השתמש בכללים כדי לארגן באופן אוטומטי אימייל

עם כמה אפשרויות, כללי הדואר של Outlook באופן אוטומטי למיין את ההודעות הנכנסות שלי לתוך סדרה של תיקיות. הודעות מעורך מסוים על נושא מסוים עוברות לתיקייה אחת. דואר המכיל קבצים מצורפים שעלולים להיות בלתי רצויים הולך לתיקייה זבל. הודעות בעדיפות גבוהה מאנשים שמכבדים תג זה נכנסות לתיקיה שלישית. אלה הן רק כמה דרכים למיין את הדואר כדי לשמור על העסק זז.

בואו לחפש הודעות מאדם ספציפי על נושא מסוים. לפני יצירת הכלל, הוסף תיקייה חדשה במידת הצורך. בחר File, New, Folder, הקלד שם ולחץ על אישור. אם אתה משתמש בשרת IMAP וברצונך לסנכרן תיקיות במכשירים שונים, ראשית סמן את חשבון הדואר באזור התחתון.

בחלון הראשי של Outlook, בחר כלים, כללים והתראות. לחץ על כלל חדש. סביר להניח שאתה רוצה לבחור אחד להישאר מאורגן אפשרויות; הכללים שלי מסתמכים בעיקר על האפשרות הראשונה, העבר הודעה ממישהו לתיקייה. לחץ על הבא

לחץ על תיבת הסימון הראשונה, מאנשים או מרשימת תפוצה. סמן את תיבת הסימון שאומרת עם מילים ספציפיות לנושא או לגוף. בחלק התחתון של החלון, לחץ על הכחול אנשים או רשימת תפוצה, בחר איש קשר ולחץ על אישור. לחץ על מילים ספציפיות, הוסף מילה או מונח המשמש לעתים קרובות, כגון "דוח שבועי" ולחץ על הוסף ו- אישור. לחץ על שצוין, בחר תיקייה ולחץ על אישור. לחץ על הבא פעמיים.

חלון החריגים מאפשר לך להוסיף את החיפוש הישן 'ולא', וטו על הכללים הקודמים אם אחד מהם מופעל. אני לא צריך את הכללים עבור רשימה פשוטה זו, אבל אני עבור עוד מיון המערכת מאוחר יותר. לחץ על הבא. הזן שם עבור הכלל ולחץ על סיום.

אני אוהב להוסיף עוד כמה תנאים לכללים אחרים, כגון מיון לתיקייה המסומנת 'עדיפות גבוהה' שלי. יותר מדי אנשים משתמשים בתג דואר בעל עדיפות גבוהה על גחמה. כדי ליצור כלל שממיין הודעות אלה בתיקיה מסוימת, סמן את התיבה מסומן כחשיבות, והגדר אותה גבוה. בחר השולח נמצא בפנקס הכתובות שצוין, ובחר את אנשי הקשר ב- Outlook כך שדואר זבל או דואר לא רצוי לא יפעילו את הכלל. במסך החריגים, השתמש באפשרות למעט אם מאנשים או מרשימת תפוצה יש אפשרות לקחת אנשי קשר שמניעים את ההדק מחוץ לחוק.

נסה את הדרכים לשכפול כללים אלה כדי לסייע בבירור העומס בתיבת הדואר הנכנס ולעבוד ביעילות. בכל פעם שתגיע הודעה, תקבל תשלום עבור הזמן המושקע ביצירת כללים