מעבר מ- evernote לגוגל שמור הערות ומסמכים: הניסיון שלי

בחודש שעבר כתבתי פוסט מפורט המסביר מדוע העברתי את כל הנתונים והקבצים שלי מ- Dropbox לגוגל דרייב. זה חלק מהמאמץ המתמשך שלי להעביר הכל לפלטפורמה יחידה. הרעיון שלי הוא להשתמש בפחות אפליקציות ותוספים / תוספות לטובת עקביות, אחידות ושילוב טוב יותר בין פלטפורמות וממשק המשתמש.

היום אני אחלוק את החוויה שלי מהמעבר מ- Evernote ל- Google Keep (נקרא כעת Keep Notes) ומסמכים. מדוע בחרתי בגוגל? מרבית מוצרי Google הם בחינם או זולים יותר מהמתחרים. כמו כן, גוגל תומכת כמעט בכל הפלטפורמות העיקריות.

הייתי מעריץ גדול של אפליקציית לוח השנה של Sunrise לפני שמיקרוסופט קנתה אותה וסגרה אותה. השתמשתי באפליקציית ניוטון למיילים, ועכשיו היא גם נכבית. גורלה של אברנוטה תלוי גם הוא במאזן מכיוון שהחברה כבר איבדה את סמנכ"ל הכספים והמנהל הכספי שלה ושמועות כי היא נמצאת בסחרור מטה ללא צמיחה בחודשים האחרונים.

בתרחיש כזה, הגיוני לפעול במהירות ולעבור למערך אלטרנטיבות אמינות. ככה התחלתי.

גם בהדרכת טק

16 קיצורי המקשים המובילים של Google Keep עבור יישום האינטרנט ו- Chrome

1. Evernote ל- Google Keep

בעוד ש- Evernote מציעה את היכולת לראות את כל המחברות וההערות שלך בבירור בסרגל הצד, Google Keep נוקטת בגישה אחרת.

Keep מציעה ממשק פשוט. עם זאת, אין בו מחברות או מערכת היררכיה של קבצים. במקום זאת, עליכם ליצור הערות הניתנות לקידוד צבע לצורך הצגה וארגון טובים יותר.

תמיד נהנתי מאפליקציות מושכות ויזואלית ושמחתי ללמוד שיכולתי עכשיו להקצות לכל תו צבע. זה הופך את החיפוש אחר מידע על פרויקט או נושא מסוים להרבה יותר מהר.

אני גם אוהב את הרעיון שאוכל להמיר Keep ל- Google Docs מתוך הממשק.

Google Keep מסתמך על תגים ותכונת החיפוש החזקה של גוגל כדי לעזור לך למצוא את מה שאתה מחפש בהערות שלך. אם אתה מחפש מבנה תיקיות כדי להבין את ההערות והרעיונות שלך, תצטרך להסתכל על Google Docs, אך על כך בהמשך.

Keep מאפשר למשתמשים מרובים לשתף פעולה על תו בודד בחינם, בניגוד ל- Evernote. אתה זקוק לתכנית פלוס ה- Evernote בשביל זה. עכשיו אני יכול להזמין חברים לתרום לרשימת המטלות של כל הפעילויות בהן אנו יכולים להשתתף בטיולי הכביש שלנו.

Evernote אפשרה לי להעיר תמונות תוך כדי תנועה. ב- Google Keep אני יכול לצייר. בין אם זה פתק ריק חדש או רישום קיים עם תמונה, אני יכול להיות יצירתי כאן.

מה עם משתמשים עסקיים המשתמשים בצ'אט והצגת העבודה של Evernote? אני מאמין ש- Hangouts יעבדו מצוין במצבים אלה. אתה יכול להשתמש בו כדי לשוחח בצ'אט או בשיחת וידאו במהלך פגישות. במקום להשתמש במחברות ופתקים, כעת תשתמש בתיקיות וקבצים בכונן והערות ב- Keep.

בשולחן העבודה של Windows השתמשתי בתווים דביקים כדי ליצור הערות קצרות שיכולתי למחוק בהמשך כמה ימים. לא הייתה שום תכונת סינכרון זמינה. גם Google Keep החליף אותה.

אני נוטה לשכוח דברים שאני אמור לעשות כשאני בחוץ. המשך עוזר לי לרשום אותם במהירות. יצרתי פתק כדי להדפיס כרטיסי ביקור בחנות דפוס מקומית והוספתי תזכורת למיקום. כשאני בסביבה, Keep יזכיר לי את זה. בעזרת Evernote יכולתי ליצור רק תזכורות מבוססות זמן.

תחום אחד בו Keep מאיר מעל אברנוטה הוא רשימות. ב- Keep, כשאני יוצר רשימה עם פריטים מרובים ובודק אותם כביצוע, כל ערך עובר לתחתית הרשימה. כשהתחלתי להקליד פריט, Keep הזכיר לי שהוא כבר היה ברשימה ועזר לי להימנע מכפילויות. תכונה זו זמינה ביישומי רשימת מטלות רבים כמו Todoist.

דוגמה מצוינת לשימוש ברשימות היא ליצור פתק רשימת קניות לבית שלכם ולשתף אותו עם בן / בת הזוג. מקל על קניית מצרכים וסימון של פריטים. התפיסה היחידה שלי היא שאני לא מקבל התראה כאשר משהו אינו מסומן מהרשימה.

גם Evernote וגם Keep מאפשרים לי לקחת רעיונות ללכידה תוך כדי תנועה באמצעות טקסט, תמונות וקול. מדברים על קול, Keep עושה זאת יותר טובה מאברנוטה כאן. כל התזכירים הקוליים יומרו לטקסט וישמרו באותה פתק לצורך עיון מאוחר יותר.

שמור על חסרונות

עם זאת לא הכל שמש. מה שאני לא אוהב ב- Keep הוא כיצד הוא מתייחס לרשימות ורשימות בנפרד. הערה יכולה להיות רשימה עם תיבות סימון או הערה עם טקסט, תמונה וקול. זה לא יכול להיות תערובת של השניים. זה מתסכל.

למרות ש Notes הוא חזק ומדהים, הוא לא משתלב ביומן Google. Google Docs עושה זאת מדוע Google אינה יכולה לשמור? שלחתי ציוץ לצוות והם ביקשו ממני להגיש בקשת תכונה. לגוגל יש גם אפליקציית משימה שאינה משלבת את Keep.

בצד החזק, הצלחתי להתקין אותו על כל מכשיר שבבעלותי שלא כמו Evernote, שם בחשבון החינמי שלי הוגבלתי לשני מכשירים.

גם בהדרכת טק

#הערה

לחץ כאן לצפייה בדף מאמרי ההערות שלנו

בהיותך מוצר של גוגל, Keep יציע אוטומטית ביטויים כשאתה מתחיל להקליד, ואם הערך כבר נמצא ברשימה שלך, הוא יזכיר לך את אותו הדבר. לאחר מכן תוכל לבטל את הסימון.

Keep לא תומך בטקסט עשיר שפירושו שאינני יכול להשתמש ברמזים חזותיים מודגש, נטוי או בשום אופן אחר כדי לעזור לי לארגן את מחשבותי בתוך פתק כמו שעשיתי באוורנוטה.

יצרתי פעם פתק ארוך ממש וחשבתי שיהיה קל לחפש טקסט בתוכו, אבל טעיתי. אמנם קיימת תכונת חיפוש לחיפוש טקסט בתוך הערות, אך אין דרך לחפש בתוך פתק.

במהלך המחקר שלי מצאתי שיש מגבלה של תווית של 99 ב- Keep. זה יכול להיות כל כך מגביל אם אתה משתמש ב- Keep במשך זמן רב. החדשות הטובות הן שמגבלת התוויות קודם לכן הייתה 50 ונראה שהגדילה לאחרונה. ככל שהפופולריות של הכלי תגבר, אולי גוגל תשוב להחזיר את החלטתה. מצד שני, Evernote מאפשרת עד 100, 000 תגים!

באברנוטה יש גם כמה חסרונות. כמשתמש בחינם, גיליתי שאני לא יכול להוסיף תמונות מרובות בתו בודד בגלל מגבלת 25MB / note.

להלן רשימה מלאה של כל המגבלות, מבחינה חשבון, עבור Evernote. גוגל צריכה להכין רשימה דומה.

גם בהדרכת טק

כיצד להשתמש ברשימות מקוננות ב- Google Keep: מדריך מפורט

2. לפרסם מסמכים של גוגל

בכנות, אני מתגעגע לתכונה המחברת של Evernote, אבל מצאתי פיתרון - Google Docs. בתוך כונן Google הצלחתי ליצור תיקיות משנה בתיקיות לאחסון המסמכים והקבצים שלי. עכשיו אני יכול להשתמש ב- Drive וב- Docs כדי לחקות את פונקציית הארכיון של Evernote.

בעוד ש- Evernote מאפשרת לי לעבור רק שתי דרגות עמוקות עם מבנה התיקיות שלהן, אין הגבלה עד כמה אני יכול ללכת עם תיקיות Google Drive.

אני עדיין בתהליך העברת השטרות, אבל זה איך זה נראה כרגע. זה ייקח צורה טובה יותר לאורך זמן. אני עושה את זה בזה אחר זה, אבל יש דרכים לאוטומציה של התהליך. עוד על כך בהמשך.

כונן Google מאפשר לי גם לחפש מסמכים וקבצי PDF בחינם. שניהם Drive ו- Evernote תומכים ב- OCR, ואינך צריך לשלם עבור הקודם כמוך עבור אברנוטה.

אני משתמש במסמכים כארון קבצים לאחסון הערות וקבצים מצורפים לטווח ארוך יותר. בינתיים אני משתמש ב- Google Keep לצורך הערות לטווח קצר שאני מוחק לעיתים קרובות. שמירה טובה יותר לתמונות טקסט, תמונה ושמע.

קל להמיר מסמך של Google ל- Keep ולהיפך. שימושי לתקופות בהן ברצוני לאחסן תו שמור לצמיתות. תכונה זו חסרה בגירסאות iOS של אפליקציות אלה. אני לא בטוח מדוע iOS לא נכלל בכך שרואים כל כך הרבה אפליקציות גוגל זמינות בפלטפורמה זו.

Evernote עובד כמו ארון תיוק. אתה יכול להשיג תוצאות דומות באמצעות Keep ו- Docs בעזרת התוסף שמור ל- Google Drive. באמצעות זה אתה יכול לגזור דפי אינטרנט בפורמט HTML או PDF. בדומה ל- Evernote, גוגל תומכת ב- OCR ויכולה לחפש טקסט גם בתוך תמונות.

את דפי האינטרנט שאני זקוק אליהם רק לצורך הפניה מהירה, אני שומר אותם בכדי להמשיך להשתמש בתוסף Chrome זה.

Google Docs תומך גם בטקסט עשיר שחסר מאוד ב- Keep. אתה יכול ליצור קישורים למסמכים וקבצים אחרים ב- Drive, בדומה לאופן הקישור בין הערות / מחברות אחרות ב- Evernote, אך הדבר אינו אפשרי ב- Keep. זה הופך את המסמכים ליותר חיוניים אפילו יותר.

אני חייב להסכים ששימוש בשילוב של Google Docs ו- Keep עשוי להכניס אותי לתקן מדי פעם. חיפוש בגוגל פועל בנפרד ב- Drive ו- Keep. הסיבה לכך היא ש- Keep אינו חלק מ- Google Drive. עם זאת, אפליקציות כמו שקופיות וגיליונות הם חלק מ- Drive וקישור אל Keep מדי שיכולים להיות שימושיים לטבלאות ומצגות.

אמנם אינני מרוצה מההסדר הזה, Keep הוא בחינם ומגיע עם אחסון בלתי מוגבל אינו נספר לאחסון 15GB שלך בחינם ב- Google. עיין במדריך האחסון של Google Drive שלנו לגבי מה שקובע ומה לא.

3. כיצד להעביר

זו הבעיה הגדולה ביותר איתה התמודדתי עד כה. אין דרך לייבא ישירות הערות וקבצים מצורפים מ- Evernote. אני מבקש מכולכם לפתוח את Keep ולהשתמש באפשרות המשוב כדי להגיש בקשת תכונה Evernote ל- Keep. אתה יכול לעשות זאת בגרסת האינטרנט בלבד, לא באפליקציה לשולחן העבודה או לנייד.

יש כמה דרכים לעקיפות שעליהן אדבר בהמשך. ראה איזה מהם מתאים לצרכים שלך.

Cloud HQ מציע שירות בחינם שיגבה את כל הערות ה- Evernote שלך ​​ל- Google Drive בחינם. הם ייצרו קובץ HTML לכל תו. אנו כבר יודעים ש Drive משלב את Keep.

כעת תוכל ליצור הערות ב- Keep from Docs. החלק המאוחר יכול להיות תהליך מייגע, אך זו האלטרנטיבה היחידה הקיימת כרגע.

האפשרות השנייה היא להעתיק הכל ידנית, פתק אחד בכל פעם. זה מה שאני עושה מכיוון שהוא נותן לי שליטה רבה יותר על כל היבט של התהליך ומאפשר לי לבצע ניקיון בתים.

מחקתי הערות ישנות, אפילו מחברות שלמות, שכבר לא הייתי צריך. בתהליך ההעברה הידני והגוזל זמן, נתקלתי בתווים שנשכחו מזמן אך חיוניים עם פיסות ופרטי מידע שלא זכרתי אפילו.

Evernote ל- Google Keep ו- Docs

יש לי יותר מ- 1000 פתקים באברנוטה, אבל אני כבר לא צריך יותר ממחציתם. התהליך של העברת הערות מ- Evernote ל- Docs ו- Keep ייקח זמן, אך זה יאחד את הנתונים שלי עוד יותר, ויהיו לי שני מקומות פחות לחפש רעיונות, הערות וקבצים.

השילוב של Google Docs ו- Keep יכול להחליף את Evernote ואפילו אפליקציית רשימת מטלות אך במחיר של פחות תכונות. אז השאלה היא מה אתה צריך? תכונות נוספות ואפליקציות נוספות עם קבצים ונתונים המפוזרים באינטרנט?

או, האם אתה יכול לעשות עם פחות תכונות המציעות אפליקציות אך יותר יציבות, עקביות בין פלטפורמות ושילוב טוב יותר? בטח, ייתכן שתצטרך לחתוך פינות איפשהו, וזה תלוי לחלוטין באילו מהן אתה הולך לצלוף.

הבא: רוצה להשתמש ב- Google Drive כמו מקצוען? להלן 5 אפליקציות Chrome שיעזרו לך להפיק את המרב מ- Google Drive.