דו לבחינת מק: גישה חזקה לניהול מסמכים

ניהול מסמכים ממשיך להיות אחד הגביעים הקדושים של עולם הטכנולוגיה המודרני, ונראה כי לכל חברת טק גדולה יש פיתרון אחר עבורה. ICloud של אפל, עם הגישה הפשוטה אך הבלתי נגישה שלה לחלוטין, שוכח לחלוטין את מבנה הקבצים. ואז יש לנו גוגל עם גוגל דרייב וגישת "שתף עם כולם", שהיא, בתורו, דומה מאוד לגישה של Dropbox, עוד פלטפורמה פופולרית במיוחד לשיתוף קבצים ומסמכים ברחבי האינטרנט ומחשבים שונים.

כתוצאה מכך שיש לנו את כל השירותים הללו, קרוב לוודאי שלכולנו יש מסמכים הפרוסים על כולם, מה שיכול לגרום למציאתם וארגוןם של מטלות לא מעטות. תוסיפו לזה את העובדה שרובנו עדיין נושאים מסמכים פיזיים שאנו גם נאבקים בארגון, ויש לכם את המתכון המושלם לכאוס משרדי.

כדי לפתור זאת, Doo.net הקים פרויקט לפני מספר חודשים שהם סוף סוף החלו להתגלגל בצורה של אפליקציות מקוריות עבור Mac, Windows 8 ומכשירים ניידים (אלה בקרוב).

האפליקציה מכונה פשוט DOO, ומספקת גישה ייחודית למדי לאופן שבו אנו מארגנים מסמכים, תוך שימוש בסדרה של כלים חכמים ואלגוריתמים כדי להביא קצת סדר לא רק למסמכים דיגיטליים, אלא גם למסמכים פיזיים.

הרעיון שמאחורי DOO

ב- Mac ניתן להוריד את האפליקציה בחינם מחנות האפליקציות של מק. לאחר התקנתו, DOO יבקש ממך ליצור תיקיה לאפליקציה, שם היא תרכז את כל התוכן שלך.

זה בשלב הבא בו אנו רואים את הגישה החכמה של האפליקציה לניהול מסמכים: במקום פשוט לנסות להיות שירות סנכרון מסמכים נוסף, DOO מתחבר לאלו הקיימים ומושך את הנתונים הכלולים בכל אחד מבלי להתעסק עם הארגון שלהם ו / או מבנה.

השירותים הנתמכים כוללים Dropbox, Google Drive, התיקיות המקומיות שלך ואפילו חשבונות הדואר האלקטרוני שלך, מתוכם הוא מצורף כל מסמך להודעות הדוא"ל שלך.

איך DOO מבצע

לאחר שהתיקיות והחשבונות שלך קושרו לאפליקציה, הוא מתחיל לקרוא אותם ולאינדקס אותם. כאן נכנסים לשחק כמה כלים חדשניים של DOO: האפליקציה משתמשת בסדרה של אלגוריתמים חכמים כדי לזהות את כל המידע הרלוונטי במסמכים שלך ולהשתמש בהם כדי לסווג אותם.

הערה: DOO משתמש ב- OCR (זיהוי תווים אופטיים) כדי לחלץ את המידע החשוב ביותר מהמסמכים הפיזיים שנסרקו, מה שמקל עליהם גם לסווג ולמצוא.

כמובן שאפליקציה זו לא תהיה שימושית כלל אם לא הייתם מצליחים למצוא את המסמך הרצוי לכם בקלות. למרבה המזל, לאחר האינדקס, פונקציית החיפוש של DOO היא מיידית ומדויקת ביותר. התוצאות מוצגות בדיוק בזמן ההקלדה וניתן לסנן אותן לפי תגיות.

בנוסף, תוכלו להשתמש בתכונת החיפוש של ציר הזמן של האפליקציה, המסייעת לכם לצמצם את החיפוש לפי תאריך.

שאר האפליקציה עובדת כמצופה ומאפשרת לכם למיין מסמכים בכל דרך שתחפצו, בין אם זה באמצעות סינכרון שירות, לפי סוג, לפי סביבת עבודה ועוד.

DOO מציעה גם את שירות הענן האופציונלי לחלוטין שלה (חשבון נדרש), שיכול לאחסן את כל המסמכים שלך בשרתי הענן של החברה עצמה, ולהפוך אותם לזמינים בכל מכשירים אחרים שבהם מותקנת היישום.

כמו כן, כמו רוב השירותים איתם היא עובדת, DOO מציעה גם שירות בחינם עם סדרת אפשרויות שדרוג. אלה עדיין לא זמינים, אך התמחור שלהם נראה סביר.

סיכום

אמנם היו לי כמה ספקות בהתחלה, בסופו של דבר אהבתי את DOO ואת מה שהוא מנסה להשיג. פתרונות מקיפים נוטים בסופו של דבר להיות בלאגן או מסובכים יתר על המידה, ובכל זאת, במקרה זה, מפתחים של DOO יצרו אפליקציה שהיא קלה ונוחה לשימוש, רותמת בצורה מושלמת את השירות העוצמתי שמאחוריה. אני עדיין צריך לראות איך הוא מחליף כשהוא זמין באופן מלא בכל המכשירים, אך עד כה נראה כאילו הוא יבטיח את הבטחתו.