אסטרטגיות דואר אלקטרוני: קבצים מצורפים, שורות נושא

אנשים: זה 2009. דואר אלקטרוני הוא לא תופעה חדשה. ככוכב לכת, אנחנו נמצאים בזה כבר כמה עשורים. יש לנו אפילו מדריכים התנהגות בנושא (כמו "דואר אלקטרוני כללי התנהגות: טיפים לבית ולעבודה" ו "דואר אלקטרוני כללי התנהגות" למשל). ובכל זאת, כמה אנשים אחרים - מאוד אינטליגנטים - אני בטוח עדיין לא שולט הבסיס. כמו לכתוב שורת נושא אפקטיבית.

לדוגמה, לאחרונה קיבלתי הודעת דואר אלקטרוני בנושא זה: "מאת ג'ו משתמש". (שמות השתנו כדי להגן על, אה, misguided.)

אום, ג 'ו? אני יודע שזה ממך. זה אומר כל כך נכון שם בשדה. מה שאני לא יודע זה מה הדואר האלקטרוני שלך או למה אני צריך לקרוא אותו. [

[קריאה נוספת: המחשב החדש שלך זקוק ל -15 תוכניות חינם, מצוינות]

הודעה נוספת הגיעה עם הנושא, טִרחָה." שוב, אין דבר מאיר עיניים מדי. האם אתה זקוק לעזרה בפתרון טרחה או שאתה כותב לטרד אותי? יש לי הרבה מאוד כבר, תודה.

אני חושב את העבריינים הגרועים ביותר הם אנשים שלא יכול להיות טרח לכתוב שורת הנושא בכלל. זה כמו לדפוק על הדלת, להסתכל דרך העינית, ולא לראות אף אחד בצד השני. אני מניח שאני לא צריך לפתוח את זה! עכשיו, זה התפקיד שלי לקרוא את הדואר שלך, ואני עושה את זה, בשמחה. (למרבה הצער, אני לא יכול לענות על כל זה, אבל אני מנסה לענות על שאלות כאן בכל פעם שאני יכול.) אבל אם אתה מקווה לתגובה הטובה ביותר האפשרית מכל דואר אלקטרוני שאתה שולח, חשוב לטפל את שורת הנושא. במילים אחרות, לעשות את זה קצר אבל אינפורמטיבי. אם אתה כותב את המחשב ללא הטרחה, למשל, תן תיאור מהיר של הבעיה שלך. דוגמה מצוינת: "המחשב אינו מזהה כונני DVD / CD-ROM."

זכור, שורת הנושא של הדואר האלקטרוני שלך היא הדבר הראשון שהנמען רואה. זה צריך להיות סיכום זעיר של מה בגוף של הדואר האלקטרוני. כל דבר אחר ואת המסר שלך עשוי להתעלם, עבר על פני, או פשוט התעלם.

שלוש דרכים להימנע קבצים שנשכחו

כי אני מושלם בכל דרך, אני אף פעם לא שכחתי לצרף קובץ ל דואר אלקטרוני. אבל אני כבר על הקצה המקבל, ושום דבר לא מפריע לתחושת העליונות שמקורה בהלחנת תשובה זו: "שכחת את הקובץ המצורף, doofus!"

כדי למנוע התקפות דואר אלקטרוני כאלה, ב זה מתריע לך שכחתי קבצים מצורפים (המקבילה הדיגיטלית של להופיע בדלת של מישהו ללא מכנסיים).

כלים אלה לסרוק את ההודעות היוצאות שלך עבור מילות מפתח כמו "קובץ", "המצורף" ו "קובץ מצורף". אם הם מזהים מילה כזו אבל אין שום דבר מצורף, תקבל התראה - ובכך מאפשר לך לצרף את הקובץ המיועד ולמנוע מבוכה בעתיד.

משתמשי Outlook 2007 יכול לתפוס את PowerToy מצורף חסר, או הרבה יותר חזקים גלאי קבצים שנשכחו (התומך במילות מפתח מותאמות אישית ואף יכול להזהיר אותך לגבי שורות נושא ריקות).

אם אתה משתמש בגירסה מוקדמת יותר של Outlook, נסה את Attached4Sure - הוא תומך בכל הגירסאות שראשיתה בשנת 2002.

Best חדשות של כל? כל אחד plug-in שהזכרתי הוא בחינם.

ריק ברוידא כותב PC של העולם ללא הבלוג חינם PC. הירשם כדי לקבל את הידיעון של ריק שנשלח אליך בדואר אלקטרוני

בכל שבוע