דוחות טבלת ציר של Excel: מה, איך וכמה טיפים

כשאתה מתחזק גיליון אקסל, אני בטוח שאתה לא מזין נתונים רק לצורך האחסון. ברוב הפעמים שאתה מתכוון לנתח ולארגן נתונים אלה, נכון? כעת יש ל- MS Excel תכונה יפה בשם Pivot Table המאפשרת לך לסכם טבלאות גדולות בצורה של דוח. ואז, בלי מאמץ וזמן ידניים רבים תוכלו לנתח את הנתונים שלכם. בואו נראה איך.

להלן קטע של גיליון נתונים לדוגמא שקיימתי במהלך אירוע ספורט במשרדי. הוא מחזיק בתשלום דמי הרשמה למשחקים שונים, הנגבים מקומות שונות בבניין המשרדים, ועל ידי אנשים שונים.

ברצוני להשיג את הסכום הכולל, כלומר את הסכום עבור כל קומה, עבור כל אירוע ואת הסכום הכולל שגובה כל SPOC. הפיתרון הוא ליצור טבלת צירים. להלן דוגמה לנתונים לעיל.

יצירת טבלת ציר

המאמץ המינימלי שנדרש כדי ליצור טבלה כזו לא אמור לגרום לכם לערער את הפוטנציאל העצום של הכלי הזה.

המדריך מבוסס על MS Excel 2013. השלבים יהיו פחות או יותר זהים גם לגרסאות אחרות.

שלב 1: בחר את הנתונים / התאים עליהם תרצה ליצור טבלת צירים.

שלב 2: נווט אל הכרטיסייה Insert ולחץ על הכלי שקורא PivotTable , לכיוון השמאלי הקיצוני של הסרט.

שלב 3: החלון Create Pivot Table יופיע. זה יציג את טווח הנתונים שנבחר. אם תרצו תוכלו לשנות אותו כאן או לבחור מקור נתונים חיצוני. חוץ מזה, יש לך אפשרות ליצור את הטבלה באותו גיליון או על לוח חדש (העדיף לוח חדש כדי למנוע טעויות).

שלב 4: פעולה זו תפעיל את החלונית Pivot Table בצד ימין. בחר את השדות עליהם ברצונך לבסס את הניתוח שלך.

שלב 5: כעת תתחיל להרגיש תחושה של טבלאות ציר. נסה לבחור שילובים שונים עם תוויות שורה ועמודות שונות כדי לקבל הבנה מפורטת.

כאן, בדוק דוח אחר כנגד השדות שנבחרו ותוויות שורה / עמודה בהתאמה. נסה להשוות בין התמונות (משמאל לימין).

הרשה לי לומר לך בכנות שהיית מבין את התכונה הזו בפירוט רק על ידי שימוש ותרגול. קריאת הדרכה פעם אחת לא מספיקה.

כמה טיפים שימושיים

• בחר בתוויות השורה והעמודה שלך בזהירות מכיוון שהם מחליטים כיצד יסודרו הנתונים המנותחים.
• אתה יכול להזיז שדות בין תוויות שורה ועמודה באמצעות גרירה ושחרור.
• בשדה, תפריט ההקשר מציג בפניך אפשרות שנקראת הגדרת שדה ערך המאפשרת לך לבחור את אופי הדוח או נתוני השדה.
• אתה יכול להחיל מסנן על התוצאה על מנת לקבל דוח מותאם אישית.

סיכום

מדריך זה נועד לקבוע את הטכניקה הבסיסית ליצירת טבלת ציר וכמה כללים וסטנדרטים שיכולים להתחיל. אבל יש בזה הרבה יותר דברים. תוכלו ללמוד את החבלים רק על ידי יצירת הרבה מהם ומשחק עם האפשרויות.