני אומר, לכו עם אפשרות הסינכרון פעם אחת שכן היא דואגת לרוב הדברים.

הידעת: בנייר Dropbox יש עדר קיצורי מקשים לעיצוב טקסט.

דברים שכדאי לזכור

Zoho Docs מאפשר רק לסנכרן תיקיית Dropbox אחת. לעת עתה שמרתי על תיקיית ה- Dropbox שלי ריקה מאחר ואני לא רוצה את הקבצים האלה ב- Zoho. בנוסף, Zoho אינה מאפשרת סינכרון של תיקיות משנה וקבצים בתוך תיקיות אלה.

כמו כן, אם תמחק קובץ באחד מהשירותים, יהיה עליך להסיר את הקבצים בשני ידנית. הסיבה לכך היא שלזוהו דוקס אין סנכרון למחיקת קבצים, כרגע הכתיבה.

מסתנכרן עם Google Drive

Zoho Docs לא מאפשר לך לסנכרן תיקיות או מסמכים לכונן Google, מבחינה טכנית. במקום זאת, אתה יכול לשמור קובץ ישירות בכונן Google. אתה יכול להשתמש בתהליך זה כדי לשמור קבצים גם בתיקיית Dropbox שלך.

לאחר שתסיים את עבודתך על המסמך (ואת כל התגובות שהופנו אליו), לחץ על קובץ> שמור בכוננים אחרים ובחר גוגל דרייב מהרשימה.

באופן טבעי, יהיה עליכם להיכנס ולספק את ההרשאות הרלוונטיות. לאחר שתסיים, אתה אמור לראות את כל התיקיות שלך ב- Google Drive מוצגות בצורה מסודרת בתוך החלון הקטן.

כעת תוכלו לבחור או ליצור תיקיה חדשה לשמירת הקובץ. פשוט לחץ על לחצן 'הוסף לתיקיה זו', והמסמך שלך יעלה מייד.

הדבר הטוב בתהליך זה הוא שתוכלו לבחור את פורמט הקובץ. מ- PDF ל- DOCX או ODT, אתה חופשי לבחור מרשימת אפשרויות הגונה. אתה יכול גם להוסיף יותר מחשבון Google Drive אחד. כמו כן, אם אתה מישהו שקצת פרנואיד בנושאי פרטיות ואבטחה, אתה יכול אפילו להסיר את החשבון ברגע שתסיים את עבודתך.

עבור שניהם, לחץ על האפשרויות> הסר בחלון שמור בכוננים אחרים.

למרבה הצער, אותה תכונה אינה מופעלת עבור מצגת Zoho או גיליון אלקטרוני של Zoho.

גם בהדרכת טק

#גוגל דרייב

לחץ כאן כדי לראות את דף המאמרים של Google Drive

מה לגבי גיבוי לא מקוון

למרות ש Zoho Docs לא מספק דרך מקורית לגיבוי קבצים למחשב האישי שלך, יש מעט דרכים לעקיפת הבעיה. באמצעות זה אתה יכול להשיג תוצאות דומות כמעט. אמרתי דומה ולא מדויק.

אם אתה משתמש קבוע ב- Zoho Docs, עליך לדעת כעת שהוא מאפשר להוריד קבצים למחשב האישי שלך. הדבר הטוב הוא שזוהו דוקס מספק אפשרויות רבות לבחירתך. לכן, בין אם ברצונכם לשמור את הקובץ כקובץ PDF או כקובץ טקסט רגיל, הבחירה היא שלכם.

לשם כך, פתח את הקובץ, לחץ על הורד בשם ובחר אחת מהאפשרויות. אתה יכול גם לבחור להגן על הקבצים שלך באמצעות סיסמה למקרה שאתה משתמש במחשב משותף.

טיפ מקצוען: סופר Zoho מציע מצב כתיבה נטול הסחה הנקרא מיקוד הקלדה. כדי לגשת אליו, לחץ על כלים> אפשרויות פריסה והחל על המתג עבור הקלדת מיקוד.

גם בהדרכת טק

כיצד להגדיר את גיבוי Windows כדי להגן על עצמכם מפני Ransomware

ברוך הבא שלום!

בעזרת מגע מודרני וכלי עריכה מגניבים, Zoho Docs הוא כלי מתאים לכל משימת עיבוד התמלילים או צרכי הגיליון האלקטרוני שלך. בנוסף, תכונות שיתוף הפעולה המסודרות הן הדובדבן בראש. וברגע שנמצאת דרך ראויה לגבות את כל המסמכים החשובים שלך, הייתי אומר שתמיין.

הבא: אם כבר מדברים על שיתוף פעולה, האם ידעת שכותב Zoho מאפשר לך לנעול את המסמכים שלך במהלך שיתוף הפעולה? קרא את הפוסט הבא בכדי לדעת את כל הטיפים והטריקים הנסתרים.