להפוך למשתמש כוח QuickBooks ב 11 צעדים פשוטים

יש סיבה QuickBooks נשאר הפופולרי ביותר תוכנה לעסקים קטנים חשבונאות. אינטואיט השקיע 13 שנים השחזה תכונות שלה, אחרי הכל. בגלל שיש גרסה חדשה בכל שנה, עם זאת, ייתכן שלא יהיה עד מהירות על כל מה שאתה יכול לעשות כדי להפוך QuickBooks קל ומהיר לשימוש.

בין אם אתה בונה דוחות או מחפשים קיצורי דרך זימון מידע מפתח, טיפים אלה תחסוך לך זמן והקשות. כל עצה מסומנת עם מהדורת QuickBooks השנה שבה הוא הופיע לראשונה, חוזר QuickBooks 2010. כל דבר מבוגר מוצג פשוט כמו מראש 2010.

Make QuickBooks בצע את ההעדפות שלך

QuickBooks מציעה מספר עצום של אפשרויות חלון ההעדפות שלו, אליו אתה ניגש מתפריט עריכה. עבור כל פריט העדפות, אתה מקבל כרטיסיות עבור אפשרויות אישיות החברה. האפשרויות האישיות חלות רק על המשתמש הנוכחי, בעוד שאפשרויות החברה מוצגות בפני כל המשתמשים. כדאי ללחוץ על שתי הכרטיסיות כדי לראות את כל אפשרויות ההתאמה האישית שלך.

1. בחר את שולחן העבודה שלך (QB2010)

תצוגת שולחן העבודה

תרשים זרימת ברירת המחדל שמופיע כאשר אתה מפעיל לראשונה עותק חדש של QuickBooks נראה כמו משהו מתוך מחלקת חשבונאות, אבל למרבה המזל אתה לא תקוע עם זה. בתוך העדפות, תצוגת שולחן עבודה באפשרותך לבחור עבור מסך הפעלה נוסף, כגון תצלום חברה, על ידי מעבר לחלון הרצוי ולאחר מכן לחיצה על שמור לחצן הבחירה הנוכחי של שולחן העבודה. לחלופין, אתה יכול לקבל QuickBooks פשוט לשמור את Windows אתה עובד כאשר אתה סוגר אותו על ידי לחיצה על שמור בעת סגירת החברה. בחלון זה, ניתן גם לבחור בין אפשרות ברירת המחדל, שמירה על מספר חלונות פתוחים בעת העבודה, או האפשרות היחידה בכל פעם (בעת פתיחת חלון, הסגירה הקודמת נסגרת אוטומטית).

2. להאיץ את החיפושים (QB2012)

חיפוש

תכונה חיפוש QuickBooks מאפשר לך למצוא פריטים בקובץ החברה או קבצי העזרה של התוכנית. כברירת מחדל, שדה חיפוש מופיע בסרגל הסמלים העליון (שמופיע ב תצוגה, ולאחר מכן סרגל למעלה), אך תחת העדפות, חיפוש ניתן להסיר זה, וגם לציין אם אתה רוצה חברה או קובץ עזרה החיפוש. (כברירת מחדל, QuickBooks מאפשר לך לבחור מתוך התפריט הנפתח שמתחת לחיפוש שהוגש בכל פעם שאתה מבצע חיפוש.) בכרטיסייה 'חברה', תוכל גם לציין באיזו תדירות QuickBooks צריך להוסיף את קובץ החברה שלך כך שהחיפושים ישקפו רשומות אחרונות. QuickBooks ממליץ על יצירת אינדקס במרווחים של 30 דקות, אך מכיוון שהאינדקס יכול להאט את התוכנית, ייתכן שתרצה לבחור טווחים ארוכים יותר. כאשר אתה צריך למצוא עסקה האחרונה, אתה תמיד יכול ללחוץ על כפתור Update עכשיו בחלון זה.

3. מצא הודעות ישנות (מראש QB2010)

QuickBooks כברירת מחדל יש חבורה של תזכורות כי אתה יכול לכבות על ידי סימון תיבת לעשות את זה שוב, הודעה זו שוב בהודעה. אבל אם אתה רוצה להחזיר אותם, פשוט לקפוץ אל העדפות חלון כללי ולחץ על "להחזיר את כל ההודעות פעם אחת" התיבה. כאן תוכל גם להשתמש ב- QuickBooks באמצעות המקש Enter כדי לעבור בין השדות, להציג (או לדכא) טקסט מקוצר ב- Tooltips, לבחור בין שימוש בתאריך של היום לבין תאריך העסקה האחרונה עבור עסקאות חדשות, ועוד. גירסאות 2012 ואילך מאפשרות לך להפעיל את QuickBooks ברקע כדי להאיץ את השקתו.

עבוד טוב יותר עם נתונים ודוחות

4. הוסף או ערוך ערכי רשימה מרובים (QB2011)

מספר רשומות לרשימה

אמור שעליך לעדכן רשימה של QuickBooks, כל דבר מלקוחות וספקים לשירותים וחלקים. הוסף / ערוך רשומות מרובות תחת פריט התפריט Lists מספק מספר דרכים שימושיות לעשות זאת. על ידי הצגת נתוני רשימה בפורמט רשת כמו גיליון אלקטרוני, זה מאפשר לך להוסיף, להסיר או לנוע סביב עמודות ולהדביק תאים Excel שהועתקו, בנוסף פשוט להקליד ערכים חדשים. העתק למטה פקודה שמופיעה כאשר אתה לוחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא ימלא את שאר העמוד עם תוכן התא. עם זאת, השתמש בזהירות כפי שהוא יהיה להחליף כל תוכן קודם. שינוי דוח לפני הפעלתו (לפני QB2010)

שינוי דוח

QuickBooks הופך את דוחות tweaking לקלים מאוד, אך אין צורך להמתין לפתיחת הדוח לפני ביצוע השינויים. עבור אל

העדפות, דוחות, ובדוק בקש ממני לשנות את אפשרויות הדוח לפני פתיחת דוח. מכאן ואילך, כאשר תבחר דוח, תקבל חלון עם האפשרויות שלה לפני שתפעיל את הדוח בפועל. אם ערכות הנתונים שלך גדולות, זה יכול להיות שומר בזמן אמת. רענון אוטומטי של דוחות ב- Excel (QB2012) עדכן דוחות באופן אוטומטי.

משתמשים רבים של QuickBooks אוהבים לייצא נתוני גליון לגיליון אלקטרוני של Excel, שם הם יכולים לבצע שינויים החל משינויים בפורמט ועד הוספת נוסחאות. QuickBooks לפני זמן מה עשה יצירת גיליון אלקטרוני קל על ידי הצבת כפתור Excel בחלק העליון של דוחות, מה שמביא חלון עם אפשרויות ייצוא. ניתן אפילו להגדיר כמה אפשרויות Excel לפני ייצוא הנתונים על ידי לחיצה על כפתור מתקדם.

הבעיה עם זה במהדורות קודמות היא כי לרענן את הגיליון האלקטרוני tweaked עם נתונים חדשים מ QuickBooks יכול להיות מבולגן. שינויי עיצוב, לדוגמה, לא הוחלו על הנתונים החדשים. המהדורה 2012 של QuickBooks שדרג את הפונקציונליות של Excel לייצא לכתובת לפחות חלק מהבעיות האלה. לאחר יצירת חוברת עבודה של Excel עם נתונים מיוצאים, QuickBooks יוצר פריט בתפריט ב- Excel המאפשר לך לעדכן את הגיליון האלקטרוני מבלי להפעיל אפילו את QuickBooks.

התהליך עדיין אינו מושלם: QuickBooks אפילו מוסיף גיליון בחוברות עבודה של Excel שנוצרו באמצעות תכונה לייצא להסביר כמה מגבלות שלה. עם זאת, זה יכול לעשות את החיים קלים יותר אם אתה רוצה עיסוי נתונים QuickBooks ב- Excel.

מצא קיצורי דרך והתאמות תפריט

7. לשחק משחקים (QB2011)

QuickBooks יש כל כך הרבה דוחות סטנדרטיים למצוא את אלה אתה משתמש בקביעות מהתפריטים שלה יכול לקבל מעצבן. תוכל למנוע את גלישת התפריט על ידי הגדרת דוחות כ'דיווחים 'על ידי לחיצה על סמל הלב שמתחת לכל דוח רגיל, שנשמר בזיכרון או שתרם - במרכז הדוחות. לאחר מכן, היא תופיע בכרטיסייה 'מועדפים' במרכז הדוחות, ויש גם פקודת 'דוחות הפעלה מועדפים' כדי לקבל את כל הדוחות האלה לעדכון בלחיצה אחת.

8. התאמה אישית של סרגל הסמלים (לפני QB2010)

לא פשוט לקחת את סרגל הסמלים כפי שהוא בא!

ממשק QuickBooks רגיל נטען עם סמלים לפריטים ייתכן שלא צריך, ולפעמים אלה שאתה רוצה חסר. באפשרותך להפוך את סרגל הסמלים ליותר רלוונטי לאופן שבו אתה משתמש ב- QuickBooks על-ידי הוספה או הסרה של סמלים בחלון סרגל הסמלים 'התאמה אישית' על-ידי בחירה באפשרות

תצוגה

ולאחר מכן בסרגל הסמלים התאמה אישית. לחלופין, צור סמלים חדשים על ידי לחיצה על הלחצן מתקדם בחלון זה. QuickBooks פרטי המוצר (לפני QB2010) חלון מידע המוצר QuickBooks מספק שפע של נתונים סטטיסטיים ופרטים אחרים ייתכן שיהיה עליך עבור תמיכה טכנית או בעיות אחרות. בין היתר, תוכל לברר מתי התקנת את העותק, את מספר השחרור המדויק, את פרטי הרישיון, פרטים על מספר המשתמשים ופריטי הרשימה ועוד. גש אליו על-ידי הקשה על מקש F2 במחשב Windows. 10. מחשבון קופץ (לפני QB2010)

מחשבון קופץ

אם אתה צריך לעשות קצת מתמטיקה מהירה על לטוס בעת יצירת הערכה, הזמנת לקוח או חשבונית, אין צורך לצאת טופס QuickBooks. עם הסמן שלך על כל שדה כמות דולר, פשוט לחץ על אחד

+

,

- , * או / חיסור, כפל או חלוקה), וחלון מחשבון זעיר יופיע. 11. הרבה קיצורי מקשים (לפני QB2010) : אנשים המעדיפים קיצורי מקשים כדי ללחוץ סביב תפריטים גרפיים וחלונות יש הרבה אפשרויות QuickBooks, רבים היכרויות חזרה למקורות DOS שלה. לדוגמה, CTRL-F

מזמין את חלון החיפוש המפורט למעקב אחר עסקאות ספציפיות: CTRL-R מייצר את הרישום הקשור לעסקה הנוכחית. יש גם טונות של קיצורי דרך תלויי הקשר שחלים רק על סוגי נתונים ספציפיים - לדוגמה, אם אתה עובד בשדה תאריך, לחיצה על Y משנה את התאריך ליומה הראשון של השנה הנוכחית. כדי לראות רשימות מלאות של קיצורי מקשים, התחל על ידי לחיצה על דף העזרה של QuickBooks בנושא זה. משם, באפשרותך לגשת לרשימות עבור כל קטגוריות קיצורי הדרך: כללי, תאריכים, עריכה, עזרה של Windows, פעולות והזזה בחלון.