קבל את החברה שלך התחיל עם Evernote עבור עסקים

אם הצוותים שלך פשוט צריך יישום לקיחת הערות, Evernote הוא בחירה ברורה - זה גורילה 800 פאונד, לאחר שגדל חמש שנים ל -50 מיליון משתמשים. אבל התוכנית מציעה גם מגוון אקלקטי של תכונות פרודוקטיביות, וזה המקום שבו השירות שלה בסביבות עסקיות הוא הרבה פחות ברור.

כן, Evernote פועל על כמעט כל פלטפורמה, והוא יכול ללכוד את כל המידע שאתה לאסוף בטבע, כולל הערות, תמונות, קטעי וידאו, קישורים, הקלטות קול, ואפילו כתב יד בכתב. האפליקציה עמוסה באפשרות, אך מנכ"ל Evernote מודה שתועלתה אינה מובנת מאליה. אבל תנסו את זה לפחות כמה שבועות, אומר פיל ליבין, ותהיו מעריכים איך Evernote מספקת גישה ישירה לכל מה שאתם יכולים לסמן פיזית ונפשית במהלך העבודה של יום.

אתם עשויים אפילו לשקול את זה "השני שלך" המוח ", נתונים על פני השטח שלא ידעת שאתה יכול לחיות בלי.

למה Evernote?

בכל מקום גישה היא נקודת המכירה העיקרית.

Evernote יכול ארכיון ארכיון חוכמה. תחשוב על ההערות שרשמת על כרטיס ביקור לפני שנתיים. או ההוראות של המנהל שלך, כי אתה (למרבה המזל) רשמה בשבוע שעבר. או את המאמר מעורפל לך גזרו על מתחרה מפתח. עכשיו, מה אם שאר עמיתיך יכול לגשת זה סוג של Evernote נתונים מכל מכשיר, ומה אם אתה יכול לגשת הנתונים שלהם מדי? עם Evernote, ארכיון זה של נתונים אינו אוסף אבק. במקום זאת, הוא גדל ומתאים יחד עם העסק שלך.

הגרסה הבסיסית של Evernote היא בחינם על שולחן העבודה, בדפדפן, ועל כל מערכות ההפעלה הניידות הגדולות. אולי העובדים שלך כבר משתמשים בו. מאמר זה יעזור לך להגביר את Evernote עסקים בתשלום, אשר הושק בדצמבר האחרון. השירות העסקי מאפשר לחברה לנהל באופן מרכזי את חשבונות Evernote של העובדים עבור $ 10 למשתמש לחודש או 120 $ לשנה. בעבר, אתה יכול לבחור רק בין גרסאות אישיות של Evernote ו- Evernote Premium ($ 45 לשנה), שמציע אחסון נוסף, מחברות לא מקוונות והאפשרות לתת לאנשים אחרים לערוך את המחברות שלך.

המתחרה הראשי של Evernote, Microsoft OneNote, הוא כלול בגירסאות העדכניות ביותר של Office, אך רשיון שולחני עצמאי עולה $ 70, ואין גרסת Mac זמינה. גירסאות ה- iPhone ו- iPad של מיקרוסופט ללא תשלום מוגבלות ל -500 תווים, בניגוד ל -100,000 ב- Evernote.

פריצת אבטחה שבוצעה לאחרונה גרמה ל- Evernote להגביר את אמצעי האבטחה שלה באמצעות אימות דו-שלבי, חדשות טובות לשמירה על הנתונים שלך.

הגדר את המשתמשים שלך

סטטוס מנהל מערכת

בקר בדף Evernote Business והזן את כתובת הדוא"ל של העבודה שלך בתיבה התחל, כדי ליצור חשבון ניהול חברה חדש. תוכל להשתמש בחשבון Evernote הקיים שלך אם אתה כבר משתמש, או ליצור חשבון חדש. לאחר שתזין מידע בסיסי, בחר את תוכנית התשלום שלך.

עבור עסק קטן מאוד, הוספת משתמשים פשוטה כמו הקלדה בכתובות דוא"ל ולחיצה על הזמן משתמשים. האפשרות זמינה בדף הבית של מנהל המערכת העסקי או בתת-הקטע 'הוסף משתמשים'. אם אתה רוצה שכולם בחברה שלך יירשמו ל- Evernote, אך לא ירצו להזין את כל כתובות האימייל האלה אחת אחת, ולאחר מכן אפשר לכל מי שכתובת האימייל שלו משתפת את שם הדומיין שלך כדי ליצור חשבון לעצמו או לעצמה. אם העובדים שלך כבר יש חשבונות Evernote תחת כתובות דוא"ל אלה, הם ישודרגו Evernote עסקים.

אם אתה בחברה גדולה רוצה למנוע הוספת אלפי עובדים באופן ידני ויש לזכור למחוק את החשבונות שלהם כאשר הם עוזבים את החברה מאוחר יותר, אתה רוצה שילוב עם Active Directory, LDAP, או כל חברה אחרת כניסה למערכת. Evernote אינו מציע תכונה זו, אך ניתן לפנות לאפשרויות של צד שלישי כגון OneLogin

אם אתה Newbie של Evernote, המחברות שלך יתחילו בתור לוח ריק.

לאחר שהזנת משתמשים למערכת, החלונית Manage Users מאפשרת לך למחוק כל מי שיוצא מהחברה. מסוף הניהול מאפשר לך לראות את פרטי החיוב וההיסטוריה שלך, וכן לנהל מחשבים ניידים ותגים. כל המסכים האלה פשוטים עד כדי גיחוך. לדוגמה, תוכל לעיין בקלות בחשבונות המשתמשים שלך ולמשוך כל אחד מהמחשבים הניידים שלהם לעבודה בספריית העסקים של החברה. (עוד קצת על איך Evernote מארגן את המידע שלך.) אם המשתמשים שלך מסומנים מחברות שלהם כמו אישי, אתה לא יכול לראות אותם. ניתן גם לייצא או למחוק מחשבים ניידים מחשבון מרכזי זה.

הגדרת נתונים עסקיים

החוכמה הקולקטיבית של העובדים תציג את ספריית העסקים שלך.

Evernote מארגן מידע לרשימות - קטעי מידע בודדים שנשמרו מהאינטרנט או את העולם כולו - חתיכה אחת בכל פעם. מכיוון ש- Evernote מאחסן מדיה עשירה, "פתק" יכול להיות תמונה חכמה של כרטיס חניה, טקסט של תזכיר, רשימת קניות, הקלטת שמע או דף אינטרנט. הרשימה תמשיך.

באפשרותך להוסיף הערות למחברות, שאותן תוכל להוסיף למחסניות של מחשבים ניידים. ביסוד כל זה תגים - מילות מפתח שאתה מצרף הערות כדי לעזור למשתמשים לחפש אותם מאוחר יותר. הכל מופיע בספריית העסק שלך, מאגר קהילתי של החברה.

מרחב העבודה של Evernote שלך ​​מציג שלושה סוגים של מחברות: המחברות האישיות שלך, המחברות העסקיות שלך ומחברות בספריית העסקים של החברה. המחברות האישיות שלך פרטיות, אבל אתה יכול לחלוק אותן, אם תרצה, עם מישהו בתוך החברה או מחוצה לה.

המחברות העסקיות שלך נגישות למנהל האתר של Evernote אך לא לעובדים אחרים, אלא אם כן אתה משתף אותן עם אנשים אלה או להוסיף אותם לספריית העסקים. מחברות מארגנות הערות <

כדי לשתף מחברת בדפדפן אינטרנט, לחץ על החץ למטה שמימין לשמו של המחשב. בגירסת שולחן העבודה, לחץ לחיצה ימנית על שם המחשב הנייד.

לא ניתן להעביר מחברת מהמחשב האישי אל הקטע העסקי, אך ניתן להעביר הערות בודדות בגירסת שולחן העבודה של Evernote: פשוט לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ההערה לחץ על

העבר הערה ובחר את שם מחברת היעד כדי להעביר מחברות שלמות לקטגוריה העסקית, צור תחילה מחברות ריקות חדשות בקטע העסקי ולאחר מכן העבר או העתק את הפרט הערות. ניתן לקבץ פתקים למחשבים ניידים ולאסוף מחברות לערימות - פשוט גרור מחברת אחת על גבי מחשב אחר כדי ליצור ערימה.

אם אתה צריך רמות ארגון גבוהות יותר, פנה לתגים, אשר אתה יכול לקנן ללא הגבלת זמן. הערימות וההיררכיות של התג שהגדרת, אפילו במחברות העסקיות שלך, הן שלך בלבד. זכור כי ערימות הן לארגון ויזואלי בלבד, לא מקוננות כמו מערכת קבצים

הפוך את רשימת התגים כל עוד אתה אוהב.

אם אתה לא יכול להיות טרח לעשות את כל זה תיוק ידנית של ההערות שלך, פשוט לנצל את תכונות החיפוש החזקות של Evernote כדי למצוא את המידע הדרוש לך בסביבת העבודה שלך או בספריית החברה. פונקציית החיפוש אפילו מרחיבה על זיהוי תווים בכתובות בכתב יד.

העצמת העסק שלך

הגדרת את החשבון העסקי שלך, ואתה שיתפת כמה מסמכים עם עמיתים. עכשיו מה?

כדי לשחק עם Evernote עסקים וללמוד כמה חזק זה יכול להיות, להשתמש בו בפגישה הבאה שלך. בקטע מחברות עסקיות בחשבונך, צור מחברת חדשה לפגישה ושתף אותה עם עמיתים. לאחר מכן גש אליו באמצעות המחשב הנייד, הטאבלט או הטלפון החכם בפגישה עצמה.

Evernote שומר הערות באופן אוטומטי כאשר אתה משתמש בדפדפן או בלקוח לנייד, כך שעמיתיך יוכלו לראות מיד מה הוספת. ב- PC ו- Mac לקוחות, Evernote שומר הערות על פי לוח הזמנים שתציין, כגון כל 15 דקות או פעם ביום. ניתן גם לסנכרן הערות באופן ידני בכל עתכל אחד יכול לתרום הערות למחברת המשותפת, והם יכולים להמשיך לשתף פעולה לאחר סיום הפגישה. אך אל תפסיק לשתף קבצים מוקלדים - לשתף קבצים מצורפים או דפי אינטרנט גם כן. אם החברים שלך הביאו את הטבלטים או המחשבים הניידים שלהם לפגישה, אין צורך להדפיס מסמכים עבור כל משתתף.

אתה יכול ליצור את אנשי הקשר של כולם על ידי שיתוף אותם עם החברה.

במהלך הפגישה, אתה יכול לצלם תמונות של כרטיסי ביקור ולהוסיף אותם כמו הערות למחברת משותפת עבור רשומה קלה של מי השתתף. כרטיסי הביקור ניתנים לחיפוש באופן מלא, מכיוון ש- Evernote כולל זיהוי תווים אופטי מובנה.

אם המכשיר כולל קלט שמע, רשום חלק מהפגישה. זיהוי קולי מובנה זמין גם במכשירי iOS וגם במכשירי Android, אם אתה רוצה שההקלטה תועתק אוטומטית.

אם הקבוצה שלך משתמשת בלוח לבן לסיעור מוחות במהלך הפגישה, צלם תמונה כדי לשמור אותה מאוחר יותר. מאז Evernote יכול לקרוא כתב יד, תוכל גם לחפש את הערות הלוח.

ואם מדברים על כתב יד, אם אתה מעדיף לכתוב במקום להקליד, לקחת הערות בכתב יד ישירות על המכשיר הנייד או עם עט Livescribe שלך, או לכתוב על פנקס נייר ולאחר מכן לצלם תמונות של הדפים.

נצל את היתרונות של זיהוי תווים וזיהוי קול של Evernote.

האם האירוע שבו אתה משתתף מקבל עדכון Twitter? שמור את כל הטוויטים הקשורים הערה Evernote על ידי הגדרת תהליך IFTTT. IFTTT (אם זה, אז זה) הוא כלי חינם, צד שלישי המאפשר לך ליצור תהליכים אוטומטיים פשוטים. בנוסף לניטור הזנות של Twitter, IFTTT יכול למשוך חדשות Google והתראות Google, כמו גם עדכוני RSS מכל בלוג או פרסום מקוון. ההערות שלך יהיה קל למצוא מאוחר יותר Evernote, מאורגן עם הערות אחרות מן הפגישה, ו, בדיוק כמו הערות הלוח, הם יהיו ניתנים לחיפוש באופן מלא. כאשר אתה ועמיתיך יחזרו למשרד, כולם יוכלו לגשת לאותם רשומות של האירוע ולהמשיך לשתף פעולה.

זוהי רק ההתחלה של הדרכים היצירתיות שהחברה שלך יכולה לשתף פעולה ולעבוד בצורה יעילה יותר עם Evernote