שיתוף פעולה ב- Microsoft Office: כואב אך לא בלתי אפשרי

Microsoft Office כבר זמן רב תקן הזהב ליצירה, עריכה ועיצוב מסמכים רציניים. עם זאת, ב- Google Docs ובמתחרים מבוססי-אינטרנט אחרים, משרד outpaced הצליח להקל על שיתוף מסמכים בזמן אמת.

הזן את חבילות Office החדשות. פורסם מוקדם יותר השנה, הם מהווים את הקרקע אבודים על ידי ומאפשרות לך לשתף פעולה עם אנשים אחרים באמצעות תערובת של שולחן העבודה ואת יישומי הדפדפן. התכונות החדשות הן צעד בכיוון הנכון, אך בסופו של דבר, שיתוף הפעולה החדש של מיקרוסופט אינו יכול להיות קל כפי שהוא צריך להיות.

אם אתה חושב על רכישת מנוי של Office 365 או על רכישת תוכנת שולחן עבודה של Office 2013 - או כבר משתמש אחד לקרוא על מנת ללמוד על הייסורים אקסטזה של coediting. [

[לקריאה נוספת: שירותי הזרמת טלוויזיה הטוב ביותר]

בדקתי שיתוף פעולה עבור Word, Excel, OneNote, ו- PowerPoint, שניהם עם עמיתים ב חשבון של Office 365 Small Business Premium ועם אנשים מחוץ לחברה שלנו שלא היו להם אפילו את Office 2013.

שיתוף פעולה עם אנשים מבחוץ

כדי לשתף מסמך עם משתפי פעולה, תחילה עליך לשמור אותו באופן מקוון ב- SkyDrive.

באמצעות אחסון ענן SkyDrive ו- Office Web Apps, Office החדש מאפשר לך לשתף ולשתף פעולה עם כל מי שבארגון שלך או מחוצה לו.

לדוגמה, יוצר מסמך יכול להזמין כל אדם להציג או לערוך מסמך ב- Word יישום אינטרנט. עבור לתפריט File ולחץ על שתף, מה שמביא אפשרויות לקבלת אחרים על הלוח. ביסודו של דבר, אתה יוצר קישור שיתוף ולשלוח אותו באמצעות דוא"ל או הודעות מיידיות, או שאתה יכול ליצור הזמנות דוא"ל לאנשי הקשר של Outlook שאתה מייעד. כך או כך, לפני יצירת הקישור או שליחתו, עליך לשמור את המסמך ב- SkyDrive.

שתף עבודה ב- Word, Excel או PowerPoint על-ידי שליחת מישהו לקישור המסמיך אותם להציג או לערוך את המסמך. נמען לוחץ על הקישור, חלון דפדפן פותח את הקובץ ב- Word, Excel, OneNote או PowerPoint Web App. שים לב שגם אם שלחת קישור המאשר לנמען לערוך את המסמך, הנמען רואה את אותה הודעה מוקפצת שכל היישומים של Office יוצרים בעת פתיחת מסמך כלשהו בדוא"ל או בהורדה באינטרנט, ומזהירים כי מכיוון שהאינטרנט יכול להיות בטוח, כברירת מחדל אתה יכול רק לקרוא את המסמך. על הנמען ללחוץ על כפתור כדי לאפשר עריכה - צעד משונה, מכיוון שיצרת קישור המסמיך אותו במיוחד כדי לערוך את המסמך.

אתה והמחברים המיועדים שלך יכולים לעבוד על המסמך בו-זמנית, עם כמה מגבלות. ב- Word, לדוגמה, אתה ועמיתיך אין אפשרות לערוך את אותה הפסקה בו-זמנית. אם תנסה לעשות זאת, תקבל הודעה קופצת על כך.

כאשר אתה מקבל הזמנה למסמך משותף של מסמך, הוא מופעל ביישום אינטרנט במצב קריאה בלבד, גם אם יש לך עריכה אישור.

על גבי זה, אתה לא ממש יכול לראות את העבודה מחבר שותף עשה עד אותו אדם חוסך את זה. אתה יכול להגיד בזמן אמת, למרבה המזל, כי מישהו אחר עובד על המסמך, כמו App pops את השמות של coauthors. (לחלופין, לחץ על

קובץ> מידע עבור תצוגה מאחורי הקלעים של מי עורך כעת). אם העורך השני אינו מחובר לחשבון Microsoft, הוא או היא יופיעו בתור 'אורח' כללי. שינויים שמורים אינם מופיעים באופן אוטומטי. במקום זאת, Word מודיע לך כי עדכונים זמינים, ואתה חייב לשמור או ללחוץ על לחצני רענון כדי לראות עבודה של coauthor. ברגע שאתה עושה זאת, השינויים מופיעים מודגשים בירוק בהיר.

Coauthoring עובד בסדר גמור גם כאשר אדם אחד משתמש ב- Word Web App והשני משתמש ביישום שולחן העבודה. הדבר נכון גם לגבי OneNote, כאשר השינויים מופיעים באופן אוטומטי, גם מסומנים בירוק בהירWord, Excel ו- PowerPoint 2013 עבור שולחן העבודה מאפשרים לך לשתף מסמכים עם עמיתים לעבודה על ידי יצירת הזמנות בדוא"ל עם הרשאת הצגה או עריכה.

אינך יכול לעבד ב- Excel כאשר אדם אחד עובד בשולחן העבודה של Excel. אם תנסה, תקבל הודעה המציינת שהגיליון האלקטרוני נעול. אבל אתה יכול coauthor ב- Excel Web App, וזה הרבה יותר מוגבל בפונקציונליות. השינויים מופיעים באופן אוטומטי רק לאחר שמחבר עוזב תא, ומאחר שאינם מודגשים לא תמיד קל לדעת מה השתנה מחבר שותף. אבל האפליקציה מציינת מתי אחרים עורכים עריכה באופן פעיל.

שינויים מודגשים, לאחר מעשה.

Microsoft ממליצה שמחברי שיתוף הפעולה של PowerPoint ימשיכו לשולחן העבודה או לאפליקציית האינטרנט, לא שניהם בו-זמנית. אם משתמש אחד משתמש בגירסת שולחן העבודה והשני עובד בדפדפן, ייתכן שהשינויים לא ישמרו כראוי. עם זאת, אין צורך לשמור שינויים ב- PowerPoint. במקום זאת, הם מופיעים לאחר שעורך מסיים לעבוד עם אובייקט, כגון תמונה או תיבת טקסט.

שיתוף פעולה עם עמיתים

היישומים של שולחן העבודה של Office 2013 מציגים מי עובד על המסמך שלך, בתוך סמל בחלק התחתון משמאל לחלון.

אנשים העובדים בארגונים שנרשמו לתוכנית עסקית של Office 365 כוללים כלי שיתוף פעולה שאינם זמינים בגרסאות הצרכן. בין היתר, Office 365 Small Business Premium ו- Office 365 Midize Business מספקים שרתים מתארחים של SharePoint ו- Lync לשיתוף פעולה ולתקשורת מאוחדת, בהתאמה.

תהליך יצירת המסמכים והזמנת עמיתים לעבודה לחלוק אותם כצופים או עורכים הוא בעיקרו אותו כאן כפי שהוא עבור הצרכנים. אבל יש משהו מוזר שאתה צריך לדעת עליו. כברירת מחדל, כאשר אתה מקבל לראשונה הזמנה לערוך מסמך, Office 365 מפעיל את יישום האינטרנט הרלוונטי, גם אם יש לך התקנה שולחן עבודה של Office 2013. כדי לעבד את שולחן העבודה Word, עליך ללחוץ על

עריכה ב- Word

בתוך היישום Web Word ולהמתין עד להפעלת התוכנית, צעד נוסף הצורך זמן רב. כדי לשמור כרטיסיות על מסמך שהוזמנת לשיתוף, לחץ על הקישור עקוב אחר ההזמנה. מנהל מערכת של Office 365 יכול לשנות את ברירת המחדל הזו עמוק בתוך ההגדרות עבור האתר המשותף, כך שהמסמכים יופעלו באפליקציית שולחן העבודה. זה רע מאוד שאינך יכול לבחור בשולחן העבודה או באפליקציית האינטרנט לפני שתשגר אחת מהן.

כמו כן, שים לב שבעוד שאתה עשוי לצפות שהמסמך שערכת יופיע בסביבת העבודה שלך ב- SkyDrive Pro באופן אוטומטי, זה לא המקרה. מסמכים כברירת מחדל מופיעים רק בקובצי SkyDrive של היוצר שלהם.

המסמכים הבאים מספקים קישורים למסמכים שאחרים שיתפו איתך. אבל לא ניתן לראות את רשימת המסמכים הבאים ממסך ברירת המחדל של SkyDrive Pro.

כדי לחזור למסמך שנוצר על ידי עמית לעבודה, עליך ללחוץ על קישור למסמך. דרך אחת היא למצוא את ההזמנה בדוא"ל המכילה את הקישור. נתיב קל יותר הוא לעקוב אחר הקובץ המשותף על ידי לחיצה על האפשרות

עקוב אחר

בהזמנה המקורית. פעולה זו מעבירה קישור למסמך בתוך מסמכים מאוחסנים בסרגל הניווט השמאלי של סביבת העבודה שלך ב- SkyDrive Pro, תחת המסמכים שלי. אם הגדרת תזכורת חדשות בפרופיל Office 365 שלך, תקבל הודעה על שינויים למסמכים שאתה עוקב אחריהם. אבל אתה צריך ללחוץ על מסמכים שנמצאו

כדי לראות את הקבצים האלה. מיקרוסופט היתה יכולה להקל על השימוש בממשק שהראה מסמכים שנצפו לצד מסמכים של המשתמש. צ'אט בזמן שיתוף פעולה לא ברור כיצד להשתמש בהודעות מיידיות במסמך.

עוד quirk גדול שהבחנתי בו סביבות עסקיות של Office 365 היו קשורות לשוחח. כאשר נכנסת, יכולתי לשלוח הודעה מיידית לעמית מתוך Outlook Web App על-ידי לחיצה על פריט People שבראש מסך הבית של Office 365. אבל אם אני לוחץ על SkyDrive כדי לעבוד על מסמך, חלון הורה לי לסיים את הפעלת ה- IM, ולא הצלחתי להשתמש ב- Outlook Web App בהודעות מיידיות בעת עבודה על מסמך משותף. מיקרוסופט אמרה שזה לא איך זה אמור לעבודLync מאפשר לך לשוחח ולשוחח משולחן העבודה.

מתברר שיש דרך נוספת להודעות מיידיות ב- Office 365: עליך להפעיל את יישום שולחן העבודה Lync הכלול בתוכנת שולחן העבודה של Office 2013, והיכנס לחשבונך בתוך Lync. לאחר מכן תוכל לשלוח הודעה לעמיתים המסייעים במסמכים מתוך המסמך על-ידי לחיצה על שמו ברשימת העורכים הפעילים.

לחלופין, תוכל בתיאוריה. בבדיקות שלנו, מצאנו שלפעמים סמל ה- IM היה אפור גם כאשר Lync מראה את הצד השני כנוכח. ברור שלמיקרוסופט יש הרבה עבודה לעשות כדי להפוך את הצ'אט ללא מאמץ למשתפי פעולה. קשה להבין את ההחלטה ליצור שני שירותי צ'אט שאינם משתלבים אחד עם השני, ויש צורך להפעיל יישום נפרד לאחר שאתה מחובר לשירות האינטרנט הוא מעצבן. התנהגות לא יציבה של Lync היא הדובדבן על העוגה.

השורה התחתונה על שיתוף פעולה

כך נראית הזמנה לשיתוף פעולה ב- Excel Web App. מכאן, אתה לא יכול coauthor עם מישהו באמצעות שולחן העבודה של Excel.

מיקרוסופט בבירור רוצה להעצים אנשים לשתף פעולה על מסמכים, אבל חבילות Office החדש שלה לא להקל. תהליכים שונים עבור coauthoring ביישומים הליבה מבלבלים. ב - Word, במיוחד, שיתוף הפעולה הואט על ידי הדרישה כי כל המעורבים חייבים לשמור או לרענן מסמכים כדי לראות אחד את השני של השינויים. הגדרה זו מנוגדת בחדות עם אפליקציית עיבוד התמלילים של Google, שמציגה שינויים כאשר משתמשים מקלידים אותם.

שיתוף מסמכים בסביבות עסקיות של Office 365 הוא גם בלתי-מובן מאליו, ולכן קשה למצוא מסמך משותף שלא יצרת, או כדי לשוחח בצ'אט עם עמית בעת פתיחת קובץ. זה נחמד כי מיקרוסופט עושה צעדים בכיוון הנכון, אבל עד כה אלה הם צעדים התינוק במקרה הטוב. אם האסיפה היא חלק קבוע מזרימת העבודה שלך, Office החדש מאפשר זאת, אך בהתאמות והתחלות. לחלופין, תוכל ללמוד את החריגות האלה פנימה והחוצה כדי שתוכל לעקוף אותן, או לשקול להשתמש ב- Google Apps for Business במקום.