5 טיפים נהדרים להתמודדות עם גרסאות שונות של MS Office

חבילת MS Office התבגרה במהלך השנים מבחינת התכונות והפונקציונליות שלה. עם זאת, מה שהיה תמיד דאגה לשדרוגים רצופים הוא התאמתן של גרסאות חדשות לגרסאות הישנות יותר.

כעת, אם אתה משתמש בגרסאות שונות של MS Office או משתף פעולה עם אנשים המשתמשים בגירסה של Office שונה משלך, אתה מתמודד עם סוגיה זו על בסיס יומי. עם זאת, היית שמח לדעת שאתה יכול להפחית את הסיכון להיתקל בחששות רק על ידי זכור ותרגול של כמה דברים.

בואו נראה מה הם.

ראה גם: למד והבין את ההבדלים בין MS Office 2013 ו- Office 365 ממש כאן.

1. הכירו את פורמטי הקבצים

Office 2007-2013 משתמש בתוספי קבצים שונים בהשוואה ל- Office 97-2003. יש להם בסוף 'x' נוסף, מה שמצביע על השימוש בשפה מורחבת של סימון (XML).

כלי MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	מסמך	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. עבודה במצב תאימות

כשאתה פותח קובץ 97-2003 במוצר 2007-2013, הקובץ נפתח במצב תאימות. אתה יכול להמשיך לעבוד במצב זה כך שלא תציג דברים / תכונות שאינם נתמכים.

הערה: במצב תאימות לא תוכל להשתמש בתכונות 2007-2013 למרות שאתה משתמש בגרסת התוכנה.

באופן אידיאלי, אם אתה מתכוון לשתף את המסמך שלך עם מישהו שמשתמש ב- 97-2003, עליך להמשיך לעבוד במצב תאימות.

3. המרה לתכונות חדשות

אם אינך מתכוון לשתף את הגרסה התחתונה של הקובץ ואם אתה משתמש בגירסה הגבוהה יותר של התוכנה, עליך להמיר את הקובץ. ככה תוכלו לנצל את התכונות החדשות.

כדי להמיר את המסמך, עבור אל קובץ -> מידע -> המר כמוצג בתרשים למטה. ככה הקובץ המקורי יומר ויוחלף.

4. בדוק אם יש בעיות

נניח שעבדת על 2007-2013 ובסיום העבודה שלך אתה מבין שאתה צריך לחלוק את המסמך עם מישהו שיש לו 97-2003. בזמן שעבדת יתכן שהשתמשת בתכונות שלא תומכות בגירסאות הנמוכות.

במקרים כאלה, לפני השיתוף רצוי לבדוק אם יש בעיות. באופן זה תוכלו להפחית סיכונים פוטנציאליים של אובדן נתונים ועיצוב בשיתוף. לחץ על קובץ -> מידע -> בדוק אם יש בעיות ואז מתקן דברים שהתוכנה מבקשת מהם.

5. שמור כ- 97-2003

אם תבחר לשמור את המסמך כמסמך 97-2003 למרות העבודה על הגירסה הגבוהה יותר, התוכנה תבדוק אם תאימות בפני עצמה. אם הוא מוצא כזה, הדבר ינחה את המשתמש.

ואז שיתוף לעולם לא יהווה דאגה.

טיפ מגניב: האם אתה מישהו שאין לו MS Office בכלל? האם היית צריך לפתוח קובץ אחד כזה? אל תדאגי, אתה יכול לפתוח אותם בלי להתקין את MS Office.

סיכום

אלה הדברים הבסיסיים היחידים שאתה צריך לזכור אם העבודה שלך דורשת שיתוף פעולה עם אנשים העובדים על גרסאות שונות של MS Office. רק כמה צעדים נוספים ותוכלו לחסוך הרבה בלבול שעלול להתעורר בגלל בעיות תאימות.