13 הדרכים הטובות ביותר לשימוש בנייר Dropbox

עברו מספר שנים טובות מאז ש- Dropbox Paper יצא משלב הבטא. כלי שיתוף הפעולה מאפשר לך ליצור הערות הניתנות לשיתוף ולארגן בצורה מסודרת מסמכים וקבצים לתיקיות או לפרויקטים. נייר Dropbox מקבל את כל סוגי הפורמטים של התוכן והמדיה, ובכך מקל מאוד על תרשים מסמכים.

נייר Dropbox מסוגל יותר מזה. אם אתה רוצה לחקור את מלוא הפוטנציאל של נייר Dropbox, עיין בפריצות וטריקים שהוזכרו להלן.

1. צור תיקיות להזמנה בלבד

כברירת מחדל, כשאתה יוצר תיקיה בנייר Dropbox, כל חברי הצוות יכולים לראות אותה. עם זאת, אם ברצונך ליצור תיקיה לאנשים ספציפיים בצוות, הפיתרון הטוב ביותר הוא ליצור תיקיה להזמנה בלבד.

לשם כך, לחץ על כפתור יצירת תיקיה חדשה בלוח הימני, וברגע שהחלון החדש מופיע, הוסף את השם. בשלב הבא, הקש על הסמל דמוי הבניין בסרט התחתון ובחר הזמנה בלבד.

בחר את שמות חברי הצוות שלך ולחץ על כפתור Create.

טיפ מגניב: תוכלו לבחור ליצור תיקיה פתוחה לכולם בשקט. לשם כך, בטל את סימון שמות החברים לפני שתלחץ על כפתור Create.

גם בהדרכת טק

נייר Dropbox לעומת Google Keep: השוואה מעמיקה

2. בדוק את כוח החיפוש

צריך לחפש מסמך עם מילה מסוימת? חיפוש הכוח מאפשר זאת. כל שעליך לעשות הוא להקליד את מילת המפתח בסרגל החיפוש, והקובץ או התיקיה הרלוונטיים יופיעו מייד.

לדוגמה, המאמר של Ransomware מופיע בתוך GT> אנדרואיד> פוסטים> תיקיית AI עבור חשבוני. אז אני לא צריך ללכת עד הסוף לתיקיה הזו.

באופן דומה, אתה יכול פשוט לחפש לפי כותרת המסמך והכלי ידאג לשאר.

3. קח את קיצור הדרך

בעידן זה של הכל כמעט מיידי, חיוני שתעקוב אחר אותה מנטרה תוך כדי ניהול הצוות שלך על נייר, במיוחד כשמדובר בפורמט המסמכים שלך.

נייר Dropbox מגיע עם מגוון קיצורי מקשים. מלבד קיצורי הדרך הכלליים כמו Ctrl + B עבור Bold ו- Ctrl + U עבור Underline, כלי שיתוף הפעולה הזה תומך בשפע חלופות.

• רשימה ממוספרת: 1. ואחריה רווח
• רשימת משימות: אחריה רווח
• כותרת: Ctrl + Alt + 1
• תאריך: / תאריך ואחריו רווח

לכן, אם עליך להוסיף סדרת משימות, הוסף * ואחריו שטח, וכדור יתווסף מייד.

בעזרת אלה אתה חוסך זמן רב בהליכה קדימה ואחורה בין סרגל הכלים במסמך. כמו כן, הם הופכים את זרימת העבודה שלך ליותר חלקה.

כדי לדעת את הרשימה המלאה, פשוט לחץ על סמל המקלדת בפינה השמאלית התחתונה.

4. צור קבצי כניסה כמו בוס

כפי שאתה אולי כבר יודע, להוסיף רשימת פריטים שכל שעליך לעשות הוא להקליד ולאחריו רווח. עכשיו החדשות הטובות הן שתוכלו להקצות את רשימת / המשימות הללו תוך כדי תנועה על ידי הוספת סימן @ ואחריו שם חבר הצוות.

לכן, אם אתה צריך ליצור משימה בשם 'הוסף הערות בפייסבוק' ולהקצות אותה לסילביה בתאריך יעד של 11 במרץ 2020, עליך רק להקליד את הפקודה הבאה.

הוסף תגובות בפייסבוק @ סילביה / 11/03/2020

זהו זה. אין עסק של משחק עם סרגל הכלים או על הסרט העליון.

טיפ מגניב: השתמש בסמל הנוכחי בחלקו העליון כדי להציג את המסמך שלך כמצגת שקופיות.

גם בהדרכת טק

#רשימת מטלות

לחץ כאן לצפייה בדף מאמרי רשימת המטלות שלנו

5. הוסף מסמכים לתיקיה

האם אתה פותח תיקיה ספציפית למקם מסמך בתוכה לעיתים קרובות? זה בזבוז זמן נורא.

הדרך הטובה ביותר היא ליצור את המסמך בדף הבית. לאחר ששמתם את זה, לחץ על הקישור הוסף לתיקיה מתחת לשם המסמך, והכלי ידאג לשאר.

האם ידעת: מסמכים ללא מבנה תיקיות יוצגו כבלתי ממלאים בדף הבית.

6. יותר מדי אמוג'ים? ספור אותם!

חושבים שהשתמשת יותר מדי באמוג'ים במסמך שלך? במקום לשבת ולספור אותם ידנית, מה דעתך לתת לנייר Dropbox לבצע את העבודה?

כן, קראת נכון. מלבד ספירת התקנים כמו ספירת מילים וספירת תווים, נייר Dropbox סופרת גם את מספר האמוג'ים.

לכן, אם אתה מרגיש ש -29 אמוג'ים הם קצת יותר מדי, אתה יכול פשוט לחזור למסמך ולהסיר אותם.

כדי לבדוק את ספירת המילים, הקש על לחצן שלוש הנקודות בפינה השמאלית העליונה ולחץ על האפשרות לספירת מילים.

7. הדבק תמונות מסך כמו מקצוען

טריק מגניב נוסף ש- Dropbox Paper מאפשר לך לעשות הוא שלא תצטרך להעלות צילומי מסך ותמונות בדרך המקובלת. כל שעליכם לעשות הוא להעתיק את התמונות מהמקור ולהדביק אותן על המסמך.

כמו כן, סידור מחדש של תמונות בנייר Dropbox קל כמו גרירה ושחרור. בחר את התמונה שברצונך להזיז והעבר את מצביע העכבר למיקום שבחרת. חמצן, נכון?

גם בהדרכת טק

כיצד לקחת צילומי מסך גלילה ב- Windows 10

8. קישור לפריטי מדיה שונים

בין אם זה קובץ שמע או סרטון YouTube, Dropbox Paper מאפשר לך להציג אותם די בקלות. המנטרה? העתקה והדבקה. כן, אינך צריך להוסיף את קישור ההטמעה.

כאן אתה פשוט צריך להעתיק את קישור הווידיאו (או השיר) מסרגל הכתובות ולהדביק אותו על המסמך שלך - כן, כמו תמונות ותמונות מסך.

9. השתלבו ביומן שלכם

אחרון חביב, באפשרותך לשלב נייר ביומן Google (או ב- MS Outlook). לשם כך, לחץ על שם המסמך ותראה בקשה קטנה לאפור עבור קישור אירוע לוח שנה.

בחר את לוח השנה לבחירתך, וברגע שההגדרה תושלם, הוסף את התאריך ואת תווי הפגישה.

החדשות הטובות הן ברגע שישלבו את לוח השנה שלכם, כל הפגישות הקרובות יופיעו בדף הבית של נייר.

10. קשר כמו נינג'ה

כן, אני יודע שיש סמל שימושי חוץ מהזמנה שמאפשרת להוסיף קישורים חיצוניים. אבל, זה מסורבל ללחוץ עליו ואז להוסיף את הקישור בכל פעם שצריך להוסיף קישור.

הדבר החכם לעשות הוא לבחור את הטקסט שברצונך לקשר, לחץ על Ctrl + K ואז להוסיף את הקישור. חמצן, נכון!

11. ייצא את המסמכים שלך

Dropbox מאפשר גם לייצא את המסמכים שלך בפורמטים של PDF, Word או Markup. זה שימושי במיוחד אם אתה צריך לשלוח מסמכים מסוימים ללקוחות או שותפים עסקיים שאין להם גישה לנייר Dropbox של הצוות שלך.

כדי לייצא, בחר את המסמך מדף הבית ולחץ על כפתור הייצוא, כמוצג בתצלום המסך למטה.

לאחר מכן בחר בפורמט שלך, וההורדה תתחיל בעוד מספר שניות.

הכניסו את העט לנייר

מלבד כל התכונות שלמעלה, Dropbox Paper מאפשר לך להשתלב בקלות עם אפליקציות של צד שלישי המרחיבות את היקף הכלי בכמה דרגות. מעל הכל, אתה יכול לקשר לקבצים ולמסמכים של Dropbox שלך באותה קלות כמו שתוסיף תיבת סימון או רשימת תבליטים.

בשלב הבא: מחפש דרכים להשתמש ב- Dropbox מתוך Gmail? עיין במאמר הבא כדי לגלות כיצד.