8 הדרכים הטובות ביותר לשימוש בטפסים של Microsoft

מיקרוסופט השיקה טפסים של מיקרוסופט בספטמבר 2018. מאז, היא קיבצה קהל בריא של אנשים המחפשים שירות המאפשר להם ליצור סקרים, סקרים, וחידונים. בהשוואה לטפסים של גוגל, ל- Microsoft Forms יש ממשק נקי יותר. עם זאת, חלק מהתכונות שלו קלות לפספס, או שקשה למצוא אותן.

ובכן, אל תדאגו. לשם אנחנו נכנסים. עברנו על טפסים של מיקרוסופט עם מסרק שיניים דק כדי שתשתמשו בו בצורה הטובה ביותר.

מכיוון שזה הולך להיות פוסט ארוך, בוא נקפוץ ישר ונראה כמה מהדרכים הטובות ביותר להשתמש בטפסים של מיקרוסופט.

גם בהדרכת טק

כיצד ליצור ולנהל כללים בדואר אלקטרוני של Outlook 365

1. כיצד ליצור טפסים

כשמדובר ביצירת טפסים, Microsoft Forms נותן לך שבע אפשרויות -

• אפשרויות מרובות
• טקסט
• דירוג
• תאריך
• דירוג
• ציון מקדם נטו

כשמדובר בשאלות מרובות בחירות, הדבר הטוב הוא שטפסים מנתחים את השאלה שלך ומסייעים לך עם התשובות. כך למשל, אם השאלה מתחילה ב"האם קנית … ", טפסים יבקשו ממך כן, לא, ואולי.

או לצורך העניין, אם האפשרות הראשונה היא עצובה, טפסים יבקשו ממך להוסיף Happy and Angry כאפשרות השנייה והשלישית. חמצן, נכון?

הוספתם היא דבר שאינו מוח. כל שעליכם לעשות הוא לבחור באופציה ולהמשיך לשאלה הבאה.

באופן דומה, בשאלות הקשורות לטקסט, תוכל לציין אם זו תהיה תשובה ארוכה או תשובה קצרה. אתה יכול גם להגביל את סוג התגובה. לדוגמה, אם ברצונך ערך פחות מ -5, פשוט לחץ על תפריט שלוש הנקודות ובחר הגבלות.

לאחר מכן בחר באחד מהערכים מהתפריט הנפתח והוסף את הערכים.

לרייטינג אתה יכול לציין את הרמות כמו גם את הסמלים.

2. שיתוף והטבעה: מי יכול להגיב

לאחר השלמת הטופס, תוכלו לשלוח אותו לאיסוף תגובות. לשם כך, לחץ על כפתור השיתוף בפינה השמאלית העליונה.

אתה יכול לבחור את הקהל בטופס שלך. אם ברצונך לשמור את זה מוגבל רק לאנשים בארגון שלך, עבור עם אפשרויות ברירת המחדל. אבל אם לא, לחץ על הקישור 'רק אנשים שלי …' ובחר באפשרות 'מישהו עם הקישור'.

שוב, תוכלו לשתף את הקישור ישירות עם קהל היעד שלכם. אבל האפשרות הטובה ביותר היא להטביע את הטופס באתר או בבלוג שלך. או יותר טוב, אתה יכול פשוט להוריד את קוד ה- QR של הטופס שלך ואז לשתף אותו בבלוג שלך, או להוסיף אותו בדוא"ל. שיטה זו עושה את זה מועיל להפליא עבור המשיבים שלך להגיב.

טיפ מהיר: האם אתה מעוניין לטשטש את הטופס שלך? אם כן, הפעל את האפשרות שתף כתבנית ושתף את הקישור עם החברים שלך, או בטופס שלך.

גם בהדרכת טק

# כלים מקוונים

לחץ כאן לצפייה בדף מאמרי הכלים המקוונים שלנו

3. מתי להשתמש בסניף

אם אתה יוצר סקרים וסקרים לעיתים קרובות, עליך לדעת כרגע שלא כל סקר או סקר הם קבוצה של שאלות ישרות. ההיגיון התנאי צפוי לעלות ולצערנו, טפסים של מיקרוסופט לא מאפשרים לכם להוסיף תנאים באותה קלות כמו שעושה גוגל טפסים. זו אחת התכונות הנסתרות של Microsoft Forms.

כדי להוסיף היגיון מותנה, כלול את כל השאלות שלך וברגע שתסיים, הקש על סמל שלוש הנקודות בפינה הימנית הקיצונית ובחר מסעף.

בשלב הבא, הקש על השאלה שברצונך להסתעף. כעת בחרו בשאלה הבאה מהתפריט הנפתח. שימו לב שעליכם לעשות זאת לכל השאלות.

כדי להציג תצוגה מקדימה של הטופס שלך עם היגיון מותנה, פשוט חזור והקש על סמל התצוגה המקדימה.

4. שתף לשיתוף פעולה

טפסים וסקרים יכולים להיות עבודה של שני אנשים ומעלה, ולשם כך, טפסים של מיקרוסופט כללו את התכונה לשיתוף פעולה. כדי לשתף טופס עם חבר או עמיתך, הקש על כפתור השיתוף בחלקו העליון ובחר באפשרות שיתוף מהתפריט השמאלי.

בשלב הבא בחר את אחד לפי העדפתך ושתף את הקישור עם עמיתיך. החיסרון היחיד הוא שלא ניתן לבחור באופן סלקטיבי שמות לחלוק טופס, דבר שיהיה תוספת מבורכת בעתיד.

5. טפסים קבוצתיים: מה הם ומה הם עושים

לפני שנתייחס לזה, בואו נסתכל מה זה קבוצות. קבוצות הוא שירות בלעדי של Office 365 המסייע לכם בשיתוף פעולה עם חברי הצוות שלכם. וקבוצות אלה אינן קשורות רק לטפסים אלא נפרשות על פני חבילת Office.

כאשר מגיעים לטפסים קבוצתיים, חברי הצוות יכולים לצפות ולערוך טופס גם יחד. ואם אתה חלק מקבוצה, אינך צריך להיות קישור לטופס כדי להציג אותה. במקום זאת, טפסים אלה יהיו זמינים בקטע טפסים קבוצתיים.

גם בהדרכת טק

11 הטיפים והטריקים המקוונים הטובים ביותר של מיקרוסופט

6. כיצד להוסיף מגבלות זמן והתאמות אישיות אחרות

במבט ראשון נראה כי הטפסים של מיקרוסופט חסרים מספר תכונות. אך כפי שציינו לעיל, חלק מהתכונות מוסתרות, וזו אחת מהן.

כדי להוסיף את תאריך ההתחלה ותאריך הסיום, עבור אל ההגדרות בתפריט שלוש הנקודות וסמן את התיבה תאריך התחלה ותאריך סיום. הזן את התאריכים וזהו.

התאמה אישית נוספת שתוכלו לעשות היא גם לערער את השאלות בקרב המשיבים שלכם. באופן דומה, אתה יכול להוסיף גם הודעת 'תודה רבה' מותאמת אישית בסוף הטופס.

אולם ההגדרה החשובה ביותר היא הודעה בדוא"ל. בדוק את הגדרת ההתראה וזה בערך. בפעם הבאה, בכל פעם שמישהו עונה על סקר, תקבל הודעה על כך.

7. ניתוח תגובות

אז שלחת את הסקר והתגובות התחילו לזלוג פנימה. אבל איך אתה מנתח את התגובות?

פשוט פנה אל לשונית התגובות בטופס שלך ותראה את התשובות. הדבר הטוב הוא שמיקרוסופט טפסים נותנת ייצוג חזותי של כל התשובות, מה שמקל על ההבנה.

עם זאת, אם ברצונך להציג את כל התגובות הבודדות, לחץ על הצג תוצאות. בשלב הבא, שם המגיב יופיע בתיבה מגיב, והתשובות יופיעו בתחתית.

כדי לראות את התשובה הבאה, לחץ על סמל החץ. מה שכן, כדי להוריד את כל התשובות בגיליון אלקטרוני, לחץ על כפתור הפתיחה באקסל והגיליון האלקטרוני יורד למערכת שלך.

8. שנה נושא ותבניות

מה שאני אוהב בטפסים של מיקרוסופט הוא שהממשק נקי ונטול עומס. דבר נוסף שכדאי לאהוב בשירות זה הנושאים שלו. עם צבעים בהירים ונקבים, נושאים אלה יגרמו לטפסים שלך לבלוט מהשאר.

כל שעליכם לעשות הוא להקיש על כפתור הנושא בראש ולבחור אחד. במקביל, אתה יכול גם לתת צבע מותאם אישית לטופס שלך, או עדיף לבחור תמונה בגלריה של המחשב האישי שלך.

כך למשל אם הסקר שלך עוסק בגאדג'טים וטלפונים, רקע עם גאדג'ט יהיה הגיוני יותר מאשר זה שגבר גולש.

לשם כך, לחץ על סמל הפלוס ובחר אחת משתי האפשרויות. כדי להעלות רקע, אתה יכול גם לבחור להעלות תמונה מחשבון OneDrive שלך ​​או לחפש תמונה מהאינטרנט.

עשה להם רוק!

למרות שלמיקרוסופט טפסים יש שלל תכונות יחד עם עיצוב טוב, עדיין אין לה אפשרויות מסוימות כמו היכולת להעלות קבצים. בנוסף, אין לו גם תבניות מוכנות לשימוש בהן תוכלו פשוט לאסוף ולהמשיך בעבודתכם מבלי לבזבז זמן רב בבניית המבנה.

בשלב הבא: מחפש ליצור טופס הניתן למילוי ב- Microsoft Word? קרא את המאמר שלהלן כדי לגלות כיצד.