10 עצות עבור ניהול Microsoft Outlook 2013

מעקב אחר הודעות דוא"ל, לוחות שנה ואנשי קשר יכול למצוץ זמן רב מדי יום עבודה. כל מה שמאיץ את העבודה שלך ב- Outlook יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך בצורה מדויקת. תאר לעצמך אם תיבת הדואר הנכנס שלך הציגה רק את ההודעות שרצית לראות. שקול אם תוכל לאתר מידע חיוני ליצירת קשר בתוך שניות. מה אם אתה סוף סוף יודע למה חלק מתכונות Outlook hyped לא עובדים כפי שפורסם?

10 עצות אלה יעזרו לך zip דרך ההודעות שלך ואת סדר היום, ולעבוד בצורה יעילה יותר הכוללת. הצג את תיבת הדואר הנכנס בדרך שלך

לאחר שתארגן את המסך באופן הרצוי, שמור את הגדרות התצוגה כך שתוכל לחזור אליהם בכל עת.

לאחר פתיחת תיבת הדואר הנכנס הראשונה שלך, מופיעה תצוגת ברירת מחדל, אך לא צריך להסתכל ככה. כדי לראות את אפשרויות ההתאמה הרבות של Oulook, לחץ על הכרטיסייה

תצוגה בסרגל הכלים ובחר באפשרות שנה תצוגה. יש מספר תצוגות מוגדרות מראש שניתן לבחור, כמו אחת שמציגה את הודעות הדוא"ל האחרונות בלבד. גם בכרטיסייה תצוגה, באפשרותך לבחור

תצוגה מקדימה של הודעה ובחר כבוי כדי להפעיל תצוגה מקדימה לחלופין, בחר באפשרות 1, 2 או 3 כדי להציג את מספר השורות של טקסט ההודעה מתחת לכותרת. באפשרותך להגדיר כל אחת מאפשרויות אלה עבור התיקיה הנוכחית או עבור כל תיבות הדואר. לחץ על

הצג הגדרות עבור אפשרויות להתאמה אישית של תצוגה, כגון הוספת עמודות או סידור מחדש של ההזמנה. אפשרויות ההסדר מאפשרות למיין הודעות דוא"ל לפי תאריך, נושא וכן הלאה. אפשרויות הפריסה מאפשרות לך להתאים אישית את חלונית התיקיות וחלונית הקריאה. לאחר שתסדיר את תיבת הדואר הנכנס לטעמך, לחץ על

שנה תצוגה> שמור תצוגה נוכחית כ תצוגה חדשה. לאחר מכן הקלד שם עבור התצוגה, וציין אילו תיקיות ניתן להשתמש בהן ועל ידי מי. בעתיד, חזור לתצוגה זו על ידי בחירה באפשרות שנה תצוגה ובחירה בתצוגה השמורה. 2. הגדר מחדש את מה שסימן הודעת דוא"ל כבר "קרא"

סמן אוטומטית הודעות כקריאה בלבד אם הן מופיעות בחלונית הקריאה למשך פרק זמן ארוך יותר.

הצבעים של Outlook הודעות דוא"ל שלא נקראו באופן שונה מהודעות שכבר יש לך לקרוא. עם זאת, כל זה קל מדי עבור הודעת דוא"ל כדי להיות מסומן כנקרא כאשר אתה בקושי נתן את זה מבט חטוף, אשר יכול לגרום לך להתעלם משהו חשוב.

כדי למנוע זאת, בחר

קובץ> אפשרויות> דואר, ולאחר מכן לחץ על הלחצן חלונית הקריאה. סמן את התיבה "סמן פריטים כנקרא בעת הצגתם בחלונית הקריאה". התאם את מספר השניות שברצונך שההודעה תופיע בחלונית הקריאה לפני ש- Outlook יסמן אותה כנקראה. ברירת המחדל היא 5 שניות. נניח שאתה מגדיר את זה ל -30 שניות. לאחר מכן, בעת הצגת הודעות בחלונית הקריאה, רק הודעות האימייל שמופיעות שם יותר מ -30 שניות יסומנו באופן אוטומטי כקריאה.

3. כתוב את הכללים שלך לגבי אופן הופעת ההודעות

הודעות שלא נקראו מסומנות בכחול כברירת מחדל, אך באפשרותך לשנות זאת.

Outlook 2013 מציע דרך חדשה להצגת הודעות שלא נקראו. יש פס כחול משמאל להודעה בתיבת הדואר הנכנס שלך, וראש ההודעה מופיע גם הוא כחול.

הכחול מוחל באמצעות עיצוב מותנה. עם זאת, באפשרותך לשנות את הצבע ואת הגופן. יתרה מזאת, אתה יכול לכתוב את הכללים שלך לעצב את הודעות הדוא"ל שלך באמצעות צבעים על פי בחירתך.

אתה יכול להקצות צבע מסוים הודעות דוא"ל מבוסס על מי שלח אותם, או על אילו מילים מופיעות בשורת הנושא. כדי לעשות זאת, בחר

תצוגה> הגדרות תצוגה> עיצוב מותנה תראה את הכלל הודעות שלא נקראו ואת הצבע הכחול. כאן אתה יכול לשנות את הגופן או הצבע כרצונך. אתה יכול גם ללחוץ על

הוסף כדי להוסיף כלל חדש. התחל על ידי הקלדת שם הכלל בתיבה שם. לאחר מכן לחץ על גופן ובחר גופן וצבע גופן כדי להחיל על כותרת הדוא"ל. לבסוף, לחץ על מצב לחצן. כאשר תיבת הדו-שיח מסנן נפתחת, בחר את האפשרויות המתארות אילו סוגי הודעות דוא"ל יעוצבו עם ההגדרות החדשות שלך. לחץ על אישור שלוש פעמים כדי לשמור את ההגדרות. 4. החזר את סרגל המשימות

באפשרותך להציג את סרגל המשימות ב- Outlook 2013, אך הוא אינו פועל באופן יעיל כמו בעבר.

Outlook 2013 משבית את סרגל To-Do כברירת מחדל, אך קל להחזיר. לחץ על הכרטיסייה

תצוגה, בחר To-Do Bar, מהרשימה הנפתחת בחר אילו פריטים יופיעו בסרגל המשימות לביצוע. האפשרויות הן להפעיל את שורת המשימות כבוי (ברירת המחדל) או להצגת שילוב של משימות, אנשים ו- יומן. הסדר שבו תבחר אפשרויות אלה קובע את סדר הופעתן בסרגל המשימות לביצוע. לדוגמה, משימה, שנבחרה תחילה, נמצאת בחלק העליון. הפריט השני, People, מופיע מתחת לזה, והשלישית, לוח שנה, מופיעה בתחתית העמוד. עם זאת, שורת המשימות אינה פועלת עוד עשה בגירסאות מוקדמות יותר של Outlook. לא משנה כמה רחב הבר, אתה רואה רק חודש קלנדרי אחד. בנוסף, אם אין לך פגישות מתוכננות להיום, אז אין פגישות להראות גם אם יש לך כמה מחר מתוזמן. התחבר לחשבונות המדיה החברתית שלך

השתמש בתיבת הדו-שיח חשבונות רשת חברתית כדי לקשר את Outlook עם LinkedIn ו- Facebook כדי שפרטים של איש הקשר שלך יהיו נגישים מתוך Outlook.

בעת חיבור Outlook לחשבונות המדיה החברתית שלך, המודול People יכול להציג נתונים אודות אנשי הקשר שלך ופעילויותיהם.

כדי לקשר חשבון רשת חברתית ל- Outlook 2013, בחר באפשרות

קובץ> מידע> הגדרות חשבון

> חשבונות רשת חברתית. התחבר ל- LinkedIn ו- Facebook על ידי בחירת השירות הרצוי, הקלדת פרטי החשבון שלך ומתן הרשאה ל- Outlook לגשת לחשבון שלך. כעת פרטים מאנשים ברשימת אנשי הקשר שלך המשתמשים באתר החברתי שהוספת יופיעו באזור 'אנשים' של Outlook. 6. נקה את פרטי הקשר השתמש בתכונה 'קשר אנשי קשר' כדי לקשר מספר רשומות של אנשי קשר עבור אדם יחד כדי שהמידע יהיה נגיש יותר.

תכונות חדשות במודול האנשים של Outlook מאפשרות לך לגשת למידע על אנשי קשר ממקומות, כולל Facebook ו- LinkedIn.במקרים מסוימים יהיו לך מספר רשומות אנשי קשר ברשימת אנשי הקשר של אדם אחד, עם פרטים שונים בכל מקום.

באפשרותך לקשר רשומות מרובות אלה עבור איש קשר אחד כדי לאחד את הנתונים במקום אחד. לחץ על איש הקשר שבו אתה מעוניין והצג את המידע שלהם על ידי בחירת 'בית'>

אנשים

. בצד ימין של המסך, לחץ על אנשי קשר של קישורים, ותיפתח תיבת דו-שיח המציגה הרשומה או הרשומות לאותו אדם. בתיבה חפש אנשים הקלד פרטים מזהים עבור אותו אדם ו- Outlook יחזירו כל רשומות אנשי קשר אחרות שעשויות להיות תואמות לאותו אדם. אם הם אותו אדם, לחץ על ערך זה כדי לקשר את הפרטים. 7. קבע היכן Outlook מחפש כברירת מחדל באפשרותך להגדיר את Outlook 2013 כך שהוא יהיה ברירת המחדל לחיפוש בתיקיות לפי בחירתך.

בעת חיפוש הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook, מיקום ברירת המחדל הוא תיבת הדואר הנוכחית שלך. עם זאת, זה לעתים קרובות מדי. אם ברצונך שחיפוש יחזיר את כל הרשומות התואמות בכל תיבות הדואר, לדוגמה, יהיה עליך לבחור באפשרות זו מתוך הרשימה בתיבה חפש עבור כל חיפוש שתבצע.

לחלופין, תוכל לשנות את מיקום ברירת המחדל Outlook משתמש לחיפוש. כדי לעשות זאת, בחר

קובץ <אפשרויות <חיפוש

באזור תוצאות ניתן לבחור לכלול תוצאות, בחירה באחת מארבע האפשרויות הבאות: Current Folder; התיקייה הנוכחית, תיבת הדואר הנוכחית בעת חיפוש מתיבת הדואר הנכנס; תיבת הדואר הנוכחית; או כל תיבות הדואר. בחר את האפשרות שבה ברצונך להשתמש ולחץ על אישור. זה יהיה לאחר מכן ברירת המחדל עבור חיפושים ב- Outlook למרות כמובן שאתה יכול לשנות את זה על בסיס חיפוש לפי חיפוש בעת הצורך8. החלט אם להשתמש במהלכים או בכללים מהירים שלבים ומהלכים מהירים לבצע משימות דומות, אך יש בחירה ברורה לשימוש באיזו מטרה. צעדים מהירים הוצגו ב- Outlook 2010 כדי לתת לך שיטה לביצוע משימות במהירות ב- Outlook. עם זאת, אתה עשוי לתהות למה אתה ישתמש שלב מהיר ולא כלל? צעדים מהירים גמישים, כך שתוכל לבחור ליישם אותם כאשר ברצונך להשתמש בהם - הכללים גמישים פחות וכאשר הם מוגדרים הם מוחלים באופן אוטומטי.

התשובה לשאלה מה עליך להשתמש תלויה במשימה שלך. השתמש בכללים, לדוגמה, כאשר תוכל לזהות הודעה שתמיד צריך לטפל בה באופן ספציפי בכל פעם. אז היית משתמש כלל אם אתה רוצה להעביר את כל ההודעות הנכנסות מן הבוס שלך לתיקייה מסוימת. הכלל יעבוד טוב כאן כי הודעות הדוא"ל של הבוס שלך יהיה קל לזהות לפי כתובת הדוא"ל הייחודית.

מצד שני, אם אתה מאחסן הודעות לעיתונות נכנסות בתיקייה מיוחדת זו עשויה להיות משימה עבור שלב מהיר אם אתה לא יודע מראש מי מיילים אלה יבואו. ללא דרך לזהות באופן ייחודי דוא"ל כמו המכיל הודעה לעיתונות אתה לא יכול לכתוב כלל לעבד את ההודעה באופן אוטומטי. עם זאת, באפשרותך ליצור שלב מהיר שניתן ללחוץ עליו כדי להעביר כל הודעה שנבחרה לתיקיה מסוימת. שלב מהיר לא יכול לזהות כי הודעת דוא"ל מכילה הודעה לעיתונות - אתה צריך לעשות את זה - אבל זה יהיה להאיץ את תהליך העברת הדוא"ל אם תחליט שזה צריך להיות מועבר. באפשרותך ליצור צעדים מהירים וכללים באזור הדואר של Outlook באמצעות הכלים בכרטיסייה 'דף הבית'.

9. השתמש ב'מועדפים '

אם יש לך כמה חשבונות דואר אלקטרוני, חלונית התיקיות שלך עלולה להפוך צפופה לתיקיות זה זמן רב כדי לנווט למצוא את התיקיות שבהן אתה משתמש רוב הזמן. תוכל לפשט את מציאת התיקיות אם תוסיף אותן כ'מועדפים '. המועדפים מופיעים בראש רשימת התיקיות כאשר אתה נמצא במודול הדואר.

אם האזור 'מועדפים' לא מופיע בדואר ובחר

תצוגה> חלונית תיקיות

ולחץ כדי לאפשר

מועדפים

. עכשיו אתה יכול להוסיף כל תיקיה למועדפים על ידי לחיצה ימנית על חלונית תיקייה ובחר הצג למועדפים. אתה יכול אפילו להגדיר תיקיית חיפוש כדי להיות מועדף כך קל למצוא ולהשתמש. 10. הבנת ההשלכות של השימוש ב- IMAP אם שירות הדואר האלקטרוני שלך משתמש בפרוטוקול IMAP, חלק מהתכונות של Outlook לא יהיו זמינות, כולל סימון הודעות מפורט. אם חשבון האימייל שלך משתמש בפרוטוקול IMAP, פונקציות נפוצות מסוימות לא עבודה ב- Outlook 2013. זו תהיה בעיה עבור מספר הולך וגדל של משתמשים, שכן IMAP מאפשר לך לגשת לדוא"ל מכל מכשיר. שירותים כגון Hotmail ו- Gmail לדוגמה, השתמש ב- IMAP לדוא"ל. בעת שימוש בדוא"ל IMAP, ב- Outlook לא ניתן להוריד עוד רק את כותרות ההודעות ולהחליט משם אילו הודעות להוריד. במקום זאת, עכשיו כל הודעות דוא"ל להוריד באופן אוטומטי. בנוסף, עם IMAP לא ניתן להוסיף דגלים מפורטים להודעות. הדגלים מופעלים או כבויים, ולא ניתן להגדיר אותם כמשמעותם. לא תוכל להקצות הודעות לקטגוריות, למעט הודעות חשבון Hotmail