למה זה צריך להתחיל לזרוק נתונים משם

זה יכול להיות סיוט אחסון: בהתחשב הרחבת דרישות רגולטוריות תפקיד המפתח רשומות אלקטרוניות עכשיו לשחק בתביעות, כמה ארגונים חוסכים כל פיסת נתונים יש להם, רק כדי להיות בטוחים. כמדד של הביקוש לאחסון, IDC אומר את הסכום הכולל של אחסון דיסק שנשלח בשנה שעברה גדל 40.5 אחוזים מ 2007.

בטח, התקשורת אחסון מקבלים פחות יקר. העלות של ג'יגה-בייט של אחסון דיסק נפלה ביותר מ -27% בשנים 2007-2008, לפי IDC. אבל עם דרישות האחסון של ארגונים הממוצע גדל במהירות, שמירה על הכל לנצח יכול ליצור אתגרים וניהול לטווח ארוך ולהוביל כאבי ראש כאשר משהו צריך להימצא. אנליסטים, עורכי דין וספקים אומרים שארגונים טובים יותר להיפטר מנתונים מסוימים - אבל עושים זאת בחוכמה. עבור מחלקות IT, זה אומר תכנון, ביצוע בקפידה, ולא הולך לבד. "יותר חברות רגישות לכך שאנחנו לא יכולים פשוט להמשיך לזרוק אחסון בנושא", אומר האנליסט ריק וילארס. כך, למשל, הוא מוסיף כי הגידול בנתונים המהירים גדל לאחר שנה אחרי שנה. חברות אשר שומרות את הכל הן לעתים קרובות אלה שאינם בטוחים מה צריך להינצל או למחוק, הוא מוסיף - סימן שהם מציבים את עצמם לצרות. [

[קריאה נוספת: תיבות NAS הטוב ביותר עבור מדיה זורמת ו]> מעל מחיר של דיסקים, קלטות, רשתות וניהול, לגזול נתונים יותר מדי יכול לחזור לרדוף חברה במקרה של תביעה. על פי נתונים אלו, אנדרו כהן, סגן נשיא של גילוי אלקטרוני ותאימות ב- EMC, עשוי לעלות מיליון דולר על מנת למצוא ולהרכיב את הנתונים המבוקשים ב"הגילוי האלקטרוני ". למד את הדילמה הזו ממליץ על מגוון של צעדים כדי לוודא כי החברה אינה חוסכת יותר מדי ולא מסכן את עצמו על ידי מחיקת מידע בצורה לא נכונה. יש טכנולוגיות שם בחוץ כדי לעזור, אבל זה גם לוקח קלט אנושי, הם מציינים.

בעיה אחסון נתונים

כל ארגון צריך לשמור מידע למטרות משלו, כגון זיכרון מוסדי, בדיקת העסקה וניתוח, וכולי. בנוסף, תקנות כגון חוק Sarbanes-Oxley ובריאות ביטוח ניידות וחשבון (HIPAA) דורשים ארגונים לשמור סוגים מסוימים של תוכן לתקופה שנקבעה. ועוד תקנות כאלה הן בעבודות, מציין האנליסט של קבוצת אסטרטגיה אסטרטגית בריאן Babineau. "אם אתה בעסקים, אתה הולך להיות מוסדר איכשהו," הוא אומר. אבל אחסון מידע מגדיר אותך לסיכון: גילוי דואר בקשות בתביעות לחשוף נתונים של החברה וניהול נתונים כדי לסגור את הבדיקה. ככל שאתה שומר יותר, כך הם יכולים לבקש יותר, להגדיל את הסיכויים של הממצאים המזיקים. אבל אם מידע האחסון שלך ואת מדיניות המחיקה אינם קפדניים ועקביים, אתה יכול לאבד את היתרון של ספק בבית המשפט, מדוע מידע מסוים אינו זמין.

במקרים מסוימים, תקנות לספר לך מה עליך לעשות, אבל לעתים קרובות הם אומרים לך רק את המינימום עליך לעשות או, במקרה של הכללים הפדראליים עבור סדר הדין האזרחי, לספק הנחיות כיצד לבצע החלטות אחסון אבל לא לרשום אותם. כמה חברות שהיו צריכים לציית לתקנות נתונים במשך שנים רבות יש מחלקות המתמחות בניהול רשומות, שהחל עם חתיכות שהוגשו של נייר. מכיוון שהחוקים נוטים להיות מסובכים ונעים בין מדינות, מומחים אלה לעיתים קרובות יש מדריך עבה של דרישות עבור סוגים שונים של נתונים, אשר לא ניתן לתרגם בקלות לתוך סדרה של נהלים על ידי מחלקת ה- IT.

התחל עם ניתוח אחסון, לא את טכנולוגיית האחסון או נהלים הצעד הראשון הוא לקבוע אילו נתונים יש לשמור, אז מה הם האמצעים כדי לשמור על זה. IT יכול לשחק תפקיד מפתח כאן, באמצעות תוכנת ניתוח נתונים, אומר Babineau. חברות כגון Exterro, Vivisimo, Autonomy ו- Digital Reef מוכרות תוכנות המסייעות בזיהוי הנתונים של החברה וכיצד העובדים שלה משתמשים בנתונים אלה. מידע זה יכול לסייע בבואו להחליט מה יש לאסוף ולשמור, הן למטרות משפטיות והן למטרות ארגוניותמחלקות ה- IT יכולות וצריכות להתאים את מדיניות השמירה שלהן כדי למזער את כמותן שלהן, לדברי האנליסט פורסטר ריצ'מן. לדוגמה, ניתן לפלח את אוכלוסיית המשתמשים לקטגוריות כגון מנהלים, עובדי משרד אחורי ואנשים העוסקים בקניין הרוחני של החברה, ולטפל באופן שונה בדואר האלקטרוני שלהם. אבל זה צריך להיעשות במדיניות מדויקת ועקבית כדי להגן עליה מבחינה משפטית, הוא אומר. "ככל שאתה יכול להפריד את פיסת הנתונים הקטנה שבאמת רגישה משאר הנתונים שאינם רגישים, הם יהיו הרבה יותר נמוכים ", אומר רייכמן. אבל בסופו של דבר, הטכנולוגיה לא יכולה לכתוב לך מדיניות. "צריך להיות מפגש מוחות בין ה- IT לבין קציני הציות", אומר Babineau. תהליך זה יכול להיות קשה משום ששתי הקבוצות בעצם מדברות בשפות שונות. מנהלי IT נוטים להסתכל על קצת נתונים על סמך מה היישום או מחלקה זה קשור, בעוד מנהלי הרשומות עשויים לחשוב על זה במונחים של קניין רוחני או מושגים אחרים. לדבריהם, האתגר הארגוני שחלקם פתרו על ידי מיזוג הקבוצות, בעוד שלשאר החברות יש את המומחים הרשומים פשוט מייעצים לצוות ה- IT, אומר וילארס של IDC.

אין צורך לבלבל בין גיבוי לארכיון

צוותים הגיעו יחד כדי לעצב מדיניות, זה רעיון טוב להפריד בין גיבוי מארכיון, אומר Babineau של ESG. מטרת הגיבוי היא ליצור עותק של כל דבר, כך שהעסק יכול לחזור על רגליו לאחר הפסד בלתי צפוי של נתונים. "איכשהו אנחנו מורפדים את זה לתוך 'זו דרך מצוינת לשמור נתונים'", הוא אומר.

למערכת גיבוי אין את השליטה הדקדקנית הדרושה כדי לשמור כמה סוגים של מידע לזמן קצר ואחרים עבור יותר, הוא אומר. לדוגמה, אם יש צורך לשמור רקורד עסקי מסוים במשך שבע שנים, המקום הלא נכון לשמור אותו הוא על קלטת גיבוי עם 55,000 קבצים אחרים.

"אם אתה רוצה לשמור את הרשומה העסקית במשך שבע שנים, יש לך כדי להציל את 55,000 הקבצים במשך שבע שנים גם כן ", אומר Babineau. שימוש בתהליכי גיבוי נפרדים עבור סוגי נתונים עם דרישות שמירה שונות הוא יקר ומורכב, הוא מוסיף. הארכיון צריך לשמש רק כדי לשמור באופן סלקטיבי מידע לתקופות זמן מסוימות. מופרדים גיבוי ו נעשה עם כלים מיוחדים, התהליך פועל בצורה חלקה יותר ומונע חיסכון יותר מדי או מעט מדי מידע, אומר Babineau. IBM, Symantec ואחרים מציעים יישומים נפרדים המנתחים נתונים עבור גיבוי וארכיון על בסיס מדיניות, ו- CommVault מציע כלי יחיד שיכול להפריד בין המועמדים לגיבוי וארכיון.

מענה לאתגר הגילוי האלקטרוני הוא קשה

הסיכוי של גילוי אלקטרוני יכול להציג בעיה קשה יותר כדי לפתור. גילוי אלקטרוני כרוך צד אחד בתביעה המבקשים רשומות אלקטרוניות מן השני על כל מספר של דברים, כי הוא סבור שהם רלוונטיים למקרה. בדרך כלל החלק הגדול ביותר של בקשת גילוי אלקטרוני הוא דואר אלקטרוני של עובדים שעשויים להיות קשורים למקרה, אבל הבקשה עשויה לכלול גם מסמכים לעיבוד תמלילים, קוד מקור או סוגים אחרים של נתונים, אומרת וונדי קרטיס, יועצת מיוחדת עבור גילוי אלקטרוני ב Orrick Harrington & Sutcliffe. ברגע שהחברה יכולה לצפות את זה סביר יהיה לתבוע, יש לה מחויבות לשמור על רשומות כלשהן של אנשים או פרויקטים הקשורים הטענות של התביעה. כלומר, כל הטיהור של הנתונים האלה חייב להיפסק, גם אם זה שגרתיות ואוטומטיות, אומר קרטיס. כי אם התובע מבקש מידע כלשהו באמצעות גילוי אלקטרוני ולומד שהוא טוהר לאחר התאריך שבו זה לא היה צריך להיות, זה יכול להוביל לסיבוכים כי להגדיל את העלות של התדיינות משפטית או אפילו לפגוע במקרה של החברה, אומר קרטיס.

פחד מתסריט מסוג זה הוא מה שמניע כמה ארגונים לשמור את כל הנתונים שלהם. אבל זה לא בהכרח רעיון טוב, אומרים קרטיס ואחרים. אם הכל נשמר, למצוא את החלקים הרלוונטיים הופך להיות יותר יקר ויקר יותרבדרך כלל, בתי המשפט לא יכעסו על מחיקת הרשומות אם זה נעשה על פי מדיניות קבועה לוח הזמנים - ואם החברה לא היתה סיבה לחשוב שזה יהיה תבע על משהו הקשור רשומות אלה. "החוק ובתי המשפט מכירים בנמל מבטחים להשמדת רשומות על פי מדיניות מבוססת היטב, כל עוד החברה לא היתה מעורבת בתביעה משפטית", אומר קרטיס, "עם זאת, מדיניות זו צריכה להיות מדויקת, המכתב, היא מוסיפה. אם מחלקת ה- IT תישאל כמה פעמים היא מטיהרת את הדואר האלקטרוני הישן של מישהו, "הכללות אינן מספיקות", היא אומרת. "זה חייב להיות מדויק." חברות אשר נוטות לתבוע לעתים קרובות, כגון חברות שירותים פיננסיים, ייתכן שיהיה צורך ליישם את מדיניות השמירה שלה בשיתוף עם עורכי הדין של החברה, היא אומרת.

גילוי אלקטרוני הוא המקום שבו התוכניות הטובות ביותר להחזיק ב לנתונים, לציית לתקנות, ולטיהור בהדרגה ניתן לקצץ את כל זה, אומר כהן. לדוגמה, לחברה יש מחזור טיהור של שלוש שנים כדי לציית לחוקים הדורשים שלוש שנות שימור. אם תופיע תביעה ויש צורך להעמיד מסמכים על החזקה חוקית - שנמשכת ללא הגבלת זמן - חברה צריכה להיות מסוגלת להפריד בין אלה לבין השאר כדי שתוכל להמשיך במדיניות הטיהור שלה. "אם אתה לא יכול להפריד בין מה שמבוסס על החוק, לעולם לא תגיע לשלוש שנים", אומר כהן.

כל ספקי הארכיון הגדולים מציעים כלים המבטיחים לטפל בהפרדה כזו, כך שתוכל לשמור על מידע מטוהר שאינו כפוף גילוי אלקטרוני. הם אינם בטוחים, אבל רוב יכול לבדוק את העבודה שלהם, אומר BabGau של ESG. לדוגמה, מנהל מערכת יכול להפעיל את הניתוח יותר מפעם אחת והתוכנה תספק דיווח על כל אי-התאמה בין התוצאות. כיצד לחשוב על חומרת האחסון והתוכנה

לאחר שהעסקים הבינו את הגיבוי שלהם,, ו e-גילוי אסטרטגיות ומדיניות, הם יכולים להתחיל לחקור מוצרים, אומר אנליסט Ovum טים Stammers. בהפיכת אלה הערכות המוצר, הם צריכים קודם לברר כמה מהר צורכי האחסון שלהם הם למעשה גדל. בנוסף, הם צריכים לזכור כי מחירי האחסון נופלים, ולכן זה לא הגיוני לקנות יותר ממה שהם צריכים כרגע.

כמו כן, הם צריכים להסתכל על אסטרטגיה של מניעת כפילויות נתונים, אשר מבטלת אלמנטים משותפים של מסמכים שיש להם עותקים רבים יכולים לחתוך באופן דרמטי את כמות הקיבולת הדרושה להם, מציין Stammers. והם צריכים לשקול חלופות אחסון בתוך הבית, כגון אחסון ענן, זה עשוי להיות חסכוני יותר. על אף שהדיסקים יקבלו פחות יקר לאורך זמן, הצוות הפנימי שלהם ינהל אותם לא יעשה זאת, אומר סטאמרס.

חברות שלא חפרו בשאלות מסוג זה או בחנו את מדיניות השמירה שלהן עשויות לבצע את הבחירות הלא נכונות ולסיים עד להשקיע יותר אחסון ממה שהם צריכים, אומר Babineau