המשרד ללא נייר ממשיך לחמוק מאיתנו

Adobe, אשר קנה חברת חתימה דיגיטלית Echosign בשנת 2011, ערך מחקר כדי לברר כיצד דברים מתקדמים על הכביש אל העתיד שלנו כל המסמכים הדיגיטליים. המחקר מבוסס על נתונים שנאספו מסקר מקוון בקרב 1051 מנהלים אמריקנים אשר טיוטות, שולחות או חותמות על חוזים והסכמים בחברות קטנות, בינוניות וגדולות.

הדו"ח, "נייר: מין בסכנת הכחדה?" חושף כמה תוצאות מעניינות. רק יותר ממחצית מהנשאלים, 51%, סבורים שזרימת עבודה דיגיטלית הופכת את הגשת התיקים ומסמכי הניהול לקלים יותר, ו -61% מעריכים כי עבודה דיגיטלית מקצרת עלויות. כמעט שליש אפילו מרגיש כי זרימת עבודה דיגיטלית נותן להם יתרון ומסייע להם לזכות בעסק.

הוגן מספיק. כאשר מסתכלים על האינפוגרפיה של Adobe, המספרים האלה נשענים בכיוון הנכון - אם כי לא חזק כפי שהייתי מצפה לאחר עשרות שנים של ההבטחה של משרד ללא נייר. ואז, אנחנו מגיעים לחוזים. התוצאות של הסקר הן כמעט פה אחד (98

) מדגיש כי אינפורמטיבי של Adobe נובע ממחקר.

אחוזים) שהחוזים בפועל או המסמכים המשפטיים עדיין עושים שימוש בנייר - למרות שכמעט שלושה רבעים סבורים שהחיים יהיו קלים יותר אם החוזים נעשו בצורה דיגיטלית

בתור אנליסט עצמאי ויועץ אני יכול להעיד על העובדה כי רוב החברות עדיין מסתמכים על נייר. אני נמצא בשני צדי הניווט של נייר לעומת דיגיטליות, ואני יכול לומר מניסיון שחוזים דיגיטליים הם הרבה יותר יעילים. חוזים) שחוזים אמיתיים או מסמכים משפטיים עדיין עושים שימוש בנייר, למרות שכמעט שלושה רבעים חושבים החיים יהיו קלים יותר אם החוזים נעשו בצורה דיגיטלית.

בדרך כלל, כאשר אני מסכים לעבוד עם לקוח, אני שולח על פני כמה טיוטת שפה להשתמש כחוזה. הלקוח ואז ממלא את כל הפרטים החסרים, ושולח את המסמך בחזרה בדרך כלל בצורה של קובץ PDF. לאחר מכן אני חייב להדפיס את קובץ ה- PDF כדי שאוכל לחתום עליו, ולסרוק את המסמך החתום כדי שאוכל להחזיר אותו ללקוח. לאחר מכן, על הלקוח להדפיס את הגרסה החתומה שלי, ולחתום עליה בעצמם כדי שיוכלו לסרוק אותה ולהחזיר לי את החוזה שהושלם. זה תהליך מייגע שמבזבז נייר על שני הקצוות.

עבדתי גם עם לקוחות המעסיקים כלי חתימה דיגיטלית. קיבלתי דוא"ל עם קישור ל"החתמה "על המסמך. חתמתי על חוזה דיגיטלית, והיינו מוכנים ומוכנים לעשות עסקים. בלי עכברים, בלי מהומה, בלי נייר מבוזבז. הבנקים הם אחד העבריינים הגרועים ביותר. כאשר קניתי את המכונית שלי, וכאשר קניתי את הבית שלי היו ניידות של נייר בשימוש. הם אפילו רצו להשתמש במשהו ארכאי שנקרא מכשיר פקס (חפשו בויקיפדיה). רשמתי וחתמתי מספיק נייר כדי להוריד יער קטן רק כדי להשלים את העסקאות. אנחנו מתקדמים לאט לעבר המטרה הזאת, אבל אנחנו רחוקים מאוד מלהשיג את חלום הצינור האוטופי