המדריך השלם לארכיון מיילים ב- Outlook 2010

רובנו המשתמשים בשירותי דוא"ל פופולריים מבוססי אינטרנט כמו Gmail ו- Outlook.com ככל הנראה לעולם לא דואגים לארכיון, בהתחשב בכך שיש לנו GBs של אחסון בענן. עם זאת, אם אתה עובד בארגון, או שיש לך חשבון דוא"ל חינוכי שבו יש לך רק שטח שרת מוגבל לאחסון מיילים, יש צורך לארכיב אותם מעת לעת.

אז היום אנו נספר לכם את כל מה שאתם צריכים לדעת על ארכיון דוא"ל בלקוח הדואר האלקטרוני של Outlook 2010, שניתן ליישם בקלות גם בגרסאות האחרות שלו.

אז בואו נתחיל ביצירת ארכיב דוא"ל ב- Outlook 2010.

יצירת קובץ ארכיון

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא ליצור קובץ ארכיב חדש אשר יאחסן את כל הדוא"ל באופן מקומי במחשב שלך. כדי ליצור אותו, לחץ על תפריט קובץ ב- Outlook 2010 ובחר באפשרות כלי ניקוי. אל דאגה, לא נמחק אף אחת מהודעות הדוא"ל שלך.

בכלי הניקוי תראה אפשרות בשם ארכיון. לחץ עליו כדי לפתוח את חלון יצירת הארכיון. בחלון בחר את התיקיות שתרצה לארכיב. אתה יכול גם לבחור את כל תיבת הדואר הנכנס אם תרצה. כדי לכלול אימיילים ישנים ממש בעת יצירת הארכיון, בחר את טווח התאריכים המתאים.

לבסוף, ציין את המיקום אליו תרצה לארכוב את הקבצים ולחץ על כפתור אישור. אתה יכול גם לבחור את הכונן המשותף שלך אם הוא ממופה במחשב שלך. Outlook תיצור קובץ PST לשמירת כל הדוא"ל כארכיב במערכת שלך.

לאחר יצירת הארכיון תראה קטע ארכיון מתחת לתיקיות תיבות הדואר בחלונית הימנית. הארכיון הראשוני עשוי לארוך זמן מה תלוי במספר הודעות הדוא"ל שכללת בארכיון.

לאימיילים שהועברו לארכיון יהיה מבנה זהה לתיבת הדואר המקוונת שלך, עם כל התיקיות ותיקיות המשנה. אם בחרת רק בתיקיות ספציפיות לארכיון, היא תכלול אוטומטית את כל תיקיות המשנה.

העברת דוא"ל לארכיון

אתה יכול להעביר דוא"ל לארכיב על ידי פשוט שחרר אותו בקטע הארכיון בסרגל השמאלי. כדי להעביר הודעות דוא"ל בכמות גדולה, בחר בהודעות שברצונך להזיז ולחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לפתוח את תפריט ההקשר. כאן בחר בתיקיות בארכיון שמתחת לתיקיה ולחץ על אישור כדי להעביר את הדוא"ל.

אתה יכול גם ליצור הגדרות ארכיון אוטומטי להודעות הדוא"ל. אם ברצונך ליצור ארכיון אוטומטי רק לתיקיה ספציפית בתיבת הדואר שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה ובחר מאפיינים.

כאן נווט אל AutoArchive ובחר את ההגדרות המתאימות לך ביותר. כדי ליישם כלל ארכיון אוטומטי בכל תיבת הדואר שלך, פתח את אפשרות Outlook מהתפריט ובחר את ההגדרות המתקדמות.

כאן לחץ על הגדרות הארכיון האוטומטי וצור כללים לארכיון אוטומטי של הדוא"ל בתיבת הדואר שלך.

העברת קובץ ארכיון

לפעמים אתה צריך לעבור ממחשב למחשב אחר (שדרוג ממחשב ישן) או שאולי נגמר לך החלל בכונן המשותף של הארגון. בנסיבות אלה, תצטרך להעביר את קבצי הארכיון שלך ולקשר אותם שוב ל- Outlook. אז בואו נראה איך ניתן לעשות זאת.

בטל קישור והעבר את קובץ הארכיון

לפני שאתה מעביר את קובץ הארכיון עלינו להסיר את הקישור מ- Outlook. לשם כך, פתח את תפריט הקבצים ובחר באפשרות הגדרות חשבון.

בהגדרות חשבון, נווט אל החלק של קבצי נתונים ותראה את קובץ הארכיון ששמרת במערכת הנוכחית.

כל שעליך לעשות הוא לבחור את קובץ הארכיון ולחץ על כפתור הסר. אל תדאג, לא תמחק את קובץ הארכיון, אך תמחק את הקישור שלו רק ב- Outlook.

כעת העבירו את הקובץ למיקום החדש באמצעות אחד מכונני האחסון העומדים לרשותכם.

קישור קובץ הארכיון

כדי לקשר את קובץ הארכיון ל- Outlook, פתח שוב את הקטע קובץ נתונים מהגדרות החשבון ב- Outlook ולחץ על כפתור הוסף. כעת ייבא את קובץ ה- PST של הארכיון שגיבית ופתח את הדוא"ל מקטע הארכיון.

דחיסת קובץ הארכיון

אם אתה שומר את קובץ הארכיון בדיסק הקשיח המקומי שלך, סביר להניח שאתה לא צריך לדאוג לגודל קובץ הארכיון, אך אם מדובר בכונן משותף בארגון או בחשבון ענן שבו יש לך שטח אחסון מוגבל., לדחוס את קובץ הארכיון כדי לחסוך אחסון יהיה הדבר הנכון לעשות.

כדי לדחוס את גודל הארכיון, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקטע ארכיב בחלונית הימנית ובחר מאפייני קובץ נתונים. כאן לחץ על הכפתור מתקדם כדי לפתוח קובץ נתונים של Outlook. כעת כל שעליך לעשות הוא ללחוץ על כפתור Compact Now כדי לצמצם את גודל קובץ הארכיון.

סיכום

אז זה היה כמעט כל מה שצריך לדעת על ארכיון דוא"ל ב- Outlook 2010 ואני די בטוח שתוכל להשתמש בצעדים אלה גם ב- Outlook 2013. אם יש לך ספקות נוספים בנוגע לארכיון דוא"ל, פשוט השב תגובה ונשמח לעזור לך.