8 הטיפים המובילים של מיקרוסופט להשתמש בהם כמו מקצוען

Slack שינה את משחק ההודעות מאז הופעת הבכורה שלו באוגוסט 2013. הוא החליף דוא"ל לתקשורת פנימית בתוך צוותים וארגונים רבים. בינתיים, צוותי מיקרוסופט עקפו את Slack עם למעלה מ 13 מיליון משתמשים בכך שקיבצו אותה בשירות Office 365.

בנוסף, הוא מרוויח מהמערכת האקולוגית החזקה של מיקרוסופט שנבנתה במהלך השנים. אם להתקנת המשרד או לארגון שלך יש את המינוי ל- Office 365, התקשרות ושיתוף פעולה באמצעות צוותים הופכת ללא מאמץ.

בואו נסתכל על כמה מהטיפים והטריקים הטובים ביותר עבור משתמשי צוות מיקרוסופט כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלהם ולהשתמש בהם כמו מקצוען.

1. קיצורי מקשים

קיצורי מקשים יכולים לחסוך זמן רב, במיוחד כשאתם משתמשים באפליקציה כמו צוותים. סביר להניח שתשתמש בו כל היום כדי לתקשר עם עמיתים. יש רק שני קיצורי דרך שאתה צריך לזכור כמתחיל בינתיים.

1. / - מקש הצלוף קדימה יגלה את כל הפקודות שתוכלו לתת באמצעות קיצורי מקשים שונים.
2. / מקשים - רשימה של כל קיצורי המקשים שבהם תוכלו להשתמש. הרשימה ארוכה למדי עד שתוכל לשתף כאן. מצא וזכר את אלה שימושי לך.

כפי שניתן לראות בתמונת המסך, הקלידו את שני קיצורי הדרך הללו בסרגל החיפוש שבחלקו העליון כדי למצוא את מה שאתם מחפשים.

2. שם הקבוצה

צ'אט הוא תכונה ראשית של צוותי מיקרוסופט, אך חיפוש שיחה מסוימת בערוץ יכול להיות קשה. אתה יכול לפתור את הבעיה על ידי מתן חלון צ'אט זה או לקבוצה שם משמעותי. לדוגמה, אם אתה דן במדריך חדש בנושא מוצר A, אתה יכול לתת שם לחלון הצ'אט מוצר באגים. מקל על חיפוש בעתיד.

לשם כך, פשוט לחץ על סמל העיפרון בראש חלון הצ'אט כדי לערוך ואז תן לו שם. עובד רק עבור צ'אטים קבוצתיים ולא פרטיים.

גם בהדרכת טק

כיצד ליצור ולנהל כללים בדואר אלקטרוני של Outlook 365

3. העבר מיילים

ב- GT אנו בקושי משתמשים במיילים ובעיקר מסתמכים על Slack כדי לתקשר זה עם זה. זה עובד עבורנו אבל לא אומר שאתה יכול להיפטר מהודעות דוא"ל לחלוטין. אימיילים כאן כדי להישאר. מיקרוסופט יודעת זאת, וזו הסיבה שהיא מאפשרת למשתמשים להעביר דוא"ל עם קבצים מצורפים לערוצי Team מכל תחומי דוא"ל מורשים.

לא רק זאת, אם תלחץ על הגדרות מתקדמות במסך הבא, אתה יכול לקבוע מי יכול לשלוח דוא"ל, וגם את זה מתחומים ספציפיים, כדי לצמצם דוא"ל שלא התבקש.

4. צור GIFs

שיתוף GIF זה כיף, אך יצירתם עוד יותר. אני שמח שהקבוצות מאפשרות לחברים ליצור GIF משלהם, ומאפשרות להם להיות יצירתיים ולהפחית את הלחץ כדי לאזן את הדיונים הרציניים.

צוותים משלבים את ג'יפי, יעד GIF פופולרי, כדי לחלוק את יצירת האמנות שלך עם חברי צוות אחרים.

5. בוטים

אוטומציה של המשימות החוזרות על עצמן חוסכת זמן ובוטים יכולים להועיל. לצוותים יש מספר בוטים בהם תוכלו להשתמש לטובתכם. בוט ה- Who שימושי למציאת חברי צוות ברחבי הארגון על סמך תפקידיהם ואחריותם. לדוגמה, מיהו משווק ה- X של המוצר המוביל?

בוטים מתנהגים ממש כמו חברי צוות, מה שאומר שתוכלו לשוחח איתם, לשאול אותם שאלות והם יענו.

בוטים אחרים כוללים בוט של לוח השנה למציאת משבצת פתוחה ביומנים שלך כמו גם ביומנים של חברי הצוות ובפגישות התזמון שלהם, פולי ליצירת סקרים ולאיסוף משוב, ו- YellowAnt להתחברות עם למעלה מ- 40 אפליקציות ליצירת זרימות עבודה חכמות. כך תוכלו ליצור בוטים משלכם.

גם בהדרכת טק

כיצד להגדיר דוא"ל ולוח שנה של מיקרוסופט Office 365 באנדרואיד

6. כרטיסיות

צוותים מגיעים עם תכונה ייחודית בשם Tabs. אתה יכול להקדיש כל כרטיסייה למשאב יחיד שיכול להיות וידאו, אתר אינטרנט או אפליקציה. זה תלוי במה שאתה רוצה להשיג עם זה. אני חושב שהכי מתאים לאפליקציות שאתה רוצה להשתמש בהן תוך כדי עבודה עם צוותים.

כרטיסיות מקלות מאוד על ניהול זרימת העבודה ושמירה על חופפים של חלקים חשובים בתהליך. לדוגמה, אתה יכול ליצור כרטיסייה עבור Trello כך שכל הצוות יוכל לגשת אליו בנוחות. פשוט לחץ על הסמל '+' כדי לבחור אפליקציה. שים לב שכבר יש לשונית לשיתוף קבצים.

7. סימניה

תכונה קטנה אך לעתים קרובות מוזנחת של צוותים היא אפשרות הסימנייה. במקרה שתקבל הודעה חשובה אך תרצה לחזור אליו אחר כך, תוכל פשוט לסמן אותה לסימניות ולעשות אותה אחר כך.

לחץ על סמל התפריט שליד ההודעה כדי לעשות זאת.

8. קורא נמרץ

מישהו שיתף איתך מסמך? במקום לקרוא אותו במלואו, תוכלו להשתמש באפשרות Immersive Reader כדי לעשות שני דברים. הסר את כל הסחות הדעת כך שרק הטקסט גלוי. מקל על ההתמקדות במסמך או בהודעה.

תוכלו גם להאזין למסמך כשמילים מודגשות בזמן אמת. תכונה מגניבה נוספת היא תרגום. אתה יכול לבחור הודעה ולתרגם אותה ליותר מ 60 שפות באמצעות מתרגם של מיקרוסופט.

עבודת צוות לאורך כל הדרך

צוותים של מיקרוסופט הוא כלי לשיתוף פעולה מדהים, ומוחלט אם אתה כבר עובד עם מוצרים אחרים של מיקרוסופט כמו Office 365. מקווה שכמה מהטיפים שחלקנו לעיל יעזרו לך להיות פרודוקטיבי יותר.

בשלב הבא: האם תיבת הדואר הנכנס של Outlook שלך יוצאת משליטה? לחץ על הקישור למטה כדי ללמוד כיצד להשתמש בכללים לניהול Outlook 365.