כיצד ליצור חוקים המבוססים על נושאי דוא"ל ב- Outlook 2013

האם אתה משתמש ב- MS Outlook כלקוח דוא"ל לשולחן העבודה? וכן, האם אתה משתמש בו רק לצורך שליחה וקבלה של דוא"ל? האם ידעת שאתה יכול להשתמש בזה לשימושים אחרים כמו ארגון רשימות מטלות ותזכורת למשימות?

ובכן, אני עושה הרבה יותר עם שלי. אני משתמש בו כתשובת דוא"ל אוטומטית, ככלי לארגון הדוא"ל שלי ועוד ועוד. אחד המועדפים עלי הוא להשתמש ב- MS Outlook לביצוע סקרים. הלקוח יכול למיין בצורה יפה ואוטומטית נתונים סטטיסטיים של סקר דוא"ל. למעשה, את הטריק הנדרש כדי לבצע זאת ניתן ליישם במקרים רבים אחרים. אנו מדברים על יצירת כללים להודעות דוא"ל על סמך שורות הנושא שלהם.

נמשיך עם דוגמת הסקר. נניח שאתה בארגון ואמור לשלוח לעובדים הזמנה לאירוע המוני תוך איסוף נתונים על כמה שרוצים להשתתף. זה קל, פשוט הוסף כפתור הצבעה ובקש מהנמענים להשיב עם כן או לא על ידי לחיצה על כפתור ההצבעה.

הערה: המדריך שלנו מבוסס על MS Outlook 2013. עם זאת, ההתקנה חלה גם על גרסאות נמוכות יותר. ההבדל היחיד יהיה ממשק המשתמש.

כעת, הבעיה היא איסוף הנתונים הסטטיסטיים. האם אתה מתכוון לגלול בתיבת הדואר הנכנס שלך ולספור כל תגובה ולהפריד ידנית של כן ושל לא ? יש דרכים טובות יותר; אנו נראה לך אחד.

אני הולך לשלוח דוא"ל עם הנושא העבר את ההצבעה שלך ולחצן הצבעה שניתן להשתמש בו כדי לענות עם כן או לא. לחץ על האפשרות השתמש בכפתורי הצבעה כדי להכניס את הכפתורים.

לפני שאשלח אותו אני הולך להגדיר את הכלי שיהיה מוכן להקשיב לתגובות ולספור את הסטטיסטיקות בעצמו. הנה מה שאני צריך להגדיר.

יצירת תיקיות סטטיסטיות

הייתי מנווט לתיבת הדואר הנכנס שלי, בחלונית השמאלית, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על זה ויוצר תיקיה חדשה. הייתי קורא לזה הצביע כן.

באופן דומה, הייתי יוצר עוד אחד בשם Vosed No. התוצאה מוצגת בתמונה למטה.

צור כללי מאזין

עכשיו, אני צריך ליצור כללים כך ש- Outlook יכול להחיל כללים על הודעות כשהם מגיעים ולדחוף אותם לתיקיות שלהם. עקוב אחר הצעדים ליצירת כללים.

שלב 1: נווט אל הכרטיסייה דף הבית. בקטע ' העבר ', רחף על כללים ולחץ על נהל כללים והתראות.

שלב 2: התחל בלחיצה על כלל חדש.

שלב 3: באשף הכללים, התחל מכלל ריק על ידי בחירת החל כללים על הודעות שאני מקבל. לחץ על הבא.

שלב 4: בחר תנאי. הדרך הטובה ביותר היא ללכת עם מילים ספציפיות בנושא. אתה יכול לבחור שיהיו לך יותר תנאים.

שלב 5: בחלונית התחתונה של אותו חלון, לחץ על מילים ספציפיות. הוסף מחרוזת חיפוש בתור כן: העבר את ההצבעה שלך. לחץ על הבא.

שלב 6: בחר פעולה. הכוונה הרצויה עם תגובה נכנסת היא להעביר אותה לתיקיה שצוינה.

שלב 7: בחלונית התחתונה של אותו חלון, לחץ על שצוין. כעת בחרו בתיקיה שהצביעו כן ולחצו על אישור.

שלב 8: חזור אל אשף הכללים, לחץ על סיום. עקוב אחר שלב 2 עד שלב 7 שוב. הפעם עם מחרוזת החיפוש (שלב 5) בתור לא: העבר את ההצבעה והתיקיה שלך (שלב 7) בתור הצבעה לא.

זהו זה. חזור לדוא"ל שנמצא תחת טיוטה, הוסף את רשימת הנמענים ושלח. לאחר שהתגובות הגיעו, פשוט בדוק את הספירה בכל תיקיה.

הערה: כאמור, הכלל מבוסס על נושא הדוא"ל. התגובה תקדם את התגובה שהצביעה לשורת הנושא. ומכאן שהכללים מיושרים בצורה זו. עם אפשרויות ההצבעה בהן אתה משתמש, הכללים שלך ישתנו.

זה נשמע מעניין? האם זה אומר גם הרבה עבודה מופחתת? נסה את זה ויידע אותנו כמה טוב זה עבד.