כיצד להפיק את המרב מ- Outlook

לרבים מאיתנו יש יחסי אהבה-שנאה עם Outlook - כן אנחנו שונאים את זה כי לפעמים זה מתרסק באופן בלתי צפוי, או שזה לוקח עוד שלוש עד עשר שניות לעשות משהו שאנחנו לא מצפים. אבל אני מאמין שרובנו אוהבים את Outlook ואת אופיו האינטואיטיבי. יישומי דואר אלקטרוני פשוט לא מרגישים עשירים או נוזל כמו Outlook.

Outlook צפוי היישום הראשון שאתה פותח כאשר אתה נכנס למשרד היישום האחרון שאתה סוגר בלילה (אם אתה סוגר את זה בכלל). הנה הדף שלי 10 דרכים יש חוויה טובה יותר עם Outlook. אני הולך לשתף את חמשת היסודות של בעל ניסיון מדהים ב- Outlook, ולאחר מכן לשתף טיפים מתקדמים יותר בפוסט הבא שלי.

גרור ושחרר משהו

אחד היתרונות הגדולים ביותר ב- Outlook הוא שאתה יכול כמעט גרור ושחרר כל פריט של Outlook מתיקייה אחת לאחרת. גרור דוא"ל לתיקיית אנשי הקשר שלך ו- Outlook ייצור את איש הקשר עבורך עם השם הפרטי והשם האחרון וכתובת הדוא"ל עבורך. גרור אימייל לתיקיית היומן ושוב נוצרה לך פגישה עם גוף האימייל שהוזכר ברשימות היומן.

לחץ לחיצה ימנית על כל דבר

אם יש לך ספק ואינך יודע מה לעשות הבא ב- Outlook, פשוט לחץ לחיצה ימנית על פריט ב- Outlook ואת התפריט כי צץ יהיה כנראה את התכונה הרצויה. לחץ לחיצה ימנית על השם בכתובת דוא"ל ובחר הוסף ל- Outlook איש קשר ואיש הקשר שלך ייווצר באופן אוטומטי. לחץ על לחצן העכבר הימני על פריט לוח שנה ואתה יכול להדפיס אותו ולקחת אותו איתך לפגישה הבאה שלך.

פתח את Windows Outlook מרובים

כמה אתה רוצה לקבל את תיבת הדואר הנכנס, לוח שנה ואנשי קשר נפתח כל הזמן? אתה יכול על ידי לחיצה ימנית על סמל לוח שנה או תיקיית לוח שנה ובחר "פתח בחלון חדש" ותיקייה אחרת של Outlook נפתח. לעשות את אותו הדבר על ידי לחיצה ימנית על סמל איש קשר ו "פתח בחלון חדש."

חפש משהו

אם אתה אוהב אותי, מחכה שנייה נוספת כדי למצוא משהו מעצבן. אחת התכונות הטובות ביותר שאני אוהב ב- Outlook 2007 היא שאתה יכול לחפש דברים הרבה יותר מהר. החיפוש המהיר עצמו שווה את השדרוג אם אתה עדיין משתמש בגירסה ישנה יותר מ- Outlook 2007. פשוט להקליד מילה כלשהי בתיבת החיפוש בתיבת הדואר הנכנס שלך או כל תיקיית דואר ו- Outlook הולך מיד למצוא לך את הדוא"ל הנכון. ניתן לעשות זאת עבור אנשי קשר, לוח שנה או פריטי משימות. תיבת החיפוש נמצאת בצד שמאל עליון ותחזיר את פריט החיפוש שלך במהירות רבה. לדוגמה, בתיקיות 'אנשי קשר', פשוט הקלידו את ניו יורק ואת כל אנשי הקשר שלכם שיש להם את ניו יורק בכתובת שלהם או הערות יופיעו.

יצירת תיקיות נוספות של משהו

רבים מכם כבר יודעים איך ליצור תיקיות דוא"ל נוספות על ידי לחיצה ימנית על רשימת התיקיות שלך ובחירה תיקייה חדשה. האם ידעת שאתה יכול ליצור סוגים אחרים של תיקיות גם, כגון עוד איש קשר, לוח שנה או תיקיית המשימות? כדי ליצור תיקיית אנשי קשר אחרת, אולי אחד מכיל רק אנשי קשר אישיים, פשוט לחץ לחיצה ימנית על כל פריט תיקיה ובחר תיקייה חדשה. תחת "תיקיות מכיל", בחר פריטים צור קשר ובחר היכן אתה רוצה את זה תיקיית איש קשר חדש לאחסון, והתיקייה תהיה גלויה.

אלה הם עצות בסיסיות עבור ניסיון עשיר יותר ב- Outlook. היכרות עם תכונות אלה צריך לגלח הרבה יותר דקות, כי אתה יכול להשתמש כדי להגיב על הודעות הדוא"ל שלך. בפעם הבאה אני יכסה תכונות מתקדמות יותר שיכולות לעזור לך להפחית את כמות הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך.

ג'יימס וונג הוא המייסד והמנכ"ל של Avidian Technologies, יצרני הנביא, תוכנת ה- CRM הקלה עבור Outlook. ג'יימס הוא מתובל ומייסד של שלוש חברות מצליחות, ומשקיע פעיל ותומך באונייה