HyLighter מסייע לקבוצות לשתף פעולה במסמכים

שיתוף פעולה עם חברים אחרים בצוות שלך כדי ליצור ולשנות מסמכים הוא צורך עסקי משותף. אבל מהי הדרך הטובה ביותר להתמודד עם משימה זו? שירות מקוון חדש לשיתוף פעולה בשם HyLighter מאפשר לך להשתמש בקידוד צבע כדי להדגיש הערות, שבהן השירות עוקב בנפרד מהמסמך המקורי.

מוצרים המיועדים לענות על הצרכים של אנשים המשתפים פעולה במסמכים נמצאים כבר זמן מה. אחת הדוגמאות המוכרות היא היכולת לעקוב אחר שינויים של Microsoft Word; לפני מספר שנים, תכונה זו מאפשרת למשתמשים לסמן מסמך Word עם הערות והצעת שינויים שמשתפי פעולה אחרים יכולים לקבל או לדחות.

שירותי אינטרנט רבים ידועים מספקים אפשרויות שיתוף פעולה גמישות ביותר, כולל גישה למסמכים משותפים. Microsoft Office Live ו- WebEx WebOffice, לדוגמה, מאפשרים לך להעלות מסמכים לאתר אינטרנט פרטי עבור שיתוף, סקירה ושינוי. Basecamp מספקת קישור מקוון לשיתוף פעולה במסמכים, כמו גם שירותי ניהול פרויקטים פשוטים.

HyLighter, הנמצאת כעת בבדיקות ביתא, מתמחה באופן בלעדי בשיתוף מסמכים. הוא מספק הטבות שאינן זמינות בשירותי שיתוף מקוונים יותר-גנריים - ובראשם תוכנית קידוד צבעים אינטואיטיבית שמדגישה תחומים של דאגה לצוות העסקי.

HyLighter עוקבת אחר הערות ומציעה שינויים בנפרד, כך שהם לא יעלמו את המסמך המקורי. למעשה, לא ניתן לשנות את המסמך עצמו בתוך ה- HyLighter, דבר שעשוי להפוך אותו לבלתי מתאים עבור משתמשים מסוימים. אבל במצבים שבהם המעקב אחר חששות של משתפי פעולה הוא חשוב, הוא יכול להיות שימושי למדי.

HyLighter העביר באופן שגוי את האות הקטנה c בכל מסמך PDF מיובא זה.

HyLighter היא עבודה בתהליך, לכן לא הייתי ממליץ להסתמך על זה רק כאשר אתה עובד עם מסמכים חשובים; להיות מוכן להשתמש במשהו אחר אם אתה נתקל לתוך dificulties עם זה. לדוגמה, השירות אומר שהוא תומך במסמכי Word, PDF ו- HTML, אך כמה מסמכי PDF שהעליתי לשירות לא נמסרו במלואם. (HyLighter מודה שכמה מסמכי PDF מרובי-שורות עם גרפיקה מוטבעת, כגון זה שבמסך המוצג למעלה משמאל, עשויים שלא להציג כראוי.)

מצד שני, מסמכי Word מוצגים ללא דופי. HyLighter אומר שהיא מתכננת לתמוך ביאורים על קבצי גרפיקה, אודיו ווידאו בסופו של דבר.

כיצד עובד HyLighter

HyLighter מזהה שני סוגים של משתמשים: יוצר המסמך, והמזמין - האדם שהמיזם מבקש להשתתף בשיתוף הפעולה. הדרכות מונפשות קצרות באתר של HyLighter מסבירות את תפקידי המשתמש בפירוט רב יותר.

היוצר מתחיל את התהליך על-ידי הרשמה לשירות והעלאת מסמך. נתקלתי בבעיה קטנה בפעם הראשונה שניסיתי להירשם: לא קיבלתי אישור באמצעות דואר אלקטרוני. אבל על ניסיון שני למחרת היום, הייתי מוצלח.

לאחר כניסה, תראה ממשק חילוף. בחלק העליון של הדף יש אפשרויות תפריט לגישה למסמכים שמקורם ומסמכים שבהם הוזמנת לשתף פעולה. חלונית בצד ימין מכילה קישורים לשינוי הפרופיל שלך ולייבוא ​​מסמכים שבהם ברצונך לעבוד ב- HyLighter.

ייבוא ​​מסמכים הוא פשוט. אתה מספק כותרת מסמך, אתר את הקובץ במחשב, מקצה לו מעמד של זכויות יוצרים (מאובטח, בהמתנה או לא ישים) מתוך תפריט נפתח, הזן תיאור אם תרצה, ורשום את כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שאתה רוצה להזמין כמשתפי פעולה.

כל מוזמן מקבל הודעת דואר אלקטרוני המבקשת קלט במסמך. לפני העבודה על מסמך, על המוזמן להגדיר חשבון HyLighter.

הערות, לא שינויים לאחר שתעלה מסמך מהמחשב לשירות המקוון (שנמשך מספר שניות), תוכל להתחיל המפרש אותה.

פסי הצבעים של HyLighter דומים לדגמי העולם האמיתי המיושמים עם עטים צבעוניים: הם אינם מטשטשים את הטקסט. ברים צהובים מדגישים מעברים שבהם ביצעת הערה, הערות כחולות מציינות הערות מאחרים, וירוקים מסמנים אזורים של דאגה משותפת. גוונים כהים יותר של כחול או ירוק מופיעים כאשר שותפי עריכה מראים עניין חזק במיוחד בפלח - לדוגמה, כאשר מספר משתתפים משאירים הערות לגבי אותו טקסט.

הערות מופיעות בחלונית שמשמאל למסמך. כל הערה מופיעה מתחת לשמו של המחבר, ולחיצה על סמל בצורת קופסה קטנה מימין לשמו של המחבר הופכת את הדגשת האדומים הרלוונטית. סמלים קטנים אחרים מאפשרים לך להחליף, להוסיף או להסיר תגובות.

בעת הוספה או החלפה של הערות, מופיעה תיבת עריכה פשוטה לעריכה, המציעה מספר אפשרויות עיצוב נפוצות, כגון הדגשה מודגשת ואיטלית. ניתן להוסיף קישורים לאתרי אינטרנט או לנתונים בשרת חיצוני - סרטונים מ- YouTube, לדוגמה - אך לא ניתן להעלות את הנתונים החיצוניים ל- HyLighter עצמו.

לחצנים הממוקמים מעל עמודת ההערות, פונקציות זמין. אחד מאפשר לך ליצור G- הערה - הערה כללית שאינה מקושרת לאזור מסוים של המסמך. לחצן השווה מאפשר לך לציין את הערותיו שאתה מציג - שלך, נניח או רק של עמיתים.

לאחר השלמת שיתוף הפעולה, באפשרותך ללחוץ על לחצן ייצוא כדי לייצא את המסמך והערות לקובץ HTML, לכאורה הגבלת התועלת של השירות. (HyLighter מתכננת לכלול תמיכה לייצוא ל- RTF, PDF, ואולי פורמטים של Word בעתיד.)

בינתיים, קובץ העזרה של HyLighter מציע פתרון עוקף המשתמש בלחצן Easy View: לחץ עליו כדי ליצור חלון צר יותר שבו המסמך המודגש מופיע בחלונית העליונה ואת הערות בחלונית התחתונה. אלא אם כן יש לך תצוגה קטנה מאוד, יהיה לך מספיק מקום לפתוח את יישום יצירת המסמך (Word, למשל) בחלון צר השני לצד חלון View Easy; אז אתה יכול לבצע את השינויים באופן ידני. ברור, זה לא דרך יעילה לעבוד.

האם הייליטר שווה את זה?

אני אוהב את הדרך בה HyLighter מפריד את ההערות מהמסמך. רוב כלי שיתוף הפעולה מבוססי-האינטרנט משנים את המסמך עצמו, וכתוצאה מכך, כאשר משתמשים רבים מעורבים, הכוונה והטון של הטקסט המקורי יכולים ללכת לאיבוד.

אם רק אדם אחד או שניים בודקים את המסמך שלך, את הסכנה של טובע הערות יכול להיות קטן מאוד. בינתיים, העבודה הנוספת של העברת הערות ושינויים למסמך המקורי עלולה להוות חסרון משמעותי.

HyLighter הוא חופשי לשימוש בתקופת הביטא שלה, והשירות מראה הבטחה אמיתית. אם אתה צריך לשתף פעולה על מסמכים, אני ממליץ לך לנסות את זה כדי לראות אם זה מתאים לסגנון שלך.

לאחר הגרסה הסופית של HyLighter מופיע, זה יהיה זמין כיישום שמשתמשים יכולים להתקין בשרת שלהם, כמו כמו גם להיות שירות מתארח. תמחור לא הוגדר.

ריצ'רד Morochove הוא יועץ IT וסופר. שלח לו שאלות על שימוש בטכנולוגיה בעסק הקטן והקטן שלך מחובר

באמצעות דואר אלקטרוני PC World רשאי לערוך את השאילתה שלך ולא יכול להבטיח שכל השאלות יענו.