דרכים טובות יותר למסמכי שיתוף

אחת הדרכים הקלות ביותר לשתף פעולה עם שותף או עמית לעבודה היא לשלוח להם מסמך אלקטרוני, אבל זה גם אחד ההרגלים הקשים ביותר לשבור. ובעוד דואר אלקטרוני הוא כל כך מתפשט וכמעט מיידי, הרעיון של שיתוף פעולה סדרתי - אני עובד על המסמך, לשלוח אותו אליך ואתה עובד על זה ושולח אותו בחזרה - הוא מגושם. המסמכים המצורפים עלולים להדביק מערכות דואר אלקטרוני או לקבל דחייה על ידי מסננים. אם יותר משני אנשים עובדים על זה, מישהו צריך להיות אחראי לפתרון קונפליקטים.

יש דרכים טובות יותר ואראה לך כמה חלופות. כדי לעקוף שליחת קבצים גדולים באמצעות דואר אלקטרוני, יש כנראה תריסר או יותר שירותים כמו YouSendIt.com המאפשרים לך להעלות את הקובץ ולאחר מכן פשוט להשתמש בדואר אלקטרוני כדי להודיע ​​לאנשים לאן הם יכולים ללכת להוריד אותו. אבל זה לא מאוד מספק, ואפשרות טובה יותר היא להשתמש במשהו כמו Google Docs. תחשוב על זה כעל הכונן הקשיח המשותף שלך בענן. ניתן להעלות כל פורמט של Office ו- PDF לשירות של Google, לאחר שתגדיר חשבון Gmail. הבעיה היא שאתה עדיין צריך לערוך אותם באופן סדרתי.

כדי לעקוף את הבעיה, תסתכל על Etherpad.com, אשר בעצם מגדיר את דף האינטרנט בזמן אמת עבור המסמך שלך. זה מקצה כתובת אקראית, וזה גם טוב וגם רע. טוב, כי ברגע שאתה יודע את כתובת האתר אתה יכול בקלות לקבל גישה למסמך. רע, כי אין שום אבטחה ברגע שאתה יודע את כתובת האתר, כך שכל אחד יכול לראות מה אתה עושה. אבל עריכה מהירה בזמן אמת משותפת, זה לא יכול להיות לנצח. יש לך חלון צ'אט בצד שבו תוכל לשתף הערות, וכל השינויים של המחבר מקבלים צבע הדגשה שונה, כך שתוכל לראות במהירות את תרומתם. אתה יכול גם לחזור אחורה לגירסאות שנשמרו בעבר, שהיא תכונה נחמדה מאוד אם אתה מנסה למצוא משהו שאבד ב זרם העריכה. וזה בחינם. (יש שירות דומה מ Textflow.com עבור $ 100 למשתמש בכל שנה.)

[קריאה נוספת: שירותי הזרמת טלוויזיה הטוב ביותר]

משהו בטוח יותר, ועוד תכונה עמוס, הוא Box.net. זה התחיל בתור שירות גיבוי מקוון (ראה את הטור שלי כאן), אבל התפתח למשהו יותר. צוות של אנשים יכול לשתף אוסף של מסמכים המוצבים בדף האינטרנט שלהם. ניתן לבצע חיפושים בטקסט מלא באוסף זה, וכן לערוך דיונים. העלות היא 15 $ למשתמש לחודש. להבדיל Etherpad, אתה יכול לחלוק כל מיני קבצים, לא רק עיבוד תמלילים מסמכים.

השירות האחרון שאני רוצה להזכיר הוא Drop.io. זה כמו Box כי אתה יכול לשמור מגוון רחב של קבצים לעשות זאת בצורה מאובטחת, כמו Etherpad כי יש לך בזמן אמת צ 'אט. אבל יש כאן הרבה יותר. הדבר מגניב על Drop.io היא שיש לך כל כך הרבה דרכים לקבל מידע פנימה והחוצה של דף האינטרנט המשותף. באפשרותך לטעון תוכן באמצעות אינטרנט, דואר אלקטרוני, שליחה באמצעות הודעת טקסט, עדכוני Facebook או אפילו טלפון או פקס. שיחות הטלפון נשמרות כקבצי שמע. אתה יכול לנסות את השירות בחינם. אם אתה רק רוצה ליצור "ירידה" אחד או דף משותף כי הוא 10 $ לשנה עבור 1 GB של שטח. יש עוד תוכניות יקרות יותר אם אתה רוצה יותר אחסון או תכונות. שירות נוסף ששווה להסתכל עליו הוא ContentCircles.com, אשר יש תוכנית $ 10 לחודש עבור שטח בלתי מוגבל.

כל אלה הן חלופות נהדרות לשלוח את הקובץ הבא באמצעות דואר אלקטרוני, והוא יכול לעזור לך לחסוך זמן ולהפחית את התסכולים של שיתוף פעולה טורי. תן לי לדעת מה אתה חושב על השירותים, או אם יש לך אחרים שבהם אתה משתמש באופן שגרתי.

דוד סטרום הוא לשעבר העורך הראשי של רשת המחשוב, טום של Hardware.com, ו DigitalLanding.com ורשת עצמאית יועץ, בלוגר, podcaster ודובר מקצועי מבוסס בסנט לואיס. הוא יכול להגיע ב [email protected]