שבעה שיעורים כי SMBs יכול ללמוד מ IT גדול

רק בגלל שאין לך מפעל גדול לא אומר שאתה לא יכול להפעיל את פעולת ה- IT שלך כמו החבר' ה הגדולים. הנה שבע דרכים לעזור לעסקים קטנים ובינוניים - עסק קטן או בינוני - ליישם חלק מהשיעורים שמפעלים IT גדולים למדו במשך השנים. בעזרת הטיפים האלה, תוכל לשפר את הפרודוקטיביות, לקצץ בעלויות ולשמור על העסק שלך פועל בצורה חלקה.

1. סטנדרטיזציה על מחשבים שולחניים ו פלאפון כדי להפחית את ההבדלים תמיכה

זה לא קל כמו שזה נשמע, כי גם אם אתה קונה כמויות מרובות של אותו מודל מדויק של המחשב, המערכות עדיין יכול להיות הבדלים פנימיים עדינים שיכולים לחזור לרדוף אותך כאשר אתה צריך לתקן אותם. קארי הולצמן, משווק עצמאי המבוסס בגלנדייל, אריזונה, נתקל בבעיה זו. החברה שלו הורה מודל מסוים של המחשב המכיל חלקים ספציפיים העומדים בדרישות המחמירות של החברה. עם זאת, כאשר הוא קיבל את המחשבים, הוא מצא כי המערכות הכילו שני תיקונים של כרטיס וידאו ATI, שאחד מהם גרם חוסר תאימות עם עכברים החברה בשימוש.

[המשך קריאה: כיצד להסיר תוכנות זדוניות מהמחשב Windows]

ולרוע המזל עבור הולצמן, ספק המחשבים היה מועט. "הספק סירב להכיר באחריות לאי-תאימות של כרטיס המסך, והתחלנו להזמין את המחשבים ללא כרטיסי וידאו לאחר מכן - עד שהבעיה הבאה יצטמצמה, ובסופו של דבר, אנחנו נעבור ספקים לחלוטין", הוא אומר. כדי לשמור על אי-תאימות למינימום, כדאי לנסות לאחסן כוננים קשיחים מאותו הספק, וכן לבצע סטנדרטיזציה על אותו דגם של ציוד היקפי כגון מדפסות, עכברים ומקלדות. באפשרותך גם להשתמש ב- Windows Inspection Toolkit או בכלי שירות דומים כדי לעקוב אחר התצורה הספציפית של המערכות שלך. לבסוף, השתמש בתוכנת הדמיה של כונן כגון Acronis True Image או Norton Ghost כדי ליצור עותקים של התקנת המערכת הבסיסית שלך, כך שניתן יהיה לשחזר אותה בקלות במקרה של זיהומים בווירוס או בעיות אחרות.

חנויות IT רבות קונות גם מחשבים ניידים להשתמש בהם עבור תחליפים. "הבעיה היא שאתה מתפתה להשתמש בו כתחנת עבודה חדשה, במקום כתחליף, ואז אין לך עוד חילוף", אומר הולצמן. "אתה צריך לשים את זה בארון ולהשתמש בו רק כדי לעזור לך דרך זמני חירום IT." חוץ מזה לשמור על כמה מחשבים ניידים, זה גם רעיון טוב מדפסת לייזר חילוף רכזת רשת במקרה שלך ללכת דרומה.

הולצמן גם ממליץ על חוזי תמיכה חוזרת עם טכנאי מקומי, כך שאתה לא צריך לבדוק את החשבוניות מנסה לפרש את העבודה שנעשתה והאם הטכנולוגיה היתה הוגנת וישרה. ביצוע גיבויים מחוץ לאתר

לעסקים קטנים יש בעצם שתי גישות לבחירה בגיבויים: האחד הוא להעתיק נתונים קריטיים לסדרה של כוננים קשיחים חיצוניים ולסובב אותם מעת לעת מהמשרד למיקום מרוחק (כגון בנק כספת). השנייה היא להשתמש באחד מספקי שירותי גיבוי מקוונים כגון Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite או Mozy שמציעים אחסון ברמת גיגה בייט. ה- IT הגדול משתמש בדרך כלל מחוץ לאתר אחסון קלטות בגלל כמות הנתונים המעורבים, אבל עבור תלבושות קטנות יותר, שירותים מקוונים הם פחות יקר ונוח יותר.

הטריק עם כל אחת מהשיטות היא להשתמש בהם באופן דתי, כדי להבטיח כי כל הנתונים מועתקים על בסיס קבוע. אפשרות גיבוי מקוון יכול להיות שימושי במיוחד יותר מדרך אחת: מוקדם יותר הקיץ, דמיאן Zikakis, מישיגן מבוססי headhunter, היה המחשב הנייד שלו נגנב כאשר מישהו פרץ למשרדיו. הוא החליף אותו כעבור כמה ימים. וכיוון שהוא השתמש במוזי, הוא חשב שהוא מכוסה במונחים של היכולת להחזיר את הקבצים שלו מהאינטרנט גיבוי.כשזיקאקיס היה רגע כדי לבדוק את הפריסה של המכונה החדשה שלו, הוא "מצא כמה קבצים מפלילים, אנשים שלא היה המחשב שלי לא מבינים כי הלקוח Mozy היה מותקן פועל ברקע.הם גם השתמשו PhotoBooth לצלם של עצמם והורידו חשבון טלפון סלולרי ששמו היה רשום עליו ", הוא אומר. <זיקאקיס עשה ציד ראש על דעת עצמו ופנה למשטרה המתאימה עם המידע הזה. הם הצליחו לשחזר את המחשב שלו, ועכשיו יש את המשימה של להבין מי באמת לקח את המחשב הנייד במקור ומה אפשרויות אכיפת החוק להמשיך.

3. השתמש חומרה כדי לאבטח את החיבור לאינטרנט

SMBs לעתים קרובות אינם קשובים לאבטחת חיבור האינטרנט שלהם כפי שהם צריכים להיות, ואת התוצאות של הזנחה כזו עלולה להיות הרסנית. בשנה שעברה, האקרים בסכנה את נקודת המכירה של המערכת (קופה) של חברת מעצב בגדים נאנט Lepore. האקרים הצליחו להגדיר מחדש את חומות האש המיושנות ולמכור כמה מספרי כרטיסי אשראי גנובים מהלקוחות הגבוהים של החברה.

זה קרה משום שלרשת חנויות הקמעונאות של החברה לא היו אמצעים ביטחוניים מועטים או נהלים מתאימים. "כל פקידי החנות שלנו השתמשו באותה סיסמה כדי לגשת אל קופה", אומר חוסה קרוז, מנהל הרשת של נאנט לפורה. "זה היה פתוח לרווחה, אף אחד לא חשב לשנות סיסמאות מעת לעת, או אפילו להשתמש בכלים שונים עבור כל משתמש, לפני שהגעתי לכאן, הדגש על אבטחה קופה לא היה דחוף, אין צורך לומר שכל זה השתנה".

קרוז קיבל קריאה שאף אחד לא רוצה לקבל - מאת ה- FBI, אומר לו כי כמה לקוחות שלהם קיבלו זיוף כרטיס אשראי חיובי. זה הביא למסקנה כי נתבים Netopia DSL של החברה היה פרוצים, הקושחה שלהם השתנתה כדי לאפשר האקרים בתוך הרשת שלהם.

החנויות משתמשות עכשיו התקני אבטחה משולבים SonicWall, ו קרוז יישמה מדיניות שינוי סיסמאות אבטחה אחרים נהלים כדי להבטיח שהוא לא יקבל לחזור על מה שקרה בעבר. גישה כזו יכולה לסייע ל- SMB לשמור על אבטחת מידע פרטי. מדיניות טובה נוספת: ודא שכל גישה לרשת כבויה כאשר עובד עוזב את החברה.

4. השתמש ב- VPN

מספר גדול של חנויות IT משתמשות ברשתות וירטואליות פרטיות (VPN) כדי להבטיח כי התקשורת שלהם תהיה חסויה, ושמשתמשים הנוסעים יוכלו לגשת לקבצי Office ביתיים ולמשאבים אחרים כאשר הם בדרכים. הרבה מוצרים אלה VPN יכול להיות יקר למדי, אבל את החלופות SMB לא צריך לעלות הרבה כסף.

כמה, כגון Openvpn.org, הם ללא תשלום, בעוד עלות נמוכה VPN ספקי שירות כגון LogMeIn. com של Hamachi יכול לרוץ כ 50 $ לאדם בשנה. "חמאצ'י מאפשר לנו להתחבר למאות לקוחותינו ולעקוב אחר סרטונים חיים של מצלמות האבטחה שלנו באופן דיסקרטי וללא צורך לחשוש מפני הפרתם של משתמשים לא מורשים", אומר בן מולוי, סגן נשיא Pro-Vigil, סן אנטוניו, טקסס מבוסס על החברה המספקת אבטחה עבור אתרי בנייה מחוץ שעות.

ו VPNs לבוא משולב במגוון רחב של עלות נמוכה gateway מוצרי אבטחה, מדי. נאנט Lepore עושה שימוש VPN SSL כי הם כלולים מכשירי SonicWall כדי לחבר את החנויות שלהם יחד, כדי להבטיח שאף אחד לא יכול לסכן את התקשורת.

המשרד Lepore אפילו להגדיר חשבונות זמניים עבור עובדי אורח ואנשי תחזוקה כי הם זמן מוגבל בכוונה. מתן חשבונות עבור כוח אדם זמני ללא מגבלות זמן כאלה הוא טעות נפוצה נוספת. חשבונות המוגבלים בזמן טוענים כי צוות ה- IT אינו צריך לזכור להסיר את החשבון לאחר השלמת התחזוקה.

5. הפעל את חומת האש האישית, במיוחד במחשבי Windows

Windows ידוע לשמצה בשל היותו גרגר אבטחה, ומרבית פעולות ה- IT הגדולות דורשות כעת מהמחשב האישי שלהם להריץ איזה חומת אש אישית כדי למנוע זיהומים ותוכנות זדוניות מלהשתלט. מגוון רחב של מוצרים זמין, אבל המפתח הוא לבחור אחד, לעשות את זה רגיל, ולוודא כי כל העובדים משכילים על למה זה הכרחי כדי לשמור על חומת האש לפעול בכל עת, במיוחד בעת נסיעה. חומות אש זולות אך יעילות כוללות AVG מ- Grisoft.com, Online Armor ו- Kaspersky Labs.

עם זאת, לא תמיד ניתן לנהל כל מחשב בנפרד, ומשתמש רשלני יכול לכבות את ההגנות ולהכניס לווירוסים. זה המקום שבו ניתן להשיג עותק של כונן תמונה.

דרך אחרת לאכוף מדיניות אבטחה ואחרות אמצעי הגנה היא לפרוס כמה כלי אבטחה endpoint כי יחסום מחשבים לא בריאים מן השגת גישה לרשת. Napera הוא מוצר אחד שממוקד במיוחד להתקנות SMB, ול- McAfee ו- Sophos יש אחרים.

מאט סטיבנסון, מנהל טכנולוגיית המידע של טליסט, ספקית אוטומציה של בתי מרקחת בבלוו, וושינגטון, משתמש ב- Napera מכשיר על 120 צומת הרשת שלו במשך ששת החודשים האחרונים. "הרבה מהצוות שלנו נמצא בשטח, והם מתחברים למגוון רחב של רשתות, וכשהם חוזרים למשרדינו, תיבת נפארה מכריחה את המחשבים האישיים שלהם להיות תואמים וכדי להבטיח שהרשת שלנו לא תיפגע, "הוא אומר. להסתמך על VoIP PBX עבור מערכת הטלפון שלך

כמו יותר ויותר גדול IT חנויות יכול להעיד, באמצעות מערכת טלפון VoIP PBX יש יתרונות עלות עצומה. הגדול ביותר הוא עבור העובדים המרוחקים שלך שיכולים להיות הרחבות על מערכת הטלפון של המטה שלך. מערכות אלה הן גם גמישות מאוד מבחינת הטיפול בשיחות, ומציעות תכונות אחרות כגון העברת שיחות, מספר רב של טבעות בו-זמניות (כאשר ניתן לענות לשיחה נכנסת בכל מקום שהיא נוחה יותר), מה שנקרא מעקב אחרי (כאשר שיחות נכנסות הן מנותב למספרים מסוימים בזמנים מסוימים של היום), ועושה-לא להפריע.

"עכשיו עסקים יכולים לקבל תכונות שיכולות לקבוע את הכללים על איך הם פנו, ולהיות מסוגלים לנהל עסקים יותר כאשר הם לא נמצאים במשרד שלהם ", אומר הנרי קסטנר, מייסד ומנכ"ל של ספקית האינטרנט לאינטרנט Bandwidth.com, אחד הספקים רבים המציעים סוג זה של שירות. CBeyond ו כוכבית הם חברות אחרות המציעות VoIP PBX.

מערכות אלה מתחילים בסביבות 400 $ לחודש ויש להם את היתרון של היכולת לגדול או חוזה עם הצרכים שלך איוש. הם גם יכולים להציג את החברה שלך יותר מקצועי, עם תכונות שנמצאות בדרך כלל על מערכות טלפון יקר מאוד. החיסרון הוא שאתה צריך להבטיח כי הרשת שלך היא עד טבק כדי להתמודד עם כל התנועה הקול; וכדי להפיק את המרב של מערכות אלה, אתה רוצה למצוא VAR או יועץ המתמחה בהתקני VoIP PBX.

7. יש תוכנית מבחן מוצק להוספת טכנולוגיה חדשה

החבר 'ה הגדולים לא לשים כמה טק חדש לתוך הפעילות שלהם בלי הראשון עושה הרבה בדיקות הראשון. הצב מעבדת בדיקה או קבע משרד אחד שיהיה "בטא בר" שלך, ועודד את הצוות הטכני ביותר שלך לנסות דברים חדשים לפני הפיכתם לפריסה.

רמון ריי, הבעלים של האתר Smallbiztechnology, מייעץ בנוסף בדיקות, חשוב לנתח מגוון רחב של אפשרויות. "רק לא פשוט ללכת על הבחירה הראשונה, אבל לחשוב ולבדוק את היתרונות והחסרונות ומה עוד זמין לך.במהלך הבדיקה, חשוב גם לשקול את הצרכים העתידיים שלך.עסקים קטנים רבים לא חושב על הצמיחה שלהם בעתיד, אשר ישפיע על תוכניות ה- IT שלהם ", הוא אומר.

דוד סטרום הוא עיתונאי טכנולוגיה ותיק, דובר, ומנהל IT לשעבר. הוא כתב שני ספרים על מחשוב ואלפי מאמרים. הבלוג שלו ניתן למצוא בכתובת

strominator.com

.