כיצד ליצור ולהשתמש ברשימת תפוצה ב- MS Outlook

האם יש לך קבוצות אנשי קשר שאתה ממשיך לשלוח אימיילים ובקשות לפגישה? והאם אתה מקליד מחדש כל כתובת דואר בכל פעם שאתה רוצה לעשות זאת? עכשיו, אם אתה משתמש ב- MS Outlook כלקוח הדוא"ל שלך ועדיין עושה את אותו הדבר, אתה מחמיץ משהו ממש מגניב.

Outlook מאפשר לך ליצור רשימות תפוצה שאינן אלא קבוצות משנה של אנשי הקשר שלך או קבוצות מותאמות אישית כפי שאתה יכול להתקשר. אז בפעם הבאה שיש לך קבוצה של אנשים לשלוח דוא"ל תכוף, צור רשימת תפוצה כמו אחת שתוסבר להלן.

שלבים ליצירת רשימת תפוצה

לפני שתתחיל אני ממליץ (ומניח) שרוב אנשי הקשר כבר הוספנו ברשימת אנשי הקשר שלך. זה פשוט מקל עליך.

שלב 1: לחץ על הכרטיסייה אנשי קשר בתחתית החלונית הימנית. כעת, לחץ על הכרטיסייה פעולות על הסרט ופעל לרשימת ההפצה החדשה. אוהבי המקלדות עשויים למצוא את Ctrl + Shift + L כאופציה טובה יותר.

שלב 2: חלון חדש מופיע עם הכרטיסייה רשימת תפוצה בהדגשה. תן שם לקבוצה שלך והוסף לה חברים ממנה בחר חברים תחת החלק חברים.

שלב 3: לחץ פעמיים על השמות שברצונך להוסיף או בחר אותם ולחץ על כפתור החברים.

תוכל גם להשתמש בסמל הוסף חדש כדי להוסיף חברים שאינם ברשימת אנשי הקשר שלך. עדכון והסרת אנשי קשר הם אפשרויות משלימות.

שלב 4: לאחר שתוסיפו חברים, תחזירו לחלון שלב 2. לחץ על שמור וסגור כדי להתחיל להשתמש ברשימת ההפצה הראשונה שלך.

התבונן בתמונה שלמעלה. יצרתי את הרשימה שלי עבור כמה מחברי מדריכים טכניים וזה השם שאני משתמש בו כדי לקבץ את כל הדואר.

הערה: אתה תמיד יכול לערוך את הרשימה על ידי ניווט אל אנשי קשר> בחר קבוצה ובצע את השלבים 2 עד 4 או כפי שאתה עשוי למצוא מתאים.

כיצד להשתמש ברשימת תפוצה?

התחל עם דוא"ל חדש. צור את ההודעה שלך ובשדה אל הזן את השם שנתת לקבוצה שלך. במקרה שלי זה מדריך-טק. כשאתה מקליד את השם תראה שהוא נהיה מודגש ומודגש על כך ש- Outlook זיהה את הכתובת. אם לא, נסה לבצע Ctrl + K. אם זה עדיין לא, דפקת את התהליך ואולי תצטרך לחזור לשלב 1.

לחיצה על סימן + תפצל את שם הרשימה לכתובות דואר נפרדות (שימושי אם ברצונך להסיר חריגים לעיתים).

סיכום

הדברים לא יכולים להיות פשוטים יותר אם זה צריך לשלוח מדי פעם הודעות דואר קבוצתי. אתה יכול ליצור כמה רשימות שרק תרצה להשתמש בהן לגמישות שלך. ניתן לקחת רשימה אחת כגדרת על או תת-משנה של רשימה אחרת. הרבה יותר להבין ותעשה זאת, ברגע שתתחיל לבחון את התכונה.