מהן תיקיות החיפוש של MS Outlook וכיצד ליצור תיקייה מותאמת אישית

בעבר, הרחבנו כיצד משתמש MS Outlook יכול ליצור כללים לבדיקת המיילים הנכנסים ולסנן או להפנות אותם לתיקיות ספציפיות (בהתבסס על הכללים המותאמים אישית). עם זאת, יתכן שיש לך דרישות ספציפיות שאינן מכוסות על ידי כללי התיקיות. לחלופין, ייתכן שלא תרצו להעביר קבוצה (או סוג הודעה) לתיקיה אחרת לגמרי, אך עדיין תרצו תצוגה נפרדת עבורם.

MS Outlook מכסה באופן מושכל דרישות כאלה תחת תכונה המכונה תיקיות חיפוש. תיקיות כאלה הן תיקיות וירטואליות ואינן מכילות או מאחסנות את הדוא"ל שלך באמת. הם פשוט יוצרים תצוגה על פי הכללים שהוגדרו ומראים את ההודעות התואמות כלל זה.

כברירת מחדל, תיקיית חיפוש כוללת תמיד תצוגות כמו דואר מסווג, דואר גדול ודואר שלא נקראו. מומלץ ליצור עוד כמה כמו למעקב, עם קבצים מצורפים וכו '. בואו נראה כיצד לעשות זאת.

שלבים ליצירת תצוגה תחת תיקיית חיפוש

אתה יכול לבחור תצוגה מרשימת כללים סטנדרטיים או אפילו להתאים כללי כללי סוף או סטנדרטים מבוססי משתמש.

שלב 1: לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיית החיפוש עבור כל תיבת דוא"ל ולחץ על תיקיית חיפוש חדשה.

שלב 2: בחר את סוג תיקיית החיפוש שברצונך ליצור. לסוגי התיקיות המופיעים תחת שלושת החלקים הראשונים יש כללים סטנדרטיים פנימיים (שמם די מגדיר אותם).

במדריך זה נרחיב ביצירת תיקיה בהתאמה אישית (אפשרות אחרונה). אז בחרו בכך ולחצו על בחר כדי לציין כללים וקריטריונים להצגה.

שלב 3: תן שם רלוונטי לתצוגה. באפשרותך לשנות את התיקיה שתבדוק אם הודעות דוא"ל יוצגו תחת התצוגה. לאחר מכן לחץ על הכפתור לקריטריונים כדי להגדיר כללים לפי בחירתך.

שלב 4: בכרטיסייה הודעות תוכל להזין מילות מפתח שהמערכת תחפש בהודעות דוא"ל ובשדה שתבחר. כפי שאתה רואה בתמונה (להלן) אתה יכול גם להגדיר שדות מאת ונשלח אל, להגדיר קווי זמן ועוד.

שלב 5: כעת תוכל לנווט אל אפשרויות נוספות ולכלול עוד כללים כמו קטגוריה, הודעות דוא"ל לקרוא / שלא נקראו, עם / בלי קבצים מצורפים, חשיבות, גודל ועוד.

שלב 6: זקוקים לבחירות נוספות? נווט למתקדמים ולחץ על שדה. בחר קריטריונים, הגדר תנאי וערך.

לבסוף, לחץ על הוסף לרשימה כדי לראות את הערך שלך מופיע. אתה יכול להוסיף מספר ערכים כאלה.

שלב 7: לחץ על Ok ושמור את ההגדרות שלך. נסה לשלוח דוא"ל לבדיקה ובדוק אם זה עובד. אם לא, בטח פישלתם עם הכללים. אז ייתכן שתצטרך לבקר בהם מחדש.

הערה: זכור, אם אתה מוחק הודעות דוא"ל בתיקיות החיפוש, הם גם יוסרו מהמיקום המקורי שלהם. אך אם תסיר תיקיית חיפוש, הדוא"ל המשויך אליהם עדיין שלם במיקומם המקורי.

סיכום

כמה מועיל לדעתך תיקיות החיפוש עבורך? האם אתה מתכוון להשתמש בהם בשילוב עם כללים אחרים שכבר יש לך?

יצרתי לעצמי לא מעט. הם באמת עוזרים לי לארגן דברים צעד אחד קדימה ולדווח במהירות על סוגים שונים של הודעות אימייל שאני צריך לטפל בהן.