כיצד לנעול סופר Zoho במהלך שיתוף פעולה וטריקים מגניבים יותר

אם אתה עובד לעתים קרובות על מעבדי תמלילים כמו Google Docs או Zoho Writer, עליך לדעת שיצירת מסמך מושלם בדרך כלל כרוכה בהרבה שכתוב מאפס. יהיה זה תוספת של משפטים חדשים או תיקון ליקויים קודמים. המצב קל יחסית אם אתה עובד לבד על מסמך.

עם זאת, אם אתם משתפים פעולה עם חברי הצוות שלכם, חשוב שתדעו לייעל את החוויה. אחרי הכל, לא היית רוצה שעמיתיך יעבדו ויעבדו מחדש באותו בלוק בלי סוף.

למרבה המזל, Zoho Docs (סופר) מגיעה עם אפשרות חמישית המאפשרת לך לנעול חלק מסוים של המסמך תוך שיתוף פעולה עם אחרים. מכאן שבפוסט זה היום, נחקור כיצד לנעול את כותב Zoho במהלך שיתוף פעולה ותכונות מתקדמות אחרות.

גם בהדרכת טק

כיצד לסרוק ולהוסיף מסמך ל- Google Docs

כיצד לנעול תוכן שנבחר לשיתוף פעולה

שלב 1: לאחר השלמת חלקך של המסמך, לחץ על כפתור סקירה בחלקו העליון.

שלב 2: הבא, בחר את קטע הטקסט שברצונך לנעול. לחץ על סמל הנעילה הקטן בראש ובחר נעילה של תוכן שנבחר וזה הכל.

כעת, בכל פעם שמישהו בקבוצה המשותפת שלך לוחץ על גוש הטקסט ההוא, הוא יראה סמל נעילה זעיר והודעה שאומרת "התוכן ננעל על ידי …" לעריכה.

הערה: תכונות שיתוף הפעולה זמינות רק לבעלי מסמכים. כדי להגדיר בעלים משותפים, לחץ על שתף ותן לבעלים המשותף זכויות למשתמשים.

כיצד לאפשר עריכה עבור אנשים ספציפיים

עם זאת, כולנו יודעים שעבודה על אותו מסמך עם אחרים אינה בהכרח עבודה בשחור לבן. יש פעמים שאתה רוצה שבלוק טקסט ייערך על ידי חבר מסוים בצוות שלך. במצבים כאלו, בוודאי שלא תרצו לנסח דוא"ל נוסף המפרט מי יערוך איזה קטע וכדומה.

זה כאשר התכונות המתקדמות של Zoho Writer נכנסות לשימוש. כדי לאפשר זאת, עבור למצב סקירה ולחץ על סמל הנעילה. לאחר מכן בחר באפשרויות המתקדמות.

כעת, הוסף את כתובת הדוא"ל של האדם שאתה רוצה לתת לו הרשאה בלעדית ולחץ על כפתור הנעילה. זה הכל!

טיפ מגניב: נעילת התוכן שלא נבחרה עובד כמו כלי לבחירה הפוכה. אתה בוחר חלק מהטקסט שלא ברצונך לערוך ואז בחר באפשרות השנייה. השאר ידאג לסופר של זוהו.

כיצד להסוות טקסט

שוב, אם אתה הבעלים של מסמך וברצונך לבצע מחדש או להסוות גוש טקסט מסוים, Zoho Writer מאפשר לך לעשות זאת אפילו. זה מועיל כשאתה צריך להוסיף נתונים רגישים ולא רוצה שכולם בצוות שלך יקראו אותם.

עם זאת, מסכה לא עובדת כמו רוב הכלים, כלומר אינך יכול לבחור קטע טקסט ואז להסוות אותה. במקום זאת, עליכם ללחוץ על הסמל ואז להזין את הנתונים.

שלב 1: הכלי למשימה זו הוא מסכה, המצוינת בסמל העין הזעיר בחלקו העליון. מקם את הסמן במקום שאתה רוצה להוסיף את הטקסט ולחץ עליו. זה יוסיף תיבת טקסט המסומנת בשורות מנוקדות.

שלב 2: כעת, הוסף את הטקסט וזה בערך.

למרות שתוכלו לראות את הטקסט בצבע אפור, משתפי פעולה אחרים יראו את השורות המסומנות בכוכביות. כן, ממש כמו סרטי ה- FBI הישנים.

כיצד להשהות שיתוף פעולה עם סופר זוהו

למרבה המזל, התהליך להשהיית שיתוף הפעולה הוא טיול בפארק. כל שעליך לעשות הוא לעבור למצב סקירה ולחץ על כדי לעבור לשיתוף פעולה בהפסקה בחלק העליון.

בסיום תראה אזהרה בראש שאף אחד ממשתפי הפעולה שלך לא יוכל לערוך את המסמך. מצד שני, משתפי הפעולה יראו שהמסמך נבדק על ידי אחד מחברי הצוות שלך.

אז בפעם הבאה שתראה את המסמך תדע מה לעשות, במקום ללחוץ על כפתורים וכלים שונים.

בונוס טיפים וטריקים של סופר זוהו

1. כיצד להציג היסטוריית מסמכים

כאשר אתה משתף פעולה לעתים קרובות במסמך בודד, חיוני שתדעי מי ביצע את השינויים ומתי. למזלנו, סופר זוהו מגיע עם תכונה היסטורית של View View. בעזרתו, לא רק שתוכלו לראות מי ביצע את השינויים, אלא תוכלו גם לראות את התוספות האחרונות לגרסה. בנוסף, תוכלו גם להשוות בין הגרסאות השונות, אם יתעורר הצורך.

שלב 1: לחץ על סמל הצג היסטוריה בחלקו העליון (מסומן על ידי טיימר החול). שוב, תמצא אותו במצב סקירה.

שלב 2: כעת, זה יציג את הגרסאות השונות בלוח הימני. לחץ על כפתור השווה גרסאות בראש, כדי להשוות בין הגרסאות.

כדי לראות את התוספות האחרונות, לחץ על הכפתור ראה מה השתנה ובחר את התזמון. כל תוספות הטקסט החדשות יחד עם מעברי שורות יודגשו.

גם בהדרכת טק

כך תוכלו לעצור מעקב אחר מעקב אחר ה- Gmail שלכם

2. עקוב אחר השינויים

למרות שלכותב יש כמה יכולות מעקב רציניות, לעיתים, זה הופך להיות מסורבל מכדי לעבור על כל אחת מהן. אם אתה מישהו שצריך לבדוק שינויים בצורה דחופה במיוחד, האפשרות הטובה ביותר היא לאפשר את התכונה עקוב אחר שינויים.

כפי שכבר ניחשתם לנחש, זה מדגיש את כל השינויים האחרונים. ובעל הבעלים לקבל או לדחות שינויים אלה.

כדי לאפשר מעקב אחר שינויים, החלף את הכפתור בראש. חברי הצוות יראו את הכפתור הירוק בראשו.

תראה את השם והתזמון בו יבוצעו שינויים. אפילו מעבר הפס הזעיר ביותר מעקב במצב זה. כבעלים, כל שעליכם לעשות הוא ללחוץ על הדגשים ולקבל / לדחות את השינויים.

לאחר סיום הטקסט יופיע בצבע הטקסט המוגדר כברירת מחדל.

3. השתמש בהודעות הדוא"ל המובנות

רוצה להכריז על שינויים חדשים בנוגע למסמך המשותף שלך? אין צורך לכתוב דוא"ל נפרד. במקום זאת, Zoho Writer מאפשר לך להודיע ​​להם באמצעות אפשרות הדוא"ל מתוך הכלי.

לחץ על סמל המכתב הקטן בראש. שמות משתפי הפעולה יתווספו אוטומטית. כל שעליך לעשות הוא להוסיף את הנושא ואת הגוף וללחוץ על כפתור שלח.

גם בהדרכת טק

# כלים מקוונים

לחץ כאן לצפייה בדף מאמרי הכלים המקוונים שלנו

שתף פעולה בצורה חכמה

חלפו הימים שבהם אתה צריך להסתמך על העברת דואר אלקטרוני כדי לשתף פעולה במסמך. שירותי עיבוד תמלילים כמו Google Docs ו- Zoho Writer מוציאים את התסכול באמצעות תכונות שיתוף הפעולה החכמות שלהם. הם עוזרים לך לעקוב אחר השינויים ומאפשרים לך לייעל את העבודה שלך ולחסוך זמן בתהליך.

בהמשך: אם כבר מדברים על ניהול זמן, אם במקרה יש לך טלפון אנדרואיד עם פאי אנדרואיד, עבר את הפוסט למטה כדי להפוך למפלצת פריון.