כיצד לנעול את הנתונים באפליקציות שלך

יישומי המשרד היומיומיים שלך שומרים מידע מוסתר יותר במסמכים שאתה יוצר ועובדים עליהם, מאשר ייתכן שאתה מודע לכך. הנה כיצד לוודא שאתה לא עושה את הנתונים הציבוריים כי צריך להישאר פרטי.

נתונים מוסתרים במסמכים שלך

הכלי להסרת נתונים מוסתרים של Microsoft חי עד שמו עם מסמכי Office ישנים יותר.

תמליל: אתה רואה חשבון עבור חברה שהדירקטוריון שלה ביקש ממך לספק סיכום מנהלים של הוצאות והכנסות - משימה זה מחייב אותך לשתף פעולה עם כמה אנשים. טיוטת הדוח שלך - שנכתבה ב- Microsoft Word - מחליפה ידיים במשך מספר ימים כאשר משתתפים שונים מכניסים הערות, שאלות ואולי אפילו כמה אחיזות אימפוליות. [

[קריאה נוספת: כיצד להסיר תוכנות זדוניות ממחשב Windows] אתה לנקות את המסמך לפני הגשת אותו הלוח, אבל את ההערה "האם הם באמת מצפים אנשים לקנות את החרא הזה?" (יחד עם השם של האדם שהוסיף אותו, ואת השעה והתאריך של היצירה שלו) לא נעלם - זה פשוט מסתיר.

בין סוגי metadata כי גיליונות אלקטרוניים, מסמכי Word, מצגות PowerPoint יכול לשמור ב טופס מוסתר (אך ניתן לגלות בקלות) הם שם וראשי תיבות של מי כתב או כתב את המסמך; נתוני תבנית; תיקוני מסמכים; עריכת הערות; שם המחשב, החברה ששמה מופיע בפרטי הרישיון עבור העותק של Microsoft Office, ואת שם הכונן או השרת שבו שמרת את המסמך.

מידע מוטבע כגון שמות שרת קבצים או שמות משתמש - אשר לעתים קרובות לקבל ממוחזר כמו אישורי כניסה - לעשות גניבת נתונים הרבה יותר קל עבור מרגל הארגונית. אם לא היית מפרסם את הפרטים של הרשת הפנימית של החברה שלך עבור כל העולם כדי לראות, למה היית נותן את נתח של מידע זה מוטבע במסמכים שאתה מייצר עבור האינטרנט? חלק מהמידע הזה זמין, בעוד שחילוץ חלקים אחרים מהמסמך עשוי לכלול שימוש בעורך קבצים בינארי.

תיקון:

עבור Office XP ו- 2003, באפשרותך להוריד את הכלי להסרת נתונים מוסתרים של Microsoft. עבור מסמכי Office 2007, באפשרותך להשתמש בפקודת מפקח המסמכים כדי להציג ולמחוק שרידי מטא-נתונים לא רצויים מקובצי Word, Excel ו- PowerPoint.

טיפול לא מוצלח למה כדאי לטפל:

נתונים כדי להגיע לציבור באמצעות רשלנות משקף אותך רע.

תרחיש: אקדמאים, חוקרים רפואיים, ובתי המשפט לפעמים לפעמים לפרסם גרסאות של המחקר הפרטי שלהם, נתונים, דוחות או עבור הצריכה הציבורית. כאשר מסמכים אלה מכילים מידע אישי רגיש - שמות, מספרי ביטוח לאומי, כתובות רחוב ומספרי טלפון - לעתים קרובות קל יותר לעצב מחדש או לכסות את אותם חלקים של המסמך, במקום לשנות את הקובץ המקורי. ברים שחורים המכסים את שמות האנשים, המיקומים והתאריכים במסמכים המודפסים הם נאותים עבור דוח נייר, אך מסמכים דיגיטליים הם עניין אחר. היו מקרים גבוהים שבהם צדדים שלישיים חשפו בקלות מידע שנדחה כביכול משום שהאדם שעבד עם המסמך לא ידע שמישהו המצויד בגירסה המלאה של Adobe Acrobat יכול להסיר סרגל שחור שצוייר על גבי טקסט בקובץ PDF. אם אתה צריך לשחרר מידע בפומבי מבלי לחשוף פרטים רגישים, אתה חייב לדאוג כי redacts אתה עושה הם בלתי הפיכים.

תקן: נאס"א יש את ההוראות הברורות ביותר באינטרנט המסביר את התהליך. במסמכי Word, קל לשמור עותק חדש של הקובץ שאותו אתה מתכנן לבצע: הפוך את מצב מהדורות בטוח לכבה ולאחר מכן הקלד טקסט על הטקסט שאתה צריך כדי redact. כדי לעצב מחדש תוכן בקובצי PDF, עליך להשתמש בתוכנת Redax של צד שלישי (כגון AppleA של 249 $) או לכסות את הטקסט עם סרגלים שחורים בקובץ PDF, להמיר את מסמך PDF לתמונת TIFF ולאחר מכן לשחזר את TIFF ל- PDF. החיסרון היחיד הוא שהקוראים מאבדים את היכולת לחפש טקסט במסמך PDF שהומר בדרך זו