הוצאה לעומת קופסת נעליים: איזה מנהל הוצאות מתאים לך

בין אם אתה אינדיבידואל, חלק מארגון או בעל חנות, אתה נושא הוצאות ואתה צריך להיות אחראי לגביהם. כל כך קל לשכוח רשומה וכל כך קשה לזכור היכן נעלמה המשכורת שלך.

נראה שזו בעיה אוניברסלית ולמעשה כל מי שאני מכיר מחפש מערכת לרישום הוצאות. אמנם יש צורך לרשום כל הוצאה שאנו חבים בה, אך יש גם צורך להפוך את התהליך לקל ומהיר. ככל שזה מסורבל לרשום הוצאות, כך גדלים הסיכויים שתמנעו מלעשות זאת.

זו הסיבה שאנו נבדוק שניים מאפליקציות המעקב והניהול הפופולריות ביותר שקיימות בשוק. המשימה שלנו, אם בחרנו לקבל אותה, תהיה להגיע למסקנה בסוף הודעה זו. יש לקוות, עם מנצח.

המתמודדים הם Expensify ו- Shoeboxed. בוא נראה איזה מנהל הוצאות מתאים לך.

בקר ב- Expensify

בקר ב- Shoeboxed

1. תאימות בין פלטפורמות

זה אחד הדברים הראשונים שאני בודק בכל פעם שאני מחפש כלי או אפליקציה חדשים. לאנשים שונים צרכים שונים. יש כאלה שאוהבים אנדרואיד ואילו אחרים נשבעים על ידי iOS. ישנם משתמשי Windows ואז יש אנשים שאוהבים לגשת לדברים בדפדפן. מצב זה נכון במיוחד כאשר אתה עובד כחלק מצוות.

גם Shoeboxed וגם Expensify זמינים גם ב- Android וגם בפלטפורמות iOS. אתה יכול גם להשתמש בהם בכל דפדפן שבחרת ללא כל בעיה. זה יעזור לך לסנכרן את הקבלות שלך בכל עת.

2. סקירת מחירים

גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון, במיוחד אם אתם מחפשים פתרון מדרגי, הוא התמחור. עם מאות ואלפי עובדים, מספר הכניסות וההוצאות יכול לעבור במהירות דרך הגג.

Shoeboxed מציע שלוש תוכניות עיקריות. יש תוכנית פרילנסר (משתמש יחיד) שמתחילה ב- $ 15 לחודש המאפשרת סריקה ואחסון של עד 50 מסמכים / חודש. אם אתה עסק קטן או סטארט-אפ צעיר, גש לתוכנית הקלאסית במחיר של 39 $ לשני משתמשים שבהם אתה מקבל עד 150 מסמכים לחודש.

לבסוף, יש תוכנית עסקית תמורת 69 $ לחודש בה אתה מקבל 500 מסמכים / חודש עם 3 משתמשים. יש גם תוכנית צוות שמתחילה ב- $ 9.95 למשתמש.

מצד שני, Expensify נוקטת בגישה פשוטה יותר המגבילה את מספר התוכניות הזמינות. התוכנית האישית מתחילה ב -4.99 דולר לחודש ללא הגבלה על קבלות הניתנות לסריקה. לצוותים יש להם תוכנית משתמש בסך 10 $ למשתמש ואז יש תוכנית עסקית שמתחילה ב- $ 18 למשתמש. יש גם פיתרון ארגוני שעבורו תצטרך לשלוח דואר או לדבר עם נציג לקוחות.

ל- Expensify גרסה חינמית עם 10 סריקות בחודש ואילו Shoeboxed מציעה 5 מסמכים / חודש עם החשבון החינמי. לא נורא לנסות את השירות.

גם בהדרכת טק

2 אפליקציות לאייפון לניהול הוצאות ותקצוב ביעילות

3. חווית משתמש

מכיוון שרובנו נשתמש בסמארטפונים כדי לסרוק קבלות הוצאות, לשם התחלתי. האפליקציה של Boxed Shoebox אינה קלה במיוחד לשימוש. הממשק היה מעט מסובך, ושייך תכונות ומדריכים. לעומת זאת, ל- Expensify יש ממשק נקי ואינטואיטיבי עם דגש על פשטות ומהירות.

אמנם לא חוויתי פיגורים באף אחת מהאפליקציות, אבל שמחתי יותר להתעסק עם Expensify מאשר ב- Shoeboxed. האופציות היו מוגבלות באחרון ללא שום דרך לנהל או לשנות מטבעות.

יש אנשים שצריכים לנסוע מדי פעם לחו"ל כדי להשתתף בפגישות ומה לא. כאשר המיקום מופעל, Expensify יזהה וישנה מטבעות תוך כדי תנועה.

4. תכונות

הפונקציונליות הבסיסית נשארת זהה. אתה סורק קבלת הוצאות והאפליקציה תאסוף את כל הפרטים החשובים כמו מחיר, פריטים וכמות כדי ליצור גרסה דיגיטאלית של הקבלה שתסונכרן עם חשבון הענן שלך.

בעוד שלשני האפליקציות היו אפשרויות לסדר קבלות בנסיעות, ל- Expensify הייתה כרטיסיית דוחות שתגיע לנוחיות. איך? אסוף את כל התקבולים כשאתה בנסיעת עסקים, צור דוח והגש לאישור. כאשר הוא מסולק (פיקדון ישיר או PayPal) ומשלמים לך, תקבל הודעה על כך. זה חזק וקל בו זמנית.

Expensify אפשרה לי ליצור קטגוריות בכדי לסווג את הוצאותי כמו אוכל, הובלה ולינה. לרוב אנו משתמשים בכרטיסי האשראי שלנו בכדי לבצע תשלומים מכיוון שהם חסרי מזומנים, מהירים ונוחים. Expensify אפשרה לי גם לייבא ישירות את הצהרת כרטיס האשראי שלי.

Shoeboxed יאפשר לך לעקוב אחר קילומטראז 'אך Expensify יאפשר לך גם לעקוב אחר זמן שיכול להיות שימושי אם אתה סוחר שעות תמורת דולר. בנוסף, Expensify מגיע עם פונקציונליות ללינה בה מקבלים לאדם פרנסה יומית ותוכלו להשתמש באפליקציה כדי לעקוב אחריה על בסיס יומי.

ל- Shoeboxed תכונה אחת שחסרה ב- Expensify. אם יש לכם חבורה של קבלות ואין לכם זמן לסרוק, שלחו את כולם במעטפה ל- Shoeboxed והם יסרקו והעלו אותם לחשבונכם. זה יעזור לך לנקות צבר גלים ולהביא אותך למהירות.

גם בהדרכת טק

ניתן לסרוק Evernote לעומת CamScanner: הולך ללא נייר עם קלות ב- iOS

5. שילוב צד ג '

גם Shoeboxed וגם Expensify משתלבים במספר אפליקציות ותוכנות של צד שלישי, אך Expensify מובילה את המירוץ כאן. שניהם משתלבים בתוכנות חשבונאיות כמו Quickbooks, Intuit ו- Xero, אך Expensify מתחבר גם למיקרוסופט, אורקל, SAP, Bill.com, Uber, ועוד מספר שירותים פופולריים אחרים.

Expensify לעומת Shoeboxed: פסק דין

בשלב זה נראה ש- Shoeboxed מפגר הרחק מאחור כשמדובר באפליקציית מנהל ההוצאות הטובה ביותר. מצאתי ש- Expensify לא רק טוב לפרילנסרים אלא גם לחברות סטארט-אפ, חברות ותאגידים המחפשים פיתרון ארגוני ניתן להרחבה.

ללא הגבלה על מספר התקבולים הניתנים לסריקה, תמיכה לא מקוונת, שילוב נוסף של צד שלישי וחוויית משתמש טובה יותר, Expensify ניצחה בקרב זה. אבל ישנם מתמודדים אחרים בענף שאכסה במדריך מאוחר יותר.

הבא: אתה יוצא לטיול? מחפש אפליקציות למנהל הוצאות נסיעות לפני שאתה יוצא למסע? מקושר למטה מאמר על אפליקציות מדהימות להוצאות נסיעות לפלטפורמת אנדרואיד.