חסוך זמן וכסף עם כלי פגישה באינטרנט

אם אתה אוהב אותי, אתה כנראה שונא השתתפות בפגישות עסקיות. אבל מספר כלים שימושיים מבוססי אינטרנט יש arisen שיכולים לעזור לוח הזמנים של קבוצות עבודה ולהפעיל אותם בצורה יעילה יותר. כל הכלים כאן לעבוד בתוך דפדפני האינטרנט הפופולריים ביותר, ורובם זמינים בחינם או עבור שכר חודשי נמוך למדי. האתגר הוא להבין איזה כלי מתאים למצב מסוים, כי לא כל פגישה מתקיימת באותן נסיבות.

סינכרון של לוחות שנה מרובים

אין ספק שהמצבים הנפוצים ביותר הם אלה שבהם אתה רוצה לסנכרן לוח שנה משותף, כגון בין מחשב כף יד של מישהו לבין שולחן העבודה של Microsoft Outlook, או בין לוח השנה של הבוס לבין העוזר. שירותים רבים יכולים להפוך את לוחות השנה לשיתוף בין חברי צוות העבודה (או אפילו בין בני משפחה או חברים) לקלים יותר. הן יומן Google והן לוח השנה של יאהו מציעים סינכרון חינם של לוח השנה, ומוצרים רבים אחרים - כולל Connecto's Connect, Apple MobileMe ו- iTunes עבור המחשבים שלה, מכשירי iPhone, NuevaSync ו- SugarSync - עובדים עם שני השירותים. BusySync ו- Spanning Sync יכולים גם לסנכרן את לוחות השנה של iCal של Apple עם יומן Google.

אך שירותי הסינכרון האלה לא תמיד פועלים כראוי. חלק מהבעיה היא כי רוב לוח השנה המקוון ומוצרים תזמון לעשות שימוש בדואר אלקטרוני עבור הודעות על אירועים והזמנות, וקשה לתוכניות לוח השנה השונים לזהות או לפעול על הודעות דואר אלקטרוני כאלה בכל אופנה עקבית. בעיה נוספת היא שאם תקבל הודעת דואר אלקטרוני מתוכנית היומן עם כתובת אתר מוטמעת, שירות האנטי ספאם הארגוני שלך עלול לחסום אותה. ובמצב אחר, שני אנשים בשני שרתים שונים של Microsoft Exchange ירצו לתזמן פגישה משותפת - ניתן לחבר את שני לוחות השנה של Exchange כך שהם יסונכרנו עם אותו יומן של יומן Google, אך הוא עלול להיות מסובך. פתרון אפשרי אחד לבעיה אחרונה זו הוא להשתמש ב- MailShadow של Cemaphore עבור Google Apps כדי לסנכרן את שרתי Exchange עם יומן Google; התוכנה עולה 60 $ לכל חשבון דואר אלקטרוני בשנה.

[לקריאה נוספת: שירותי הזרמת הטלוויזיה הטובים ביותר]

דבר אחד שגם לוח השנה של Google וגם לוח השנה של יאהו נהדרים לעשות הוא לשלוח תזכורות בדואר אלקטרוני על חוזרות פגישות לאוסף של כתובות. כל עוד נכנסת לכתובת הנכונה, פונקציה זו פועלת היטב.

תן ללקוחות להגדיר פגישות

לוח המחוונים של TimeDriver מראה לך את המצב של הפגישות השונות שלך.

מה אם אתה רוצה את הלקוחות שלך או כל אנשים אחרים לא מועסקים על ידי החברה שלך כדי להזמין את הזמן שלך ישירות? בעבר הרחוק היו מזכירי המינויים אחראים ללוח השנה של הבוס ומקימים פגישות עם עיפרון ונייר. עכשיו אתה יכול נקודת לקוחות ועמיתים מחוץ לשירות עצמי מתזמן מינוי אתרי אינטרנט, כגון HourTown או TimeDriver. אתרים אלה יכולים להציג את העובדים שלך בחינם פעמים עסוק, כמו גם מה הזמן הנותר "המלאי" זמין עבור פגישות. הם גם שולחים הודעות דואר אלקטרוני, והם אינם דורשים שום תוכנה מיוחדת מעבר דפדפן אינטרנט כדי לאשר את המינוי. אתה יכול בקלות להתאים את לוח הזמנים כאשר אתה יוצא מחוץ לעיר או אינם זמינים אחרת, גם. שני השירותים זמינים עבור עלות סבירה: TimeDriver יש 90 יום ניסיון חינם הוא 30 $ בשנה לאחר מכן; הורטאון מציעה שלוש תוכניות שונות, כולל אחת בחינם המאפשרת שתי הזמנות חודשיות

הגדרת זמן פגישה משותף או תזמון שינוי

ב- SetMeeting קל יחסית לארגן מפגש בין משתתפים מחברות שונות. מה דעתך על מצב שבו אתה רוצה לארגן זמן מפגש משותף לאנשים באים מחברות שונות? מארגן הפגישה יכול לשלוח הודעת דואר אלקטרוני עם סדרה של פעמים פתוחות אפשריות, ולבקש מכל משתתף לבדוק אילו מבין אותם זמנים לעבוד עבורם. אבל אם אי פעם ניסית לארגן פגישה מסוג זה, אתה יודע כמה מהר אתה יכול להיקבר תחת כל התגובות בדואר אלקטרוני.השירותים ללא תשלום SetMeeting.com (מתוך סוכן פגישה) ושרבוט שימושיים מבחינה זו. החולשה הגדולה ביותר של SetMeeting.com היא שכאשר אתה יוזם את התהליך הוא לא מאפשר לך לשנות את מיקום הפגישה מבלי לבטל ולהתחיל מאפס. דודל, שהוא פחות מתוחכם ויש לו פחות תכונות, הוא באמת מכשיר הסקרים שיעזור לך למצוא זמן משותף; אבל אתה עלול למצוא את זה מושך אם זה כל מה שאתה רוצה לעשות.

Schedulefly אפילו יש יישום פייסבוק, כך שתוכל לשלב את לוח השנה שלך משמרת שם.

מצב אחר עשוי לכלול, למשל, מספר גדול של עובדים משמרות או מתנדבים שזמן הפנוי שלהם רוצה לתאם. אמנם זה לא באמת הפגישה- Scheduling בעיה, זה יכול להיות זמן רב מטלה אם אתה מנסה להתמודד עם זה באופן ידני או לנסות לעשות סידורים דרך הרבה דואר אלקטרוני אחורה ואחורה. השירותים שילם Schedulefly ו Shiftboard נועדו למטרה זו. לשעבר פותחה עבור עובדי המסעדה, בעוד האחרון נבנה במקור עבור שוק הבריאות. שניהם הרחיבו מאז את המיקוד שלהם, והם יכולים לרוץ בכל דפדפן אינטרנט. Schedulefly מתחיל ב 20 $ לחודש עבור עד 19 משתמשים; Shiftboard מתחיל ב 50 $ לחודש עבור חמישה ייחודיים log-ins. דמי לעלות עבור קבוצות גדולות. גם ל- Schedulefly יש פלאגין של Facebook, כך שתוכל לתאם ולהודיע ​​על זמני שינוי שם.

שלח התראות נסיעה לעמיתים מרוחקים

הדף הראשי של Tripit מציג את הטיולים הבאים שלך ומי ייסע ליד העיר שלך.

שירות יוצא דופן למדי זה המוצע על ידי Tripit.com. הרעיון מאחורי האתר הוא בשבילך כדי לפרסם את הסדרי הנסיעה שלך להשתמש בתכונות הרשת החברתית שלה כדי לספר מקורבים שלך וחברים כאשר המסעות שלך ייקח אותך לשכונה שלהם, או לברר מתי הם יהיו בצוואר של היער. כמובן, הגדרת זה אומר לשלוח עוד הזמנות לרשת חברתית אחרת, ולקבל כמה שיותר אנשים (או לפחות אלה שאתה רוצה לראות פנים אל פנים) להצטרף למעגל שלך Tripit. אבל ברגע שיש לך את הרשת של חברים, להודיע ​​להם על הנסיעה שלך היא קלה יחסית: אתה פשוט להעביר את אישור הדואר האלקטרוני עבור חברת התעופה שלך או הזמנת מלון לכתובת מיוחדת ([email protected]), ואת האתר יהיה לנתח באופן אוטומטי את המידע באישור, להבין מי הוא נוסע, ולפרסם המסלול הנסיעה שלך לרשת. השירות גם הוא בחינם, והוא יכול להשתלב עם רשת LinkedIn שלך, כך שאתה לא צריך להרכיב את רשת ההודעות שלך מאפס.

כפי שאתה יכול לראות, כל מיני שירותים מבוססי אינטרנט יכולים לעזור לך לתזמן לתאם את הפגישות האישיות שלך בצורה יעילה יותר. עכשיו אם רק מישהו יפתח שירות שיכול להודיע ​​לכולם שאתה מפעיל 10 דקות מאוחר עבור הפגישות שלך