איך משתפים קובץ בגוגל דרייב?
תיקיות משותפות
אחת התכונות הטובות ביותר של Google Docs היא היכולת שלה לאפשר לך לשתף ולשתף פעולה במסמכים עם משתמשים אחרים. בעבר, אם היו לך מספר מסמכים שעליך לשתף עם קבוצת עבודה אחת, Google Docs נדרש לשלוח הודעות שיתוף מרובות עבור כל מסמך.
התכונה החדשה תיקיות משותפות פותרת בעיה זו, בכך שהיא מאפשרת לך להגדיר שיתוף הרשאות עבור תיקייה אחת. פשוט גרור ושחרר את הקבצים שעליך לשתף בתיקייה ולאחר מכן לחץ על "שתף תיקייה זו" והזמין את חברי קבוצת העבודה שלך. האנשים בקבוצת העבודה שלך יקבלו הודעת דואר אלקטרוני המודיעה להם ששיתפתם את התיקיה הזו. לאחר הכניסה ל- Google Docs, חברי קבוצת העבודה שלך יוכלו לראות את הקבצים שהוספת לתיקיה, וגם לשחרר קבצים לתיקיה שלך כדי לשתף אותה עם אותה קבוצה.
התכונה החדשה שימושית, אך יש כמה quirk אתה צריך לזכור. למרות שמסמך נמצא בתיקיה משותפת, הרשאות הגישה עבור מסמך זה מצורפות לתיקיה - לא לקובץ. אז אם תמשוך מסמך שאתה הבעלים שלו (כלומר, יצרת אותו) מתוך התיקיה המשותפת, קבוצת העבודה שלך לא תוכל עוד לגשת למסמך.
ניהול זרימת העבודה שלך
חזרה לפי דרישה נפוצה היא "פריטים לא תיקיות "מסנן המאפשר לך לראות את כל המסמכים שיש לך כי הם לא מאורגנים לתוך תיקיות. Google החזירה את התכונה משום שאנשים מסוימים השתמשו בה ככלי זרימת עבודה.
אחת הדרכים לנצל את המסנן הזה היא להשתמש בו ככלי למעקב אחר מסמכים בשלב טיוטה. לאחר מכן תוכל להעביר מסמך לתיקיה ברגע שהוא מוכן לפריים טיים.
יש פרט אחד שעליך לדעת בעת השימוש בתכונה זו: נניח שג'ון משתף דוח ישירות עם מרי, אך ל- John אין את זה דווח בתיקייה. אם מרי תכניס אותו לאחד התיקיות שלה, ג'ון יראה את הדו"ח יש תג תיקייה, אבל זה עדיין יופיע כאשר ג 'ון מסננים את המסמכים שלו על ידי "פריטים לא תיקיות." בדרך זו, מעשיה של מרי לא מפריעים לעבודה של ג'ון. ניתן לגשת למסנן "פריטים שאינם בתיקיות" מתחת לתפריט "חיפושים נוספים" בחלונית הניווט השמאלית.
Google Docs יאפשר לך להעלות קבצים מרובים בו-זמנית. פשוט בחר את כל הקבצים הרצויים באמצעות המקשים "shift" או "ctrl" ("פקודה" ב- Mac) ולאחר מכן הפעל את ההעלאה.
הפריסה החדשה של Google Docs.
שיתוף חלופי
אם Google Docs אינו מתאים לך, מיקרוסופט יש גם שתי אפשרויות שיתוף מסמכים. Live Mesh, שהושק בשנה שעברה, מאפשר לך ליצור רשת של התקנים ותיקיות סינכרון ביניהם. Live Mesh גם נותן לך את שולחן העבודה המקוון שלך, שנקרא Live Desktop, שבו אתה יכול לשתף תיקיות עם אנשים מחוץ לרשת שלך או Mesh. כדי להשתמש Live Mesh אתה צריך להוריד תוכנית קטנה, אבל אנשים שאתה משתף פריטים רק צריך להירשם Live Desktop. Live Mesh פועל על מערכות PC ו- Mac.
חלופה אחרת של מיקרוסופט היא שטח האחסון המקוון שלה שנקרא Skydrive. עם זאת, הרשאות השיתוף של Skydrive הן קצת מסובכות מדי, ולכן אני ממליץ ללכת עם Live Desktop ו- Live Mesh אם אתה משתמש ב- Windows Live.
כיצד להשתמש ב- OneDrive? למד כיצד להוסיף, להעלות, לאחסן, ליצור, להשתמש בקבצים, בתמונות ובתיקיות ובסנכרון תיקיות משותפות ב- OneDrive באמצעות מחשב Windows.
קיימות מספר אפשרויות אחסון בענן זמין באינטרנט, אך אולי אחת נוח מהם הוא
צבע תיקיות Windows 7 שלך קל לזהות עם תיקיות Rainbow
Rainbow Folders היא תוכנית יפה המאפשרת לך לשנות את הצבע של Windows שלך 7 & Vista תיקיות מימין מתוך תפריט ההקשר.
יצירת מראות תיקיות באופן אוטומטי ב- Windows עם מראה תיקיות
Folder Mirror מאפשר לך ליצור עותקים של תיקיות, כולל תיקיות משנה, כתהליך רקע. בזמן שתהליך ההעתקה מתרחש, סמל עדכון מגש המערכת מוצג באופן דינמי כדי לשקף אחוז שלם של פעולת ההעתקה.